Verzögerungen bei E-Invoicing-Mandaten - was ist zu tun?

Es ist nicht ungewöhnlich, aber dennoch ärgerlich, wenn ein aufgeschobenes Mandat Ihre Strategie durchkreuzt.

Maßnahmen zu pausieren oder zu verschieben mag vernünftig erscheinen, ist aber nicht der beste Ansatz. Anstatt den Schwerpunkt und das Budget auf andere Projekte zu verlagern, sollten Sie die Verzögerung als Chance nutzen, um das Beste aus der zusätzlichen Zeit zu machen und weiter voranzukommen. Die größten Hürden sind die Anpassung an neue Technologien und die Änderung von Prozessen und Abläufen.

Aus technischer Sicht beginnen Unternehmen oft später mit der Arbeit an einer neuen Anforderung, als sie sollten, oder sie unterschätzen deren Komplexität. Jede zusätzliche Zeit, die durch diese Verzögerungen gewonnen wird, sollte genutzt werden, um den Rückstand aufzuholen oder, besser noch, um die Entwicklung voranzutreiben.

Es ist wichtig, praktikable Optionen in Betracht zu ziehen, die Ihnen einen Vorsprung verschaffen können, bis die Vorschriften in Kraft treten, zumal unerwartete zusätzliche Anforderungen auftreten können. Die Wahl des richtigen Partners für die Entscheidungsfindung ist in diesem Prozess von entscheidender Bedeutung.

Wenn Sie Ihre AR- und AP-Prozesse automatisieren und die Einhaltung der kontinuierlichen Transaktionskontrolle (CTC) sicherstellen wollen, ist die Auswahl eines Dienstleisters, der für Zuverlässigkeit und Innovation bekannt ist, von entscheidender Bedeutung. Der von Ihnen gewählte Anbieter sollte eine Technologie anbieten, die sich an die Zukunft anpassen lässt und die strengen Anforderungen der verschiedenen lokalen Vorschriften erfüllt. Er muss außerdem über eine große internationale Reichweite verfügen, um bestehende und künftige globale Vorschriften zu erfüllen. Dazu gehört auch, dass er Ihnen die Flexibilität bietet, bestehende Implementierungen als Reaktion auf die unvermeidlichen gesetzlichen Änderungen zu modifizieren. Wenn Ihr derzeitiger Anbieter diese Kriterien nicht erfüllt, sollten Sie seine Fähigkeiten unbedingt neu bewerten und die potenziellen Herausforderungen berücksichtigen, die sich aus diesen Mängeln ergeben können.

Unternehmen, die in Frankreich eine Partner-Dematerialisierungsplattform (PDP) einführen wollen, sollten sich zunächst an den von der DGFiP festgelegten Spezifikationen für elektronische B2B-Rechnungen und Rechnungslebenszyklen orientieren. Interessanterweise können PDPs bereits den Datenverkehr untereinander erleichtern, noch bevor das öffentliche Rechnungsportal (PPF) in Betrieb ist. Sobald das PPF in Betrieb geht, sollten sich die Unternehmen auf die Meldung von B2C- und internationalen B2B-Transaktionen konzentrieren.

Darüber hinaus wurde klargestellt, dass die Anforderung an die AP-Funktionen, zu denen der Empfang von Rechnungen und die Rücksendung von Rechnungsstatus gehören, für alle Unternehmen in Frankreich gleichzeitig gelten wird, unabhängig von ihrer Größe. Den Unternehmen wird empfohlen, sich darauf vorzubereiten, indem sie die Verarbeitung von XML- und detaillierten Einzelpostendaten ermöglichen.

In Anbetracht der Komplexität der französischen Reformen ist es ratsam, die Automatisierung schrittweise voranzutreiben, anstatt alles auf einmal zu überstürzen. Diese Strategie verschafft zusätzliche Zeit für die Anpassung und Rationalisierung der notwendigen Prozesse.

In der Zwischenzeit hat das polnische Finanzministerium die Umsetzung des KSeF-Mandats auf mindestens Januar 2025 verschoben, obwohl die Einführung des Systems feststeht. Eine externe Prüfung und eine öffentliche Konsultation des Unternehmenssektors sind geplant, um das System zu verfeinern. Wie in Frankreich sollten die Unternehmen diese Verzögerung nutzen, um die bekannten Anforderungen genau zu prüfen, insbesondere das komplizierte XML-Schema VAT_FA, das sich aus den JPK-Meldepflichten ableitet und sich möglicherweise nicht nahtlos in die Standardpraktiken der elektronischen Rechnungsstellung integrieren lässt. Die Vorbereitung im Voraus und das Verständnis des Mandats können dazu beitragen, die Auswirkungen zu mildern, wenn das neue Umsetzungsdatum festgelegt wird.

Und schließlich ist es wichtig, an die bevorstehende Umsetzung von ViDA zu denken, die erhebliche Auswirkungen auf Ihre Tätigkeit in bis zu 27 EU-Mitgliedstaaten und wahrscheinlich mehreren Nachbarländern haben könnte, insbesondere in den Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). In Anbetracht dieser weitreichenden Auswirkungen sollten Sie überlegen, ob es angesichts dieser bevorstehenden Herausforderung machbar ist, Ihre Bemühungen um Mandate wie die in Frankreich und Polen zu verschieben.

Betrachten Sie die bisher angekündigten Mandate und Initiativen nur als den sichtbaren Teil eines viel größeren Eisbergs. Unter der Oberfläche gibt es eine große Anzahl von Ländern und Regierungen, die noch keine Maßnahmen ergriffen oder sich für ein bestimmtes System entschieden haben. Es ist klüger, jetzt damit zu beginnen, potenzielle Probleme zu vermeiden, als sich später mit den Folgen auseinanderzusetzen.

Wenn sich ein Mandat verzögert, ist es wichtig, dass Sie Ihre Geschäftsprozesse ständig aktualisieren, um sich auf die neuen Änderungen vorzubereiten. Halten Sie sich an Ihre ursprüngliche Strategie, bis Sie alle erforderlichen Standards erfüllt, die neuesten technologischen Verbesserungen integriert, die betriebliche Effizienz gesteigert und Ihre Teams angemessen auf die kommenden Verfahren vorbereitet haben.