Mikä on Peppol?

Peppol on yhteinen kehys sähköisten liikeasiakirjojen turvalliseen rajat ylittävään välitykseen. Kehyksen alkuperäisenä tarkoituksena vuonna 2008 oli helpottaa Euroopan maiden julkishallinnon välistä kauppaa. Nykyään se on kehittynyt paljon alkuperäistä tarkoitusta pidemmälle, ja tavoitteena on mahdollistaa yksinkertainen ja turvallinen sähköisten asiakirjojen vaihto julkisten ja yksityisten tahojen välillä maailmanlaajuisesti.

Peppol ei ole alusta asiakirjojen välitykseen, pikemminkin verkosto, joka yhdistää lukuisat olemassa olevat alustat, joita yritykset ja julkishallinnon yksiköt jo käyttävät. On kyse IT-infrastruktuurista, joka mahdollistaa liittymisen ja asiakirjojen lähettämisen muihin verkostoihin jo yhdistettyihin järjestelmiin.

Liiketoimintaprosessien digitalisointi on yhä yleisempää, ja sähköisten sanomien, erityisesti verkkolaskujen, käytöllä on merkittävä rooli tässä muutoksessa. Verkkolaskutus on nopeampaa, kustannustehokkaampaa ja luotettavampaa kuin paperi- ja sähköpostitse lähetetyt PDF-laskut.

Yhä useammassa maassa sähköiseen laskutukseen liittyvät lakivaatimukset yleistyvät, ja Peppolista on tullut laajalti valittu kehys laskujen välitykseen. Infrastruktuuri takaa turvallisen sanomavälityksen ja helpon tunnistamisen verkkolaskuja lähettäville ja vastaanottaville yrityksille. Myös yksityiset yritykset alkavat hyödyntää verkkolaskutusta, ja Peppolista on tulossa suosittu valinta.

Jotkin verkkolaskutusverkostot ovat suljetuilla lähdekoodeilla suojattuja verkkoja, jolloin yhteyden muodostaminen muiden yritysten, toimialojen, maiden tai alueiden järjestelmiin ei ole mahdollista. Peppol on avoin ja yhteentoimiva verkosto, jonka tarkoituksena on kuroa umpeen organisaatioiden välisen viestinnän aukot eri järjestelmissä ja verkostoissa.

Tällä hetkellä Peppolia käyttää 31 Euroopan maata, Australia, Kanada, Uusi-Seelanti, Singapore, Etelä-Afrikka ja Yhdysvallat.

Käyttääksesi verkostoa, sinun on muodostettava yhteys sertifioituun Peppol-palveluntarjoajaan. Palveluntarjoaja yhdistää yrityksesi verkostoon, jolloin pystyt lähettämään verkkolaskuja ja muita sähköisiä asiakirjoja oikeassa muodossa. Verkkolaskujen vastaanottamiseen on hankittava Peppol-tunnus. Tunnus on yksilöllinen tunnusnumero, jonka palveluntarjoaja yleensä voi antaa. Lue lisää ja pyydä käyttöoikeudet.

Lyhyesti sanottuna Peppol on infrastruktuuri sähköisten asiakirjojen välittämiseen ja Peppol BIS (Business Interoperability Specifications) on infrastruktuurin kautta lähetettävien asiakirjojen oletusmuoto. Peppol BIS toimii mallina ja sääntökokonaisuutena sähköisten asiakirjojen tietojen jäsentämiseksi.

Peppol-hakemistossa, joka tunnetaan myös verkon ”keltaisina sivuina”, luetellaan kaikki tahot, jotka haluavat vastaanottaa asiakirjoja integroidun verkoston kautta. Hakemiston avulla yritysten on helppo löytää toisensa ja tunnistaa toistensa digitaaliset valmiudet.

OpenPeppol on voittoa tavoittelematon ja kiinnostuneista yrityksistä koostuva yhteenliittymä, joka kokoontuu säännöllisesti varmistaakseen, että Peppol on edelleen tehokas infrastruktuuri sähköisten asiakirjojen välittämiseen.

Yhteenliittymä tekee tiivistä yhteistyötä useiden eri sidosryhmissä toimivien eturyhmien sekä Peppolia käyttävien maiden edustajien kanssa. Peppol-palveluntarjoajien kanssa yhteistyössä toimivat organisaatiot voivat näin ollen luottaa siihen, että verkossa välittyvät sähköiset asiakirjat ovat täysin vaatimustenmukaisia.

Infrastruktuuria vahvistetaan entisestään akkreditoitujen palveluntarjoajien perusteellisella hyväksymisprosessilla, joka toteutetaan joko OpenPeppolin tai paikallisen Peppol-viranomaisten kautta.

Mikäli jokin maa päättää ottaa Peppolin käyttöön, se voi joko noudattaa kaikkia OpenPeppolin määrittelemiä määräyksiä tai perustaa oman paikallisen Peppol-viranomaisen. Oman Peppol-viranomaisen myötä voi käyttöönottaa maakohtaisia sääntöjä, joilla pystytään paremmin sääntelemään paikallista sanomaliikennettä.

Tätä nykyä on olemassa 15 paikallista Peppol-viranomaista, joista monilla on jonkin verran OpenPeppolin määräyksistä poikkeavia sääntöjä. Poikkeamia ovat muun muassa maakohtaiset asiakirjatyypit, rekisteröinti tiettyyn SMP:hen (service metadata publisher) tai viestintäprotokolla AS4:n valtuutettu varhainen käyttöönotto.

Kun viranomainen mukauttaa sääntöjä, myös paikallisten palveluntarjoajien on mukautettava toimintaansa yhteentoimivuuden ja vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi määrätyllä markkina-alueella.

Pagero on akkreditoitu palveluntarjoaja ja OpenPeppolin aktiivinen jäsen, mutta miten tämä helpottaa liiketoimintaasi?