Digitaler Bestellprozess: Auswirkungen auf das Tagesgeschäft des Inselspitals in Bern.

Robert Schulz: Zunächst einmal, kannst du uns bitte erklären, was der digitale Bestellprozess im Spital genau umfasst?

Markus Rist: Die Bestellungen werden durch die Bedarfsträger aus dem Kerngeschäft entweder über den Warenkorb oder über unsere Scannerlösung platziert und laufen automatisch an den Lieferanten. Der Aufwand beginnt für uns jedoch, wenn die Auftragsbestätigungen eintreffen. Wir überprüfen dann Position für Position, ob der Lieferant den richtigen Artikel, die richtige Menge, den richtigen Preis und auch den richtigen Liefertermin bestätigt hat. Es ist für uns eine große Erleichterung, wenn wir dies automatisch per Order Response erhalten.

Robert Schulz: Wie wurde der Bestellprozess im Inselspital vor der Digitalisierung durchgeführt und welche Herausforderungen waren damit grundsätzlich verbunden?

Markus Rist: Vorher lief alles sehr manuell ab. Wir mussten jede Bestellposition auf der Auftragsbestätigung mit der Bestellposition in der Bestellung vergleichen und überprüfen. Wir mussten überprüfen, ob der richtige Artikel, die richtige Menge, der richtige Preis und der richtige Liefertermin angegeben waren. In der Schweiz haben die meisten Lieferungen eine Vorlaufzeit von ein bis zwei Tagen. In dieser Zeit sollten wir auch die Auftragsbestätigung überprüfen. Dieser zeitliche Druck machte es oft schwierig, mit der gegebenen Manpower alles akkurat abzuarbeiten. Wenn wir die Überprüfung nicht vor der Lieferung durchführen konnten und der Lieferant nicht genau das geliefert hat, was wir bestellt hatten, dann kam es beim Buchen des Wareneinganges zu Problemen. Die Kollegen vom Wareneingang waren blockiert, weil sie den Wareneingang nicht buchen konnten. Wir mussten dann klären, was nicht gestimmt hatte. Dies konnte zu längeren Wartezeiten im Kerngeschäft führen, was unbedingt vermieden werden sollte.

Robert Schulz: Sehr gut, dann hast Du damit bereits fast meine dritte Frage vollständig beantwortet, die darauf abzielt, welche Vorteile der digitale Bestellprozess im Vergleich zu einem manuellen Bestellprozess bietet.

Markus Rist: Alles, was wir per Order Response erhalten, wird bei uns in einem Excel-Report dargestellt. Wir können entscheiden, ob es innerhalb der Toleranz liegt oder nicht, und dementsprechend reagieren. Alles ist viel übersichtlicher, und wir können schneller und effizienter arbeiten.

Robert Schulz: Wie wirkt der digitale Bestellprozess im Allgemeinen auf die Effizienz der Beschaffung im Spital aus?

Markus Rist: Durch die Übermittlung der Bestellungen per EDI haben wir eine höhere Chance, dass alles korrekt geliefert wird, als wenn wir sie per E-Mail mit angehängtem PDF an die Lieferanten senden und sie die ganzen Daten der Bestellung dann in ihrem ERP-System eingeben müssen. Die Lieferanten gewinnen dadurch auch sehr viel: der manuelle Aufwand der Auftragserfassung fällt weg, und vor allem wird somit auch nichts mehr falsch erfasst, was heißt, dass auch weniger falsch bestätigt und geliefert wird.

Robert Schulz: Welche Auswirkungen hat der digitale Bestellprozess auf die Kosten im Spital? Lässt sich das konkret bemessen?

Markus Rist: Dies ist schwierig zu quantifizieren. Was wir sehen, ist eine verbesserte Prozesssicherheit und weniger Rumpler im gesamten Ablauf. Und ja, diese Rumpler führen dann oft zu zusätzlichem Aufwand, der zum Teil enorm sein kann, und gar nicht gut, das Kerngeschäft bekommt die bestellten Artikel unter Umständen zu spät.

Robert Schulz: Liegen die Kostenvorteile also eher in den internen Kosten, da die Mitarbeiter weniger Zeit für die Bearbeitung der Bestelldokumente aufwenden müssen?

Markus Rist: Das ist absolut korrekt. Es betrifft nicht nur den operativen Einkauf, sondern auch die Folgeprozesse im Wareneingang bis hin zum Transport der Waren zum Kerngeschäft. Wir schaffen mit derselben Manpower mehr und bessere Arbeit abzuliefern.

Robert Schulz: Wie erleichtert der digitale Bestellprozess die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen im Spital sowie den Lieferanten? Wie war es vor der Einführung dieser digitalen Prozessen und wie sieht es jetzt aus?

Markus Rist: Bei einigen Lieferanten, die kein EDI haben, ist die Situation immer noch so wie vor der Einführung von EDI bei den großen Lieferanten. Das bedeutet, dass Bestellungen einfach als PDF per E-Mail versendet werden. Dies ändert sich, wenn wir sie per EDI verschicken. Der große Vorteil für den Lieferanten besteht darin, dass er die Bestellung elektronisch erhält und er sie direkt in seinem ERP-System einspielen kann. Die positive Auswirkung besteht darin, dass Fehler in der gesamten Prozesskette reduziert werden. Die gewonnene Zeit kann von beiden Seiten sinnvoller für wertschöpfende Tätigkeiten eingesetzt werden.

Robert Schulz: Ich konnte es selbst kaum glauben, als ich gesehen habe, dass tatsächlich ein Mitarbeiter fast den ganzen Tag damit beschäftigt ist, analoge Auftragsbestätigungen manuell im System zu prüfen.

Markus Rist: Ja, die Prüfung von analogen Auftragsbestätigungen ist sehr zeitaufwendig. Wenn ich unser Team anschaue, wir sind acht operative Einkäufer und wickeln rund 120.000 Bestellpositionen pro Jahr ab. Das bedeutet etwa 15.000 Bestellpositionen pro Mitarbeiter pro Jahr. Das sind gut über 1000 Bestellpositionen pro Monat, und wenn man es auf die einzelnen Arbeitstage herunterrechnet, ist das schon ein sehr großer Aufwand. Wir tun jedoch noch viel mehr als nur Auftragsbestätigungen zu prüfen. Unsere Hauptaufgabe besteht an sich darin, dass die bestellten Waren rechtzeitig geliefert werden, was in Zeiten von fragilen Lieferketten sehr herausfordernd ist. In vielen Fällen müssen Alternativen gefunden werden, weil der gewünschte Artikel nicht lieferbar ist. Du kannst dir sicher vorstellen, was das für einen Aufwand bedeutet. Weitere bedeutende Aufwandtreiben sind die ganzen Freitextbestellungen und Expressbestellungen. Aus diesem Grund macht das EDI unsere Arbeit sehr viel effizienter und einfacher.

Robert Schulz: Gibt es aus Deiner Sicht, mit Blick auf die letzten zwei Jahre, ein greifbares Beispiel für die positiven Auswirkungen des digitalen Bestellprozesses auf Euer Spital?

Markus Rist: Ich denke, das greifbarste Beispiel ist, dass wir mit gleich vielen personellen Ressourcen bedeutend mehr Bestellungen bearbeiten können. Durch die Implementierung von Order Response erhalten wir aktuell etwa 47.000 Bestellpositionen automatisch. Das ist eine enorme Erleichterung und gibt uns Luft, alle anderen Bestellpositionen, die noch manuell geprüft werden müssen, besser zu bearbeiten. Das ist besonders wichtig in der knappen Zeitperiode zwischen Bestellung und Lieferung, wenn alles sehr schnell gehen muss. Es ist wichtig, dass wir reagieren können. Denn wenn die Ware bereits im Wareneingang ist, ist es zu spät.

Robert Schulz: Sehr gut. Aber es gibt natürlich die Lieferanten, die grundsätzlich offen gegenüber Veränderungen sind, während andere es nicht sind. Wie schätzt du die Akzeptanz des digitalen Bestellprozesses seitens der Lieferanten ein?

Markus Rist: Das braucht eine gewisse kritischen Größe an Umsatz und Bestellpositionen, damit die Umstellung auf einen digitalen Bestellprozess sinnvoll ist. Wenn wir als Insel Gruppe allein kommen und sagen: „Wir wollen auf EDI umstellen“, ist das schön, aber nicht ausreichend. Ein Lieferant hat oft noch sehr viele andere Spitäler in der Schweiz, die er ebenfalls beliefert. Diese anderen Spitäler muss er weiterhin manuell abwickeln können. Je mehr Spitäler den digitalen Bestellprozess einfordern, desto leichter lässt sich ein Lieferant dafür begeistern.

Robert Schulz: Super. Da kommen wir auch schon zu unserer letzten Frage: Welche Ziele verfolgt die Insel Gruppe in der Zukunft entlang des digitalen Bestellprozesses?

Markus Rist: Unser oberstes Ziel ist sicher den Anteil von Lieferanten, die uns eine Order Response senden, weiter zu erhöhen. Ein weiteres Thema, das schon länger auf der Agenda steht, aber immer wieder zurückgestellt wurde, ist die elektronische Lieferavis. Aber eins nach dem anderen.