Was ist E-Invoicing?

E-Invoicing oder elektronische Rechnungsstellung bezieht sich auf die digitale Transformation des Rechnungsstellungsprozesses. Dabei wird spezialisierte Software oder Dienste genutzt, um verschiedene Stufen der Rechnungsstellung zu automatisieren – von der Erstellung und Verteilung der Rechnungen bis zum Empfang und Archivierung. Diese Methode hilft Unternehmen, die Rechnungsstellung zu beschleunigen, die Genauigkeit zu verbessern und Rechnungs- und Zahlungsvorschriften in verschiedenen Ländern zu befolgen.

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist ein Dokument, das einen nahtlosen Austausch von Rechnungsinformationen zwischen einem Lieferanten und einem Käufer ermöglicht. Sie wird ausgestellt, übermittelt, empfangen, verarbeitet und unter Verwendung spezifischer Datenformate wie XML oder anderer strukturierter Datenformate gespeichert, die leicht von ERP-Systemen verarbeitet werden können. Im Gegensatz zu anderen Rechnungsarten bleibt eine E-Rechnung während ihres gesamten Lebenszyklus digital, von der Ausstellung bis zur Archivierung.

Hier ein kurzer Überblick über die gängigsten Rechnungsarten, die nicht als E-Rechnungen gelten und wie sie sich vergleichen lassen:

Papier- oder gedruckte Rechnung

Papierrechnungen werden oft digital erstellt, ausgedruckt und per Post an den Gegenpart gesendet. Es dauert eine Weile, bis die Rechnung den Empfänger erreicht, und es gibt keine Nachverfolgbarkeit der Zustellung.

PDF-Rechnung (und andere Bilddateien)

Rechnungen, die per E-Mail als PDF, Word-Dokumente oder andere Bilddateien ausgetauscht werden, sind ein erster Schritt weg von einem papierbasierten Rechnungsfluss. Diese Arten von Rechnungen werden häufig fälschlicherweise als E-Rechnungen angesehen. Sie sind jedoch keine echten E-Rechnungen, da der Empfänger die Daten manuell eingeben oder mithilfe von OCR-Technologie erfassen muss. Darüber hinaus müssen per E-Mail gesendete Rechnungen oft auf Papier gedruckt werden, um sie abzugleichen und zu archivieren.

Andere Rechnungsarten

Die Begriffe "digitale Rechnung", "Online-Rechnung" und "E-Bill" werden manchmal verwendet, wenn es um "E-Rechnung" oder "elektronische Rechnung" geht. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass diese alternativen Begriffe nicht immer dieselbe Definition umfassen. Daher sollten Sie im Hinterkopf behalten, dass nicht alle digitalen Rechnungen echte E-Rechnungen sind. Im Zweifelsfall beziehen Sie sich immer auf die zuvor genannten Definitionen. 

Tabelle: Vergleich der Vorteile verschiedener Rechnungsarten

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung kann für Unternehmen jeder Größe vorteilhaft sein. Während größere Organisationen möglicherweise sofortige Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen erfahren, können auch kleine Unternehmen von weniger Papierkram, schnellerer Zahlungsabwicklung und verbesserter Genauigkeit profitieren. Im heutigen Geschäftsumfeld wird das Verständnis der Bedeutung von E-Rechnung immer wichtiger, da die Nachfrage nach optimierten Lösungen wächst und oft eine Anforderung von Kunden ist.

Der Billentis Report enthüllt, dass "verglichen mit der herkömmlichen Papierrechnungsverarbeitung, automatisierte E-Rechnungen in den meisten Fällen zu Kosteneinsparungen von 60-80% führen" (Bruno Koch, "The E-invoicing Journey 2019-2025," 4.1.5).

Woher kommen also all diese Einsparungen? Wenn sie richtig durchgeführt wird, bietet das E-Invoicing einen Überblick und Einblicke, um Kosten zu senken und Gewinnmargen zu erhöhen, die mit PDF- und papierbasierten Methoden nicht möglich sind. Hier sind einige der Vorteile des E-Invoicing, die sich in hohen ROI, langfristigen Einsparungen und allgemein besseren Ergebnissen niederschlagen:

Zeiteinsparungen: Die Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses spart Zeit, indem sie die Notwendigkeit manueller Dateneingabe und -verarbeitung reduziert. Dies ermöglicht es Unternehmen, sich auf strategischere Aktivitäten zu konzentrieren.

Genauigkeit und Effizienz: Die Verwendung digitaler Methoden reduziert das Risiko von Fehlern und Ungenauigkeiten, die bei manuellen Rechnungsprozessen auftreten können, wie z.B. Fehler bei der Dateneingabe und verlorene Rechnungen. Sie ermöglicht auch eine schnellere Bearbeitung und Genehmigung von Rechnungen, was zu verbesserter Effizienz führt.

Verbessertes Cashflow-Management: E-Rechnungen ermöglichen es Unternehmen, schneller Zahlungen zu erhalten, was das Cashflow-Management und die Verringerung des DSO (Days Sales Outstanding) verbessert. Die elektronische Rechnungsstellung bietet auch eine größere Sichtbarkeit über den Status der Rechnungen und die Zahlungshistorie, was das Nachverfolgen und Verwalten von Zahlungen erleichtert.

Sichere Dokumenten- und Datenaustausch: Verschlüsselte Dateiübertragungen, digitale Signaturen und sichere Netzwerke machen das E-Invoicing zur sichersten Methode, Rechnungen zu senden und zu empfangen. Es besteht auch kein Risiko, dass Rechnungen auf dem Postweg verloren gehen oder in den Spam-Ordner gelangen.

Umweltfreundlich: E-Rechnungen helfen nicht nur, Papierverbrauch und CO2-Emissionen zu reduzieren; sie senken auch Betriebskosten und tragen dazu bei, einen transparenten, vertrauenswürdigen Markenruf zu schaffen.

Erfüllung gesetzlicher Anforderungen: Mit dem richtigen Dienstleister stellt die E-Rechnung sicher, dass Sie immer auf dem neuesten Stand sind und den lokalen und internationalen Rechnungsstellungs-, Steuer- und Archivierungsvorschriften entsprechen.

Echtzeitlieferung und -verarbeitung: Eine gute E-Invoicing-Lösung ermöglicht eine Live-Ansicht des Liefer- und Verarbeitungsstatus von Dokumenten über cloudbasierte Plattformen oder direkt aus Ihrem ERP.

Hochwertige Daten: Der Wechsel zum Digitalen ermöglicht Ihnen den Zugriff auf und die Analyse von Daten auf Zeilenebene, die das Geschäftswachstum durch bessere finanzielle und Beschaffungsentscheidungen vorantreiben.

Nachverfolgbarkeit: Das E-Invoicing verfolgt automatisch die Transaktionshistorie und den gesamten Dokumentenweg, sodass Sie keine Zeit mit manueller Nachverfolgung verbringen müssen.

Kompatibilität mit Fernarbeit: Cloudbasierte Rechnungslösungen bedeuten, dass Aufgaben von überall aus ohne zusätzliche Ressourcen wie Drucker, Scanner oder Postdienst erledigt werden können.

Die elektronische Rechnungsstellung rationalisiert die Finanzvorgänge, indem sie die systematische Verwaltung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung durch digitalisierte Arbeitsabläufe sowohl bei der Kunden- als auch bei der Lieferantenfakturierung erleichtert. Im Folgenden finden Sie eine schrittweise Aufschlüsselung, die einen schnellen Überblick über jeden Prozess bietet:

Kundenrechnungsstellung (ausgehende Rechnungen)

1. Rechnungserstellung: Diese Phase markiert den Beginn des Debitorenmanagements, bei dem eine E-Rechnung innerhalb eines ERP-Systems oder einer E-Rechnungsplattform erstellt wird, um den Kunden für gelieferte Waren oder Dienstleistungen zu fakturieren.

2. Integration und Datenlieferung: Die erstellte Rechnung wird dann über einen Operator in einem strukturierten Datenformat an den Kunden übermittelt, wodurch die Genauigkeit und Integrität der Daten gewährleistet wird.

3. Validierung: Vor der Zustellung an den Kunden wird die E-Rechnung einer automatisierten Überprüfung unterzogen, um die Einhaltung der festgelegten Regeln und Standards sicherzustellen.

4. Zustellung an den Empfänger: Die validierte E-Rechnung wird dann in dem vom Kunden bevorzugten Format versandt, wobei seine spezifischen Rechnungspräferenzen und -anforderungen berücksichtigt werden, um schnelle und reibungslose Transaktionen zu erleichtern.

Lieferantenrechnungsstellung (eingehende Rechnungen)

1. Rechnungsempfang: Dieser Prozess leitet den Zyklus des Kreditorenmanagements ein, beginnend mit dem Empfang einer elektronischen Rechnung von einem Lieferanten, die direkt in das Finanzsystem oder ERP des Empfängers integriert wird.

2. Integration und Datenverarbeitung: An dieser Stelle verarbeitet das System die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format, um sie für die weitere Überprüfung und Validierung vorzubereiten und einen nahtlosen Integrations- und Datenfluss zu gewährleisten.

3. Validierung: Wie im Ausgangsprozess wird die E-Rechnung einer automatisierten Überprüfung unterzogen, um die Einhaltung festgelegter Vorschriften zu überprüfen und Genauigkeit und Transparenz in den Transaktionen zu fördern.

4. Endgültige Erfassung: Nach der Validierung werden die Rechnungsdaten automatisch im Finanzsystem registriert, was den Zahlungsprozess vereinfacht und die Kreditoren effektiv verwaltet, wodurch ein Zyklus nahtloser Geschäftstransaktionen abgeschlossen wird.

E-Rechnungen basieren auf standardisierten Formaten, um Konsistenz in der Struktur und im Inhalt von Rechnungen zu gewährleisten, was einen reibungslosen Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen ermöglicht. Einige weit verbreitete E-Rechnungsstandards umfassen:

JSON (JavaScript Object Notation): JSON ist ein leichtgewichtiges Datenübertragungsformat, das sowohl für Menschen als auch für Maschinen einfach zu lesen und zu schreiben ist. Obwohl es häufiger mit Webanwendungen in Verbindung gebracht wird, gewinnt JSON auch im E-Invoicing an Bedeutung aufgrund seiner Einfachheit und Kompatibilität mit modernen Programmiersprachen.

XML (eXtensible Markup Language): XML ist eine vielseitige Auszeichnungssprache, die verwendet wird, um die Struktur und den Inhalt von Daten in einem für Menschen lesbaren Format zu definieren. Es wird aufgrund seiner Flexibilität und Erweiterbarkeit häufig beim E-Invoicing verwendet. In einer XML-basierten E-Rechnung sind Datenelemente mit beschreibenden Etiketten versehen, was das Interpretieren und Verarbeiten der Informationen erleichtert.

Peppol BIS: Ein standardisierter Satz von Formaten, der speziell für elektronische Dokumente im Zusammenhang mit Beschaffungsprozessen innerhalb des Peppol-Netzwerks entwickelt wurde. Er erleichtert den nahtlosen Austausch verschiedener beschaffungsbezogener Dokumente, einschließlich Rechnungen. Dieser Standard ist in modernen E-Rechnungsprozessen von grundlegender Bedeutung und fördert die Interoperabilität und den effizienten Austausch zwischen verschiedenen Geschäftssystemen über Grenzen hinweg.

EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport): EDIFACT ist ein weltweiter Standard für den elektronischen Datenaustausch (EDI), der in verschiedenen Branchen verwendet wird. Während er traditionell für den papierlosen Austausch von Geschäftsdokumenten, einschließlich Rechnungen, verwendet wurde, wird er auch für moderne E-Rechnungsprozesse angepasst.

B2B (Business-to-Business) E-Invoicing bezieht sich auf den digitalen Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen. Verkäufer senden elektronische Rechnungen an andere Unternehmen für bereitgestellte Produkte oder Dienstleistungen. Dies vereinfacht komplexe Rechnungsprozesse, erhöht die Genauigkeit und beschleunigt Zahlungszyklen.

B2C (Business-to-Consumer) E-Invoicing bezieht sich auf den elektronischen Rechnungsstellungsprozess zwischen einem Unternehmen und einzelnen Verbrauchern. Unternehmen senden elektronische Rechnungen an Kunden für Einkäufe, was Bequemlichkeit fördert, den Papierverbrauch reduziert und den Kunden eine digitale Aufzeichnung ihrer Transaktionen bietet.

B2G (Business-to-Government) E-Invoicing bezieht sich auf die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und staatlichen Einrichtungen. Unternehmen senden elektronische Rechnungen an Regierungsbehörden für Waren und Dienstleistungen, wobei sie sich an spezifische staatliche Standards und Compliance-Anforderungen halten. Dieser Ansatz erhöht Effizienz, Transparenz und Genauigkeit in Finanztransaktionen mit dem öffentlichen Sektor.

Viele Regierungen weltweit planen oder haben bereits verpflichtende E-Rechnungsvorschriften für Unternehmen, die in ihrem Hoheitsgebiet tätig sind, eingeführt. Diese Initiativen variieren im Umfang und in der Komplexität, verfolgen jedoch oft das gemeinsame Ziel, Rechnungsstellungspraktiken zu modernisieren und Steuerbetrug zu reduzieren. Die Mandate erfordern, dass Unternehmen ihre Rechnungsprozesse anpassen, um den neuen Vorschriften zu entsprechen. Dies beinhaltet die Implementierung digitaler Lösungen, die Sicherstellung der Datenkorrektheit und die Einhaltung der spezifischen Format- und Datenstandards der jeweiligen Regierungen. Obwohl diese Änderungen anfänglich eine Anpassung von den Unternehmen erfordern, umfassen die langfristigen Vorteile verbesserte Effizienz, reduzierte Fehler und eine verbesserte Einhaltung von Steuergesetzen. Es ist eher eine Frage des Wann als des Ob.

Der Einstieg in das E-Invoicing stellt einen spannenden Schritt nach vorne dar. Ob Sie auf Kundenanforderungen reagieren oder Ihre gesamten Rechnungsprozesse umfassend automatisieren möchten, der entscheidende Schritt besteht darin, Ihre organisatorischen Ziele klar zu definieren. Der Beginn mit einer kleinen, aber flexiblen Lösung kann oft ein kluger Weg sein, der eine schrittweise Erweiterung im Einklang mit Ihren Zielen ermöglicht. Dieser Ansatz fördert eine produktive und lohnende Entwicklung, die auf die einzigartigen Bedürfnisse und Bestrebungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Hier sind einige wichtige Überlegungen, die Sie im Auge behalten sollten:

Engagement Ihres Unternehmens: Die erfolgreiche Implementierung des E-Invoicing erfordert Engagement auf mehreren Ebenen Ihrer Organisation. Es ist wesentlich, die Unterstützung des Top-Managements zu haben, um ausreichende Ressourcen, Zeit und Aufwand für das Projekt sicherzustellen. Kommunizieren Sie die Vorteile der E-Rechnung an alle Stakeholder, um deren Zustimmung zu gewinnen.

Auswahl der richtigen E-Invoicinglösung: Es gibt viele E-Invoicinglösungen, die von einfacher Rechnungssoftware bis zu fortgeschritteneren Lösungen reichen, die sich in Ihr Enterprise Resource Planning (ERP)-System integrieren. Wählen Sie eine Lösung, die zu Ihrem Unternehmen und Ihren Bedürfnissen passt.

Integration mit bestehenden Systemen: Wenn richtig gemacht, sollten Ihre neuen Lösungen nahtlos mit Ihren bestehenden Lösungen wie Buchhaltungssoftware, ERP-Systemen und anderen Finanztools integriert werden. Die Integration ist entscheidend für einen reibungslosen Datenfluss zwischen verschiedenen Systemen und um Störungen während der Implementierung zu minimieren.

Netzwerkreichweite: Die Berücksichtigung der Reichweite des Netzwerks Ihres Lieferanten ist entscheidend. Die Auswahl eines Lieferanten mit einem Netzwerk, das eine große Anzahl von Unternehmen umfasst, hilft sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen problemlos E-Rechnungen mit einer vielfältigen und umfangreichen Auswahl an Kunden und Lieferanten austauschen kann.

Einhaltung gesetzlicher Anforderungen: Stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter und Ihre Lösung darauf ausgerichtet sind, Ihnen zu helfen, die sich ständig ändernden E-Invoicingvorschriften einzuhalten, um Strafen und rechtliche Probleme weiter unten auf der Straße zu vermeiden.

Ausgehende oder eingehende Ströme, oder beides? Eine weitere wichtige Überlegung ist die Definition des Umfangs Ihres Projekts. Möchten Sie Ihren Lieferantenrechnungsfluss (AP-Automatisierung), Kundenrechnungsfluss (AR-Automatisierung) oder beides digitalisieren? Stellen Sie sicher, dass Sie einen Lieferanten wählen, der alle Ihre Rechnungsbedürfnisse abdeckt.

Einbindung von Geschäftspartnern: Um die Vorteile des E-Invoicing zu nutzen, ist es wichtig, Ihre Geschäftspartner, wie Lieferanten und Kunden, einzubinden. Suchen Sie nach einem Anbieter, der Ihnen bei der Einbindung von Lieferanten helfen kann, den Wert für Ihre Geschäftspartner kommuniziert und Ihr E-Rechnungsprojekt zum Erfolg führt.

Die elektronische Rechnungsstellung ist ein entscheidender Faktor für Unternehmen, die ihre Rechnungsstellungsprozesse rationalisieren, Kosten senken und ihre Effizienz verbessern wollen. Durch die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung können Sie Zeit sparen, Fehler reduzieren und Ihr Cashflow-Management verbessern. Darüber hinaus hat die elektronische Rechnungsstellung Vorteile für die Umwelt, da sie die Auswirkungen der papierbasierten Rechnungsstellung auf die Umwelt reduziert. Mit der zunehmenden Digitalisierung der Welt und dem Inkrafttreten neuer gesetzlicher Vorschriften ist die elektronische Rechnungsstellung ein entscheidender Schritt in Richtung einer nachhaltigeren und effizienteren Zukunft für Unternehmen jeder Größe. Wir hoffen, dass die obigen Informationen Ihnen einen guten Start für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Ihrem Unternehmen ermöglichen und Sie von den Vorteilen profitieren können. 

Dieser Text wurde ursprünglich am 18. Februar 2021 veröffentlicht und zuletzt am 28. September 2023 aktualisiert.