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Was ist XRechnung?

5. Mai 2023

Geschrieben von: Maxim Simon

Bei dem Begriff der XRechnung handelt es sich um ein spezielles Datenmodell, welches als Standard für elektronische Rechnungen fungiert. Hauptsächlich wird dieses Format beim Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland genutzt. Wir zeigen Ihnen die Vorteile einer XRechnung auf und geben wertvolle Tipps, was Sie bei der Implementierung beachten sollten.

Für wen ist die XRechnung relevant?

Es ist seit dem 27.11.2020 verpflichtend, Rechnungen an eine Bundesbehörde elektronisch zu versenden. Dabei gilt die XRechnung als Standardformat für elektronische Rechnungen. Somit sind Dienstleister, welche für die Bundesbehörden Aufträge erledigen, jetzt schon verpflichtet ihre Rechnung in Form einer XRechnung bereitzustellen. Es haben sich aber auch viele private Unternehmen bereits darauf umgestellt und erwarten von ihren Lieferanten Rechnungen in diesem Format.

Was genau ist eine XRechnung?

Die XRechnung basiert auf einem offenen Standard für elektronische Rechnungen und ist somit für jeden frei zugänglich. Dabei ist im Durchführungsbeschluss (EU) 2017/1870 der EU-Kommission vom 16. Oktober 2017 die Norm EN 16931-1 entstanden, welcher die verbindlichen Parameter für diese Art der E-Rechnung vorschreibt. Somit erfüllt eine ordentliche XRechnung die Vorgaben der EU bezüglich elektronischer Rechnungen. Dabei gilt, dass die Rechnungen voll digital sind und dadurch verlässlich und nachhaltig. Außerdem wird dadurch eine Automatisierung des gesamten Rechnungsprozesses ermöglicht.

Die Übertragung der elektronischen Rechnungen wird zurzeit je nach Bundesland mit Hilfe unterschiedlicher Kanäle getätigt. Einige der Kanäle finden Sie hier:

Hochladen bestehender XRechnungen
Versand als E-Mail-Anhang
Versand als De-Mail-Anhang
Einreichen durch einen Peppol-Webservice
Manuelles Erstellen und Einreichen durch Online-Formulare

Lassen Sie uns im nächsten Schritt darauf schauen, welche Vorteile der Einsatz von XRechnungen bietet.

Welche Vorteile bietet eine elektronische Rechnung im XRechnung-Format?

Die Schaffung eines einheitlichen Standardformats für die E-Rechnung ist sowohl für Auftragnehmer als auch Auftraggeber vorteilhaft. Durch die Einführung von XRechnungen in Ihrem Unternehmen wird Ihr Alltag nicht nur deutlich effizienter und einfacher, sondern Sie sind außerdem stets rechtskonform und Ihren Wettbewerbern einen Schritt voraus. Einige der Vorteile einer Umstellung haben wir Ihnen hier aufgelistet:

Eliminieren Sie manuelle Vorgänge, die typischerweise bei der Rechnungsbearbeitung anfallen
Erhöhen Sie die Kontrolle und reduzieren Sie das Risiko durch Minimierung von Fehlern
Transparenz über die Firmenausgaben durch Zugriff auf hochqualitative Rechnungsdaten in Echtzeit
Steigern Sie die geschäftliche Agilität und bleiben Sie von überall aus einsatzbereit
Reduktion von Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten
Reduktion von Rechnungsverarbeitungs-, Prüfungs- und Archivierungskosten
Ausgabenminderung durch Wegfall der Portokosten

Es liegt nun an Ihnen, die Umsetzung für Ihr Unternehmen anzusteuern.

Was Sie beachten sollten, bevor es losgeht

Auch wenn sie eventuell noch nicht betroffen sind, sollten sie frühzeitig handeln und Ihre eigene Digitalisierung vorantreiben. Solch eine Entscheidung ist nicht immer einfach und schnell realisiert, sodass Sie sich einige Gedanken zur Umsetzung machen sollten. Setzen Sie sich mit folgenden Fragen sorgfältig auseinander:

Wo sind Sie geschäftlich tätig? Sind Sie von den lokalen Vorschriften für XRechnungen betroffen?
Wo wird Ihr Unternehmen in fünf Jahren stehen? Finden Sie eine skalierbare Lösung, mit der Sie wachsen können.
Berücksichtigen Sie Ihre Lieferantenbasis: Arbeiten Sie schon heute mit öffentlichen Auftraggebern zusammen oder werden dies zukünftig tun?
Schaffen Sie es eigenständig vollständig konform gegenüber aktuellen und zukünftigen Gesetzesvorschriften zu sein?

Sprechen Sie uns gerne an, falls Sie Hilfe bei Ihrem Digitalisierungsplan benötigen. Wir kümmern uns um Ihre XRechnungen, sodass Sie sich auf Ihr Business konzentrieren können.