Was ist Peppol? Ein Überblick über das Peppol-Netzwerk

In diesem Artikel gibt Nazar Paradivskyy, Leiter des Bereichs Regulatory Affairs bei Pagero und Vorsitzender von OpenPeppol, einen ausführlichen Überblick über Peppol. Er wird die Feinheiten des Peppol-Netzwerks aufdecken und die am häufigsten gestellten Fragen beantworten.

Peppol (früher bekannt als PEPPOL) steht für Pan-European Public Procurement On-Line. Es handelt sich um einen Rahmen für den sicheren grenzüberschreitenden Austausch von elektronischen Geschäftsdokumenten. Peppol ist keine Plattform für den Dokumentenaustausch, sondern eher ein Netzwerk, das die vielen bestehenden Plattformen, die bereits von Unternehmen und öffentlichen Stellen genutzt werden, miteinander verbindet. Es handelt sich um eine IT-Infrastruktur, die es ermöglicht, Nachrichten an andere an das Netz angeschlossene Systeme zu senden. 

Es begann 2008 mit dem Ziel, den Handel zwischen europäischen Regierungen zu rationalisieren. Heute ist es jedoch global ausgerichtet und dient als universeller Rahmen für den Austausch elektronischer Dokumente zwischen Einrichtungen weltweit. 

Die Analogie zur Kreditkarte

Um Peppol besser zu verstehen, denken Sie einfach an Ihre Kreditkarte. Visa oder Mastercard kümmern sich nicht um die einzelnen Transaktionen in Ihrem örtlichen Café, sondern sie sorgen für die Governance - die Regeln, Standards und die Infrastruktur -, die es ermöglicht, dass Ihre Karte an Millionen von Orten auf der ganzen Welt akzeptiert wird. In ähnlicher Weise kümmert sich Peppol nicht um den direkten Austausch von Rechnungen oder anderen Dokumenten, sondern stellt den Rahmen bereit, der den sicheren und nahtlosen Austausch dieser Dokumente über verschiedene Plattformen ermöglicht.

Hören Sie sich an, wie Hertzbert Casseus, Regulatory Associate bei Pagero, erklärt, wie Peppol den nahtlosen Austausch von elektronischen Rechnungen und Dokumenten erleichtert, die manuelle Bearbeitung reduziert und die Effizienz steigert.

Die weltweite Verbreitung von Peppol spiegelt die zunehmende Anerkennung seines Potenzials wider, Beschaffungsprozesse zu rationalisieren und die Effizienz des grenzüberschreitenden Handels zu steigern. 

Singapur war eines der ersten nichteuropäischen Länder, das die Vorteile von Peppol erkannte und es in sein landesweites E-Invoicing-Netz integrierte. Australien und Neuseeland folgten und setzten Peppol ein, um die Effizienz und Interoperabilität ihrer digitalen Volkswirtschaften zu verbessern. Mit der Einführung von Peppol PINT erhielten auch Japan und Malaysia den Status einer Behörde und schlossen sich der Einführung von Peppol an.

Die Länder erkunden die Möglichkeiten von Peppol und erwägen seine Einführung, um ihre elektronischen Rechnungs- und Beschaffungssysteme zu verbessern. Dieses Interesse ist Teil eines umfassenderen Vorstoßes zur digitalen Transformation und wirtschaftlichen Integration in der Region.

Das wachsende Interesse an Peppol kann als Mittel zur Beschleunigung des digitalen Handels und der staatlichen Beschaffungsprozesse betrachtet werden. Da sich diese Regionen auf digitale Innovation und wirtschaftliche Diversifizierung konzentrieren, ist Peppol ein vielversprechender Wegbereiter. 

Wie also ist Peppol strukturiert und verwaltet? Wer sind die Hauptakteure, die das reibungslose Funktionieren des Peppol-Netzwerks gewährleisten?

OpenPeppol: An der Spitze des Peppol-Netzwerks steht OpenPeppol, eine gemeinnützige Organisation, die für die Verwaltung und strategische Weiterentwicklung von Peppol verantwortlich ist. OpenPeppol ist aus den kollektiven Bestrebungen seiner Mitglieder entstanden und koordiniert die Standards und Rahmenwerke des Netzwerks, um ein Umfeld zu fördern, in dem Interoperabilität die Norm und nicht die Ausnahme ist. OpenPeppol ist der Verwalter der Peppol-Spezifikationen und regelt das Netzwerk mit Blick auf die Gewährleistung von Konsistenz, Sicherheit und Konformität bei allen Interaktionen.

Peppol-Behörde: Die Peppol-Behörden fungieren als regulatorische Leuchttürme innerhalb des Peppol-Ökosystems. Dabei handelt es sich um benannte Organisationen, die oft an Regierungsstellen oder Sektoren gebunden sind und den Peppol-Rahmen in bestimmten Gebieten oder Märkten überwachen. Zu ihren Aufgaben gehören die Akkreditierung von Dienstanbietern, die Überwachung der Einhaltung der Peppol-Standards und die Erleichterung der lokalen Einführung. Diese Behörden dienen als regionale Anker, die sicherstellen, dass die universellen Grundsätze von Peppol auf die lokalen Anforderungen und rechtlichen Rahmenbedingungen zugeschnitten sind.

Serviceanbieter: (früher als Access Point bezeichnet) Die Hauptadern des Peppol-Netzes sind die Serviceanbieter, die früher als Access Points bezeichnet wurden. Sie stellen die technologische Infrastruktur bereit, die es den Teilnehmern ermöglicht, E-Dokumente über Peppol zu senden und zu empfangen. Sie fungieren als Gateways und übersetzen Geschäftsdokumente in ein gemeinsames Peppol-Format, das einen reibungslosen Informationsaustausch zwischen unterschiedlichen Systemen ermöglicht. Die Unternehmen stellen eine Verbindung zu einem Dienstanbieter her, der dann die sichere Übertragung von Dokumenten an jedes andere Unternehmen innerhalb des Peppol-Netzes übernimmt, unabhängig von dessen Standort oder Branche.

Peppol-Communities: Das Lebenselixier von Peppol sind seine Communities - Gruppen von Nutzern und Interessenvertretern, einschließlich Unternehmen, Behörden und Dienstleistern. Diese Gruppen sind Foren der Zusammenarbeit, in denen bewährte Verfahren ausgetauscht und Wissen verbreitet wird. Innerhalb dieser Gemeinschaften können die Mitglieder Implementierungen, Innovationen und Anpassungen an ihre sich entwickelnden geschäftlichen Anforderungen oder gesetzlichen Rahmenbedingungen diskutieren. Diese Gemeinschaften fördern nicht nur die Zusammenarbeit, sondern auch die gemeinsame Weiterentwicklung und Verfeinerung der Peppol-Standards. 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Architektur von Peppol durch einen Rahmen aufrechterhalten wird, in dem jeder Akteur zur Robustheit und Vitalität des Netzwerks beiträgt und gewährleistet, dass die weltweit gesprochene Geschäftssprache kohärent, verbunden und kontinuierlich ist. Das Verständnis der Rollen und Interaktionen dieser Akteure ist für jedes Unternehmen, das sich erfolgreich im Peppol-Ökosystem bewegen will, von entscheidender Bedeutung.

Wenn ein Unternehmen eine Rechnung verschicken will, erstellt es das Dokument mit seiner eigenen Buchhaltungssoftware. Diese Software ist so eingerichtet, dass sie Peppol-kompatibel ist, d. h. sie kann die Peppol-Sprache "sprechen" und "verstehen", da sie den BIS-Spezifikationen folgt. Sobald die Rechnung fertig ist, wird sie an einen Peppol-Dienstleister - manchmal auch als Access Point bezeichnet - gesendet. 

Dieser Dienstanbieter fungiert als Brücke zwischen der Software des Absenders und der Plattform des Empfängers. Er übersetzt die Rechnung in das Peppol-Standardformat und sendet sie mit dem sicheren AS4-Protokoll über das Netzwerk. Der Dienstleister des Empfängers empfängt die Rechnung, wandelt sie wieder in ein Format um, das die Software des Empfängers verstehen kann, und stellt sie zu.

Während dieses Prozesses spielen der Service Metadata Publisher (SMP) und der Service Metadata Locator (SML) eine entscheidende Rolle bei der Lenkung des Datenverkehrs und stellen sicher, dass das Dokument an die richtige Adresse gesendet wird. Das Peppol-Verzeichnis kann verwendet werden, um diese Adressen nachzuschlagen, ähnlich wie ein Online-Telefonbuch.

Die Vorteile des Governance-Modells von Peppol 

Das Schöne am Governance-Modell von Peppol ist, dass es die Komplexität des Umgangs mit unterschiedlichen nationalen Standards und Formaten für die elektronische Rechnungsstellung beseitigt. Die Unternehmen müssen sich keine Gedanken darüber machen, ob ihre Dokumente mit den Systemen des Empfängers kompatibel sind, solange beide Peppol-konforme Software und Service Provider verwenden. Dieser einheitliche Ansatz macht auch die Einhaltung verschiedener internationaler E-Invoicing-Vorschriften einfacher.

Das Peppol-Netzwerk bietet einen besonderen Ansatz für den elektronischen Dokumentenaustausch, der sich von nationalen Systemen wie KSeF in Polen oder SDI in Italien unterscheidet, die als zentralisierte Modelle bezeichnet werden können. Im Folgenden wird erläutert, was den Ansatz von Peppol einzigartig macht und wie er sich von diesen länderspezifischen Lösungen unterscheidet. 

Das 4-Ecken-Modell von Peppol: Das Wesen des 4-Ecken-Modells von Peppol liegt in seinem dezentralen Charakter und in der Flexibilität, die es bietet:

Zwischen den Ecken 2 und 3 befindet sich das Peppol-Netz, das den Austausch von Dokumenten zwischen Dienstleistern ermöglicht. Jeder Dienstanbieter kann sich mit jedem anderen verbinden, solange er die Peppol-Standards einhält, wodurch ein umfassendes interoperables Netz entsteht. 

Zentralisiertes/Clearance-Modell: Im Gegensatz dazu arbeiten nationale Systeme wie KSeF und SDI auf einer einzigen Plattform:

5-Ecken-Modell von Peppol (Peppol CTC) bietet eine robuste Infrastruktur, die mit den Zielen von CTC (kontinuierliche Transaktionskontrollen) übereinstimmt, indem sie den sofortigen Austausch von E-Dokumenten ermöglicht. Diese Fähigkeit ist von entscheidender Bedeutung, da zentralisierte Systeme häufig verlangen, dass die Rechnungsdaten den Steuerbehörden zum Zeitpunkt der Transaktion oder zeitnah übermittelt werden. 

Peppol CTC wurde so konzipiert und aufgebaut, dass es die geschäftlichen und rechtlichen Anforderungen erfüllt, die dem DCTCE-Konzept (Decentralised CTC and Exchange Model) entsprechen. Unternehmen können in diesem Modell akkreditierte Service Provider (C2 und C3) für den Austausch von Dokumenten in einer Standardstruktur wählen, aber auch Regierungen können Transaktionsdaten in Echtzeit von einem Zugangspunkt (C5) für die Plattform der Steuerbehörde erhalten.

Pagero: Pioniere des Peppol CTC Frameworks 

Pagero, anerkannt als einer der Hauptarchitekten bei der Entwicklung des Peppol-Frameworks, hat eine entscheidende Rolle bei der Anpassung von Peppol an die CTC-Anforderungen gespielt. Sie haben zur Weiterentwicklung der Peppol-Spezifikationen beigetragen und sichergestellt, dass diese den Anforderungen der Echtzeit-Steuerberichterstattung gerecht werden. 

Durch die enge Zusammenarbeit mit OpenPeppol und verschiedenen Steuerbehörden hat Pagero dafür gesorgt, dass der Peppol-Rahmen an der Spitze des technologischen Fortschritts bei der Einhaltung von Steuervorschriften bleibt. Das Fachwissen von Pagero hat entscheidend dazu beigetragen, dass Peppol nicht nur die aktuellen CTC-Anforderungen unterstützt, sondern auch flexibel genug ist, um sich an künftige Änderungen in der Steuergesetzgebung anzupassen.

Die Anwendung von Peppol geht weit über die elektronische Rechnungsstellung hinaus und bietet Vorteile, die den modernen, effizienten und sicheren globalen Handel rationalisieren. Unternehmen, die Peppol einsetzen, profitieren von einer Reihe von Vorteilen, die ihre Abläufe erheblich verbessern können. 

Interoperabilität und Standardisierung: Mit Peppol können verschiedene Systeme mühelos miteinander kommunizieren, was eine Standardisierung von Geschäftsdokumenten ermöglicht. Dies bedeutet weniger Komplexität im Umgang mit internationalen Partnern und erleichtert die Markterweiterung und die Rationalisierung der Abläufe.

Höhere Effizienz und geringere Kosten: Das Netz ermöglicht den Austausch verschiedener Geschäftsdokumente, wodurch der Zeit- und Kostenaufwand für die manuelle Bearbeitung verringert wird. Die Automatisierung führt zu weniger Fehlern, saubereren Daten und weniger Zeitaufwand für die Beilegung von Streitigkeiten. 

Verbesserte Sicherheit und Compliance: Peppol hält sich an strenge Sicherheitsprotokolle, die gewährleisten, dass die ausgetauschten Dokumente sicher sind und den internationalen Standards entsprechen. Dies ist entscheidend für den Schutz von Daten und die Aufrechterhaltung des Vertrauens in das digitale Ökosystem. 

Datenzugriff in Echtzeit: Der unmittelbare Zugriff auf Transaktionsdaten ermöglicht eine schnellere Entscheidungsfindung und ein effizienteres Lieferketten- und Cashflow-Management. Einblicke in Echtzeit können die geschäftliche Agilität fördern und die operative Reaktionsfähigkeit verbessern.

Nachhaltig: Durch die Verringerung des Papierverbrauchs unterstützt Peppol die Bemühungen um Nachhaltigkeit, die für Verbraucher und Aufsichtsbehörden immer wichtiger werden. 

Skalierbarkeit: Peppol ist so konzipiert, dass es mit dem Unternehmen mitwächst und neue Handelspartner und Expansionen aufnehmen kann, ohne dass die bestehenden Transaktionsprozesse überarbeitet werden müssen. 

Bessere Geschäftsinformationen: Die Daten von Peppol können für Analysen verwendet werden und liefern Erkenntnisse, die strategische Geschäftsentscheidungen vorantreiben. Sie helfen dabei, Einkaufstrends zu verstehen und die Effektivität der Lieferkette zu bewerten. 

Vereinfachtes Onboarding von Kunden und Lieferanten: Mit Peppol wird das Hinzufügen neuer Kunden und Lieferanten einfacher, da die technischen Hürden, die normalerweise mit der Herstellung elektronischer Verbindungen verbunden sind, reduziert werden. 

Die Einführung von Peppol bedeutet, dass Sie sich auf ein System einlassen, das die digitale Transformation unterstützt, die Effizienz fördert und das Unternehmenswachstum unterstützt. Es ist eine Investition in eine Zukunft, in der digitale und automatisierte Prozesse das Rückgrat des globalen Handels sind.

Peppol entwickelt sich weiter und hat einen immer stärkeren Einfluss auf die globale digitale Handelslandschaft. Ursprünglich wurde Peppol im europäischen öffentlichen Beschaffungswesen eingesetzt und findet nun weltweit, insbesondere in Asien, Nord- und Südamerika und Afrika, großen Anklang. Diese Expansion unterstreicht seine wachsende Bedeutung für effiziente und standardisierte elektronische Transaktionen weltweit.

Im vielfältigen Ökosystem von Peppol reichen die Dienstleister von Anbietern, die eine einfache Konnektivität anbieten, bis hin zu Full-Service-Einrichtungen, die umfassende Compliance- und Support-Lösungen bereitstellen. Einfache Peppol-Diensteanbieter ermöglichen in erster Linie den Austausch von Standarddokumenten über Zugangspunkte innerhalb des Netzes. Im Gegensatz dazu bieten Full-Service-Provider ein breiteres Spektrum an Dienstleistungen an, darunter die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften, die Konvertierung von Dokumenten, die Archivierung und erweiterte Analysen. Solche umfassenden Lösungen sind vor allem für Unternehmen von Vorteil, die sich in einem komplexen regulatorischen Umfeld mit mehreren Rechtsordnungen bewegen.

Inmitten dieser Vielfalt sticht Pagero als zentrale Kraft für das Wachstum von Peppol hervor. Pagero ist nicht nur ein führender Dienstleister, sondern gestaltet aktiv die strategische Ausrichtung des Netzwerks und die Entwicklung von Standards. Seine Zusammenarbeit mit Regierungen auf der ganzen Welt zeigt nicht nur den Einfluss von Pagero, sondern spiegelt auch sein Engagement für die Förderung von Innovation und Übernahme innerhalb der Peppol-Gemeinschaft wider.

Der Ansatz von Pagero geht über reine Konnektivität hinaus. Es ist ein Engagement für Innovation und Compliance, das Pagero zu einem wertvollen Partner im Peppol-Ökosystem macht. Durch die Erleichterung eines nahtlosen, konformen grenzüberschreitenden Dokumentenaustauschs befähigt Pagero Regierungen und Unternehmen, vertrauensvoll am internationalen Handel teilzunehmen und spielt damit eine Schlüsselrolle bei der globalen Expansion von Peppol.

Für Unternehmen, die eine Integration von Peppol in Erwägung ziehen, ist die Wahl des Dienstanbieters entscheidend. Die Entscheidung sollte sich an den spezifischen Anforderungen des Unternehmens orientieren, sei es für einen einfachen Zugang oder für umfassendere Dienstleistungen, die mit den allgemeinen Strategien der digitalen Transformation übereinstimmen.

Peppol entwickelt sich schnell zu einem unverzichtbaren Werkzeug im sich entwickelnden Bereich des elektronischen Dokumentenaustauschs, das eine verbesserte Effizienz, Compliance und globale Konnektivität ankündigt. Angesichts des Wandels der digitalen Wirtschaft lohnt es sich zu fragen: Ist Ihr Unternehmen darauf vorbereitet, die Chancen zu nutzen, die Peppol in dieser sich schnell verändernden digitalen Landschaft bietet?