Zukunft und Bedeutung der E-Rechnung: Interview mit Sàndor Arany, KPMG Switzerland AG

Maria Kornienko: Zunächst beginnen wir mit der grundlegenden Frage zur Rolle eines E-Rechnungsanbieters. Kannst du uns erklären, welche Bedeutung dieser im Finanzökosystem eines Unternehmens hat?

Sàndor Arany: Ein E-Rechnungsanbieter ist zentral für die Rationalisierung und Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses. Dies ermöglicht es Unternehmen, gesetzliche Anforderungen effizient zu erfüllen und gleichzeitig Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und die Effizienz ihrer Finanzoperationen zu steigern. Die Auswahl des richtigen Anbieters ist entscheidend, da dieser eine Schlüsselrolle dabei spielt, die Unternehmen in die Lage zu versetzen, die obligatorischen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung zu erfüllen und die Compliance-Qualität sicherzustellen. Nicht-Einhaltung dieser Anforderungen kann negative Folgen wie Bußgelder, sträfliche Sanktionen, langwierige Prüfungen, Spill-over-Effekt auf andere Bereiche der Besteuerung oder gar Rechnungslegung sowie Prüfungen von Handelspartnern auslösen.

Maria Kornienko: Du hast bereits die Wichtigkeit des richtigen Anbieters betont. Welche Kriterien sollte ein Unternehmen beachten, wenn es einen E-Rechnungsanbieter auswählt?

Sàndor Arany: Bei der Auswahl eines E-Rechnungsanbieters entscheidet man, wessen Technologie oder Rechenleistung man nutzen will. Eine wichtige Frage dabei ist, ob dieser Anbieter alle notwendigen Länder nahtlos abdecken kann, anstatt länderspezifische Lösungen zu wählen. Wir empfehlen einen zentralen Ansatz zu berücksichtigen, welcher eine unternehmensweite und international konforme E-Rechnungsstrategie umfasst. Dies beinhaltet die Integration mit ERP-Systemen, die Zusammenarbeit mit Handelspartnern und dem Steueramt, sowie Lösungen für Archivierung, Validierung und Konvertierung der Daten in ein lesbares Format.

Maria Kornienko: Und wie sieht eine effektive E-Rechnungsstrategie aus deiner Sicht aus?

Sàndor Arany: Eine effektive E-Rechnungsstrategie beginnt typischerweise mit einem Impact Assessment, um die Gesamtentwicklungszeit zu verstehen. Unsere Erfahrung zeigt, dass ein Implementierungsprojekt, das kommerzielle Verhandlungen, Auswahl, Vertragsabschluss und Implementierung umfasst, zwischen 3 bis 9 Monaten pro Land dauern kann. Es ist ein komplexer Prozess, der von verschiedenen Faktoren wie der Anzahl der betroffenen Buchungskreise und Systeme abhängt.

Maria Kornienko: Welche Herausforderungen sind typisch bei der Implementierung von E-Rechnungssystemen?

Sàndor Arany:  Die Herausforderungen ergeben sich aus den technischen, organisatorischen und rechtlichen Komplexitäten. Anstatt eine Liste von Herausforderungen vorzulegen, würde ich lieber eine Liste an Fragen vorlegen, wie zum Beispiel: Bin ich als Steuerleiter bei einer Firma schon auf die Herausforderungen vorbereitet? In den nächsten 3 bis 5 Jahren stehen die Unternehmen vor großen Reformen in den Bereichen elektronische Rechnungsstellung und digitale Berichterstattung. Die Vorbereitung ist ein Kernpunkt, ebenso wie die Datenqualität und die Verfügbarkeit des richtigen IT- und Entwicklerteams. Die weiteren wichtigen Fragen: Ist die Datenqualität auf die gesetzlichen Anforderungen abgestimmt? Und ist das richtige IT- und Entwicklerteam vorhanden, um diese Aufgabe zu bewältigen?

Maria Kornienko: Welche technischen Indikationen sind für die Einbindung eines E-Rechnungsanbieters in die bestehenden Systeme eines Unternehmens notwendig?

Sàndor Arany: Generell sollten die Datenschutzvorschriften bei der elektronischen Rechnungsstellung beachtet werden, da es um die Weitergabe von Unternehmensdaten an andere Parteien geht. Authentifizierungs- und Autorisierungsregeln müssen überprüft werden, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen Zugang erhalten. Bei der technischen Integration gibt es zwei Hauptaspekte zu beachten: Zum einen die Verwaltung von Eingangsrechnungen, besonders unter Berücksichtigung der neuen deutschen Regelungen, die ab 2025 gelten und Flexibilität im Umgang mit unterschiedlichen elektronischen Rechnungsformaten fordern. Zum anderen muss bei der Ausgangsrechnung die E-Rechnungslösung nahtlos mit den ERP- und Fakturierungssystemen kommunizieren, und es muss gewährleistet sein, dass die richtigen Kommunikationskanäle zu Finanzämtern oder Kunden etabliert werden.

Maria Kornienko: Wie misst KPMG den Erfolg eines E-Rechnungsprojekts?

Sàndor Arany: Ein entscheidender Faktor ist die Bereitschaft der Organisation, auf neue regulatorische Anforderungen zu reagieren. Diese Bereitschaft umfasst die Vorbereitung auf interne und externe Faktoren, das Gleichgewicht der Ressourcen und die Vermeidung von Krisenmanagement. Zudem kann die Auswahl des richtigen Pilotlandes als KPI dienen, da sie dazu beiträgt, die Qualitätserwartungen zu erfüllen, Vertrauen in eine zentrale Lösung aufzubauen und die Aufnahme neuer Implementierungen zu erleichtern, was einen signifikanten Wettbewerbsvorteil verschafft und hilft, zukünftigen Anforderungen vorauszusein.

Maria Kornienko: Inwiefern unterstützt ein E-Rechnungsanbieter Unternehmen bei der Einhaltung regulatorischer Anforderungen?

Sàndor Arany: Beginnen wir mit den Grundlagen. Mehrwertsteueranforderungen teilen sich in drei Hauptkategorien: Rechnungsstellung und Aufbewahrung, regelmäßige Berichtspflicht und Prüfungsanforderungen. Ein E-Rechnungsanbieter erleichtert die Einhaltung dieser Anforderungen, indem er für jede Rechnung sicherstellt, dass die richtigen Mehrwertsteuersätze angewandt werden und die Rechnungen entsprechend archiviert werden. Zudem unterstützt der Anbieter die digitale Berichterstattung, die immer mehr von Ländern wie Ungarn und Spanien gefordert wird. Ein guter Anbieter integriert Validierungs-, Prüfungs- und Compliance-Funktionen in seine Plattform, um die Rechnungen vor der Übermittlung an die gesetzlichen Standards anzupassen und bleibt stets über gesetzliche Änderungen informiert, um die Systeme seiner Kunden aktuell zu halten.

Maria Kornienko: Zusammenfassend bedeutet dies, dass ein guter E-Rechnungsanbieter das Unternehmen vollständig in Sachen Compliance unterstützt. Sprechen wir kurz über den Übergang von traditioneller zu digitaler Rechnungsstellung. Wie sieht dieser Prozess aus deiner Sicht aus?

Sàndor Arany: Ein bewährter Ansatz ist es, mit einem Pilotland zu beginnen, um den Prozess zu testen. Dies ermöglicht es, die technische Integration in die bestehende Systeme und die Benutzerfreundlichkeit zu evaluieren, bevor die Lösung global ausgerollt wird. Ein reibungsloser Ablauf in einem Testland bildet eine gute Grundlage für die weltweite Implementierung. Wichtig dabei ist, dass die Lösung intuitiv und ohne umfangreiche Schulungen nutzbar sein sollte, um eine natürliche Integration in den Arbeitsalltag zu ermöglichen.

Maria Kornienko: Zum Schluss, welche zukünftigen Trends im Bereich E-Invoicing siehst du und wie sollten Unternehmen sich darauf vorbereiten?

Sàndor Arany: Die Vorschriften im Bereich der Mehrwertsteuer und indirekte Steuern entwickeln sich ständig weiter. Steuerbehörden stellen zunehmend Echtzeit-Verbindungen mit den Steuerpflichtigen her, was einen erheblichen Bedarf an der Verwaltung von Daten an der Quelle schafft. Unternehmen müssen geeignete Lösungen für elektronische Rechnungsstellung und digitale Berichterstattung implementieren. Es ist wichtig, Entwicklungen in aktiven und potenziellen Ländern wie Polen, Rumänien und Deutschland zu beobachten. Die optimale Strategie besteht darin, proaktiv planen und vorbereiten, um mit den sich ändernden Vorschriften Schritt zu halten.