Atherton schafft mit Pagero AP Automation einen Mehrwert für Unternehmen und Mitarbeiter

Als führender und renommierter Zulieferer der Gesundheitsbranche, der bereits 1889 gegründet wurde, hat Atherton stets den Schwerpunkt auf kontinuierliche Verbesserungen und Innovationen gelegt. Der Schwerpunkt des Unternehmens liegt auf der Lieferung von in Australien hergestellten Sterilisationsgeräten und damit verbundenen Dienstleistungen an Gesundheitsdienstleister und Labore im ganzen Land. Es überrascht nicht, dass ein Unternehmen, das seit über 130 Jahren ein Vorreiter in Sachen Innovation ist, sich für die Einführung von E-Invoicing als ersten Schritt zur Digitalisierung seiner Purchase-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozesse entschieden hat.

Die Anbindung an Pagero gewährleistet nicht nur die aktuelle und zukünftige Einhaltung von Bundes- und Landesvorschriften und -mandaten, sondern hilft auch, einen Wettbewerbsvorteil zu sichern. Kosteneinsparungen und eine weitere Stärkung der Lieferanten- und Kundenbeziehungen werden dadurch erreicht, dass der Handel nahtlos über ein offenes Geschäftsnetzwerk abgewickelt werden kann. Die Beseitigung alltäglicher, zeitraubender Aufgaben, die Verringerung menschlicher Fehler und die Steigerung der Kosteneffizienz sind nur einige der Vorteile, die Atherton mit Pagero und E-Invoicing erzielt.

In Australien wurden vor allem die Einführung von Peppol und das Mandat, das 2022 in Kraft tritt, berücksichtigt. Da es sich bei Pagero um eine globale SaaS-Plattform handelt, werden alle diese Vorschriften und Compliance-Anforderungen erfüllt, ohne dass Atherton eingreifen muss, um auf dem neuesten Stand und konform zu bleiben.

Bevor Atherton eine Partnerschaft mit Pagero einging, bestand der Großteil des Rechnungsprozesses in der Verarbeitung und Verwaltung von PDF-Rechnungen. Die Kreditorenbuchhaltung war mit der banalen Aufgabe konfrontiert, alle Lieferantenrechnungen manuell zu bearbeiten.

“Unser Rechnungsprüfungssystem war manuell und wirklich veraltet“, sagt Hacia Atherton, Chief Commercial Officer und Company Secretary bei Atherton. Der alte Prozess beinhaltete das Drucken von PDFs, um sie dann wieder in PDFs umzuwandeln, nachdem drei oder vier Personen sie bearbeitet hatten:

“Wir erhielten eine PDF-Datei, eine Person druckte sie aus, nahm Anpassungen vor und legte sie auf einen Stapel. Dieser Stapel wurde dann zu einer anderen Person gebracht, die alles manuell in das ERP-System eingab, den Dokumenten eine Referenznummer zuwies und einen neuen Stapel von Dokumenten anlegte. Dieser Stapel ging an eine weitere Person, die ihn alphabetisch ordnete, und am Ende des Monats scannte diese Person alles wieder in PDFs ein.“

“Ich dachte, es muss einen besseren Weg geben!“ sagt Atherton. “Wir haben im Durchschnitt etwa 800 Lieferantenrechnungen pro Monat, und das war alles sehr zeitaufwändig und ineffizient. So stießen wir zum ersten Mal auf Pagero und beschlossen, dass es an der Zeit war, die PDFs ganz loszuwerden“, sagt Atherton.

“Angesichts der Nachricht, dass die australische Regierung die elektronische Rechnungsstellung ab 2022 verbindlich vorschreiben wird, und angesichts der Entwicklungen im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung in Europa war es sinnvoll, auf Pagero umzusteigen“, erklärt Atherton.

“Da wir zu den frühen Anwendern der elektronischen Rechnungsstellung gehören, haben wir genügend Zeit, unsere internen Prozessprojekte abzuschließen und alles für den Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen zu optimieren, bis der Rest des Marktes nachzieht“, sagt Atherton.

Atherton erklärt, dass das Geschäft wächst und damit auch die Finanzabteilung. Durch die Digitalisierung ihrer manuellen Prozesse bleibt nun mehr Zeit für Geschäftspartnerschaften und die Wertschöpfung in bisher unberührten Bereichen des Unternehmens.

“Ich glaube, viele Leute haben die falsche Vorstellung, dass die Übernahme manueller Aufgaben durch die Technologie ihnen die Arbeitsplätze wegnimmt und die Mitarbeiter überflüssig macht. Aber das ist nicht der Fall“, sagt Atherton.

“Sie müssen sich immer noch mit Rechnungen befassen, die nicht übereinstimmen, und genau darauf sollten Sie Ihre Zeit und Ressourcen konzentrieren. Wenn eine Rechnung aus irgendeinem Grund nicht übereinstimmt, sollte man sich die Zeit nehmen, nach den Gründen dafür zu suchen“, erklärt Atherton.

Die Lieferanten von Atherton können elektronische Rechnungen über Pagero versenden, das auch ein zertifizierter Peppol Service Provider in allen Märkten ist, in denen Peppol aktiv ist. Das bedeutet, dass unabhängig davon, welche Methode für die Verbindung zu Pagero gewählt wird, der Lieferant mit all seinen Lieferanten und Käufern über dieselbe Plattform handeln kann. Der Einstieg ist äußerst kosteneffizient, so dass sich die Investition auch bei einer geringen Anzahl von Transaktionen leicht amortisiert.

Der offensichtliche Vorteil ist, dass es keine Notwendigkeit für mehrere Verbindungen oder Portale gibt, so dass es möglich ist, sich mit jedem ERP-System und Geschäftsprozess zu verbinden. Atherton fügte auch Pagero Data Capture (PDC) hinzu, um seine AP-Prozesse vollständig zu automatisieren.

“Auch wenn einige unserer Lieferanten noch nicht in der Lage sind, echte E-Invoices zu senden, müssen wir keine Daten manuell eingeben. Die BDE-Option ist fantastisch, denn wir können unser Ziel, ausschließlich elektronische Rechnungen zu versenden, erreichen und gleichzeitig unsere Lieferanten unterstützen, wenn sie uns in diesem Prozess ein paar Schritte voraus sind“, sagt Atherton.

“Ich bin sehr zufrieden mit den bisherigen Ergebnissen“, sagt Atherton. “Viele Unternehmen haben noch immer mit der COVID-19-Pandemie zu kämpfen und müssen ihre Digitalisierungsprojekte aufschieben und ihre Prioritäten überdenken, daher ist es wirklich fantastisch, dass wir schon so weit gekommen sind. Etwa 40 % unserer Lieferantenrechnungen sind jetzt echte E-Invoices“, erklärt Atherton.

“Das ist nur die Anzahl der Rechnungen, die wir elektronisch erhalten. Für uns ist es noch interessanter, die Datenmenge zu betrachten, die wir jetzt digital erhalten. Im Moment arbeiten wir mit Pagero daran, einen unserer größten Lieferanten an Bord zu holen, was die Menge der Daten, die wir erhalten, auf 55 % erhöhen wird“, fügt Atherton hinzu.

“Unser nächstes Ziel ist es, 85 % der Rechnungen elektronisch zu übermitteln, was etwa 90-95 % unserer Daten entspricht. Wir gehen davon aus, dass wir dieses Ziel in den nächsten zwei bis drei Jahren erreichen werden. Ich halte dies definitiv für ein realistisches Ziel, vor allem jetzt, da die Regierung dies zur Pflicht gemacht hat. Mit der BDE-Option haben wir bereits einen zu 100 % automatisierten AP-Prozess erreicht, und das ist fantastisch.”