8 wichtige Fragen zur elektronischen Rechnungsstellung in Saudi-Arabien

Phase 1 des E-Invoicing-Mandats in Saudi-Arabien, das von der Zakat-, Steuer- und Zollbehörde (ZATCA) eingeführt wurde, ist jetzt in Betrieb. Lieferanten können keine Papier-, Bild- oder PDF-Rechnungen mehr erstellen oder speichern. Phase 2, auch als Integrationsphase bezeichnet, wird am 1. Januar 2023 in Kraft treten. Bei der Vorbereitung und Auswahl des Mandats haben wir von unseren Kunden häufig Fragen zu dem neuen Gesetz erhalten, auf die wir im Folgenden eingehen möchten.

1. Was sind die verschiedenen Wellen in Phase 2?

ZATCA hat angekündigt, dass Phase 2 in Wellen auf der Grundlage der Einnahmen der Steuerzahler umgesetzt werden soll:

• Welle 1 (1. Januar 2023) - Jahresumsatz von mehr als 3 Milliarden SAR
• Welle 2 (1. Juli 2023) - Jahresumsatz von mehr als 500 Millionen SAR
• Welle 3 (1. Okt. 2023) - Jahresumsatz von mehr als 250 Mio. SAR
• Welle 4 (1 Nov 2023) - Jahresumsatz von mehr als 150 Mio. SAR

2. Können wir jede beliebige Software oder jedes ERP-System verwenden, um die Kriterien für die elektronische Rechnungsstellung zu erfüllen?

Ja – Sie können jede beliebige Software oder jedes beliebige ERP-System verwenden, solange es den verschiedenen Vorschriften entspricht (z. B. elektronische Rechnungen, Mehrwertsteuer, Cloud Computing, Cybersicherheit). Wenn wir uns auf die Möglichkeiten Ihres bestehenden ERP-Systems beziehen, um Ihre Prozesse zu optimieren, gibt es 3 Dinge, die Sie zuerst überprüfen müssen:

• Kann es einen elektronischen Rechnungsdatensatz erstellen?
• Ist es möglich, eine technische Schnittstelle für die Kommunikation einzurichten?
• Ist meine Software in der Lage, alle benötigten Inhalte in arabischer Sprache zu liefern?

Wenn Ihre Antworten „ja“ lauten, dann können Sie damit beginnen, Ihren Rechnungsfluss mit Pagero zu optimieren. Wenn Ihre Antworten „nein“ lauten, können Sie das Pagero-Portal nutzen, um Ihre elektronischen Rechnungen über unsere Online-Plattform zu erstellen.

3. Sind elektronische Rechnungen in Saudi-Arabien nur für Transaktionen des öffentlichen Sektors (B2G) verpflichtend?

Nein – alle Steuerpflichtigen sind von dem Mandat betroffen, welches B2G-, B2B- und B2C-Transaktionen umfasst.

Ausgenommen von dem Mandat sind: steuerfreie Lieferungen, Vorauszahlungen im Zusammenhang mit steuerfreien Lieferungen, Lieferungen mit Verlagerung der Steuerschuldnerschaft und die Einfuhr von Waren.

4. Wie wird Pagero die arabische Sprache abdecken? Wird es aus dem ERP-System kommen oder kann Pagero sich darum kümmern?

Die Übersetzung von Rechnungsdaten in eine andere Sprache ist mit vielen Risiken verbunden, daher bietet Pagero kein Übersetzungstool an. Partner von Pagero bieten jedoch Managed Services für E-Invoicing an, die Übersetzungen und andere damit verbundene Dienstleistungen umfassen. Kontaktieren Sie uns, um mehr zu erfahren.

Außerdem werden Rechnungen entweder vom ERP-System auf Arabisch erstellt oder auf Arabisch in das Pagero-Portal eingegeben – sehen Sie sich unsere Demo an, um zu erfahren, wie das funktioniert.

5. Was bedeutet der Begriff „Offline-Archivierung auf lokalem Terrain“?

„Offline-Archivierung“ bedeutet, dass die strukturierte Datei (die für die elektronische Rechnung steht) digital in einer Serverumgebung in Saudi-Arabien archiviert werden muss. Darüber hinaus muss das Archiv bestimmten technischen Spezifikationen entsprechen, die sich auf Folgendes beziehen:

• Namenskonvention
• Fälschungssicherheit
• Verbindlichkeit/Nichtabstreitbarkeit

6. Besteht auch eine Verpflichtung zur Verarbeitung eingehender elektronischer Rechnungen?

Derzeit gibt es keine spezifischen Vorschriften für die Verarbeitung eingehender elektronischer Rechnungen. Das E-Invoicing-Mandat regelt den Versand elektronischer Rechnungen. Zusätzlich verlangt das Steuerrecht in Saudi-Arabien von den Unternehmen, Berichte über alle ihre Steuerrechnungen zu führen.

Da die gesetzlichen Steuerrechnungen in Saudi-Arabien ab dem 4. Dezember 2021 nur noch in elektronischer Form vorliegen werden, müssen sie auch in dieser Form aufbewahrt werden, da diese Dokumente die gesetzlichen Belege für Steuerverpflichtungen, wie Mehrwertsteuererklärungen sind.

Da die elektronische Rechnungsstellung die Rechnungen digitalisiert, die bei der Kreditorenbuchhaltung eingehen, bietet sie außerdem eine hervorragende Gelegenheit, die Effizienz zu steigern und die Bearbeitungskosten zu senken, indem die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen automatisiert wird.

7. Können auch ausländische Unternehmen von diesem Mandat profitieren?

Die Digitalisierung ist aus Sicht der Prozessoptimierung immer von Vorteil. Wenn Sie Geschäfte mit Unternehmen in Saudi-Arabien abwickeln, können Sie Ihr Geschäft sowohl operativ als auch unter dem Gesichtspunkt der Einhaltung von Vorschriften verbessern, indem Sie Ihre derzeitigen manuellen elektronischen Eingangsrechnungen (AP) und/oder elektronischen Ausgangsrechnungen (AR) auf vollständig digitale Prozesse umstellen.

8. Könnte mein Unternehmen in Saudi-Arabien eine Geldstrafe wegen Nichteinhaltung der ZATCA-Vorschriften erhalten?

Ja - bei Nichteinhaltung werden Strafen von 1.000-40.000 SAR verhängt:

• Versäumnis, Rechnungen und Belege elektronisch auszustellen und zu speichern, und Nichteinhaltung des vorgeschriebenen Formats für die Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen und Belegen
• Nichtmeldung von Systemstörungen, die die Ausstellung von Rechnungen und elektronischen Aufzeichnungen verhindern, und Weglassen des QR-Codes auf der elektronischen Rechnung
• Verwendung unzulässiger Funktionen im elektronischen Rechnungsstellungssystem für die Ausstellung und Aufbewahrung von Rechnungen und Löschung oder Änderung von ausgestellten Rechnungen oder elektronischen Aufzeichnungen