Compliance-ratkaisumme

Vaatimustenmukaisuus verkkolaskutuksessa tarkoittaa, että yrityksesi saapuvat ja/tai lähtevät laskut täyttävät toimintamaiden oikeudelliset, tekniset ja verotukselliset vaatimukset. 

Vaatimustenmukaisuuden ylläpitäminen on tärkeää, sillä sen avulla voidaan estää sakot ja toimintahäiriöt sekä varmistaa laskujen sujuva käsittely.

Vaatimusten noudattamatta jättäminen voi aiheuttaa viiveitä transaktioiden käsittelyssä ja vaikuttaa yrityksesi asiakas- ja toimittajasuhteisiin. Vaatimusten noudattaminen auttaa yritystäsi toimimaan turvallisesti ja tehokkaasti kansainvälisillä markkinoilla.

Digitaaliset raportointivaatimukset (Digital Reporting Requirements, DRR) ovat veroviranomaisten ja valtion elinten laatimia säännöksiä, jotka edellyttävät yrityksiä toimittamaan talous- ja verotietoja tietyissä digitaalisissa muodoissa. Vaatimuksilla pyritään tehostamaan verosäännösten noudattamista, parantamaan tilinpäätösraportoinnin tarkkuutta ja täsmällisyyttä sekä virtaviivaistamaan auditointiprosesseja. 

DRR-vaatimukset edellyttävät yleensä yksityiskohtaisten taloustietojen, kuten transaktiotietojen, sähköistä toimittamista standardoiduissa formaateissa ja erityisissä tiedostorakenteissa. Näin veroviranomaiset voivat analysoida tietoja tehokkaammin, vähentää veronkiertoa ja vähentää sekä yritysten että viranomaisten hallinnollista taakkaa.

Digitaaliset raportointitavat vaativat usein yksityiskohtaisempia tietoja kuin perinteiset veroilmoitukset, ja ne saattavat edellyttää tietojen toimittamista säännöllisesti, esimerkiksi kuukausittain, neljännesvuosittain tai vuosittain. 

Kun hallitukset ympäri maailmaa omaksuvat yhä laajemmin digitaalisia strategioita verohallinnossa, DRR-käytännöistä on tullut keskeinen osa talousraportoinnin nykyaikaistamista ja yritystoiminnan läpinäkyvyyden parantamista.

Jatkuva transaktiovalvonta (Continuous Transaction Controls, CTC) sisältää mekanismeja, joiden avulla veroviranomaiset saavat transaktiotietoja reaaliaikaisesti tai lähes reaaliaikaisesti, varmistaen näin vaatimustenmukaisuuden.

Tämä vaikuttaa liiketoimintaan lisäämällä laskutusprosessiin vaatimustenmukaisuuden tarkistusvaiheen, johon voi sisältyä ennakkotarkastus ennen laskujen viimeistelyä. Voit lukea lisää eri maiden hyödyntämistä CTC-malleista blogiartikkelistamme. 

CTC-mallit tarjoavat etuja, kuten läpinäkyvyyden lisääntymistä, mutta voivat myös aiheuttaa viiveitä, jos järjestelmiä ei ole optimoitu reaaliaikaiseen raportointiin. Pageron automaattinen Compliance-ratkaisu voi auttaa yritystäsi täyttämään nämä vaatimukset saumattomasti.

Sekä verkkolaskutus että CTC:t ovat mekanismeja liiketoimintatietojen hallinnoimiseksi, mutta niillä on eri tarkoitukset ja ne toimivat eri tavoin:

• Verkkolaskutus tarkoittaa ostajien ja toimittajien välisten laskujen digitaalista laatimista, lähettämistä ja käsittelyä. Sen päätavoitteena on virtaviivaistaa laskutuksen työnkulkuja, parantaa tietojen tarkkuutta, vähentää paperin käyttöä ja lisätä tehokkuutta. Verkkolaskutus edellyttää yleensä, että yritykset ottavat käyttöön standardoidut digitaaliset laskumuodot, mikä helpottaa laskujen automaattista käsittelyä ja hallintaa kansainvälisesti.
• Jatkuva transaktiovalvonta (CTC) menee vielä pidemmälle, sillä sen avulla veroviranomaiset voivat osallistua suoraan transaktioprosessiin. CTC:n avulla veroviranomaiset saavat transaktiotiedot reaaliajassa tai lähes reaaliajassa, ja usein vaaditaan laskun ennakkotarkastusta ennen sen saapumista vastaanottajalle. CTC-tietojen avulla hallitukset voivat varmistaa verosäännösten noudattamisen, minimoida petokset ja varmistaa oikean veroraportoinnin.

Kun verkkolaskutuksessa keskitytään liikekumppaneiden välisen laskutuksen digitalisointiin ja tehostamiseen, CTC painottaa viranomaisten reaaliaikaista sääntelyvalvontaa. Monet maat käyttävät näitä molempia, jolloin verkkolaskutus toimii perustana ja CTC tukee sääntöjen noudattamista ja avoimuutta.

Digitaaliset raportointivaatimukset (DRR) ja digitaalinen jatkuva transaktioraportointi (DCTR) sijoittuvat verkkolaskutuksen ja CTC-tietojen väliin, kun on kyse viranomaisvalvonnasta ja reaaliaikaisesta raportoinnista.

• DRR viittaa velvollisuuteen toimittaa vakiomuotoisia sähköisä raportteja taloustiedoista veroviranomaisille yleensä määräajoin (esim. kuukausittain tai neljännesvuosittain). Vaikka tämä edellyttää sähköistä toimittamista, se ei välttämättä edellytä reaaliaikaista tai tapahtumakohtaista raportointia.
• DCTR on toistuvampi ja yksityiskohtaisempi raportointimuoto, jossa liiketoimintatiedot toimitetaan veroviranomaisille lähes reaaliaikaisesti tai hyvin usein. Se on yksityiskohtaisempi kuin DRR, mutta siihen ei tyypillisesti liity CTC:n ennakkotarkastuksia.

Monet maat ympäri maailmaa, mukaan lukien EU-maat, Latinalaisen Amerikan maat ja Aasian maat, edellyttävät nyt sähköistä laskutusta, ja jokaisella on omat tekniset ja säädösvaatimuksensa. Voit saada maakohtaisen yhteenvedon laeista julkisesti saatavilla olevasta Pageron Regulatory Atlaksesta.

Nämä vaatimukset voivat sisältää erityisiä formaatteja, tietoelementtejä, digitaalisia allekirjoituksia ja hyväksymisprosesseja. Joissakin tapauksissa laskut on hyväksyttävä veroviranomaisen toimesta ennen niiden toimittamista asiakkaille

Sääntöjen noudattamatta jättämisestä määrättävät seuraamukset vaihtelevat maittain, mutta ne voivat sisältää sakkoja, viiveitä tai vakavissa tapauksissa jopa liiketoiminnan keskeyttämisen.

Jotkin maat voivat määrätä huomattavia taloudellisia seuraamuksia yrityksille, jotka eivät noudata sääntöjä, kun taas toiset maat voivat rajoittaa liiketoimintalupien myöntämistä.

Lisäksi sääntöjen noudattamatta jättäminen voi johtaa veroviranomaisten tehotarkkailuun, mikä voi vaikuttaa yrityksen maineeseen ja suhteisiin. Vaatimustenmukaisuus on ratkaisevan tärkeää yrityksen toiminnan ja aseman suojaamiseksi asiakkaiden ja kumppaneiden keskuudessa.

Pageron ratkaisu automatisoi CTC-raportoinnin lähettämällä transaktiotiedot veroviranomaisille vaatimusten mukaan ja varmistamalla, että kaikki transaktiot täyttävät lakivaatimukset ennen niiden viimeistelyä.

Automatisointi tehostaa aikaa vievää manuaalista prosessia ja auttaa ehkäisemään vaatimusten noudattamatta jättämisestä aiheutuvia viivästyksiä.

Verkkolaskutuksen Compliance-ratkaisu on suunniteltu käsittelemään reaaliaikaisia tai lähes reaaliaikaisia raportointivaatimuksia, jotta transaktiot etenevät sujuvasti. Integroimalla CTC-vaatimukset työnkulkuihin Pagero varmistaa toiminnan sujuvuuden tiukan valvonnan alaisena.

Pageron verkkolaskutuksen Compliance-ratkaisu on suunniteltu käsittelemään useiden eri lainkäyttöalueiden vaatimusten kompleksisuutta sekä automatisoimaan päivitykset ja mukautukset säädösten muuttuessa.

Regulatory Affairs -tiimimme seuraa jatkuvasti kunkin lainkäyttöalueen säädöspäivityksiä. Uudet määritykset integroidaan sisäiseen formaattiimme, mikä mahdollistaa päivitykset ilman vaikutusta työnkulkuihisi.  

Keskittämällä säädösten noudattamisen hallinnan Pageron avulla voit käsitellä eri maiden erilaisia vaatimuksia yhdessä paikassa. Ratkaisu integroituu olemassa oleviin talousjärjestelmiin, mikä tekee vaatimusten noudattamisesta saumattoman osan laskutusprosessia. Pagero vähentää manuaalista työtä, ja voit luottaa siihen, että yrityksesi täyttää paikalliset määräykset kaikilla toiminta-alueillaan.

Pageron Compliance-ratkaisu integroituu mihin tahansa ERP-järjestelmään, jolloin vaatimustenmukaisuus voidaan hallita ilman häiriöitä olemassa oleviin prosesseihin. Joustava integrointi ulottuu kuitenkin paljon toiminnanohjausjärjestelmiä pidemmälle. Yhdistämme ratkaisun mihin tahansa lähdejärjestelmään, olipa kyseessä CRM-järjestelmä, työnkulku, veroteknologia, laskutusjärjestelmä tai väliohjelmisto. 

Kyllä, verkkolaskutus- ja CTC-vaatimukset vaikuttavat merkittävästi ostolaskuprosesseihin. Ostolaskuautomaation ratkaisumme on suunniteltu tukemaan näiden muutosten sujuvaa hallintaa. Maissa, joissa on käytössä verkkolaskutus ja jatkuva transaktiovalvonta (CTC), ostoreskontratiimit joutuvat usein suorittamaan lisävaiheita. Näihin kuuluu esimerkiksi saapuvien laskujen vaatimustenmukaisuuden validointi ennen käsittelyä sekä tietojen oikeellisuuden ja standardien täyttymisen varmistaminen ennen maksua.

Compliance-ratkaisumme integroituu suoraan ostolaskujärjestelmiin, mikä mahdollistaa saapuvien laskujen validoinnin, täydentämisen ja esiselvityksen paikallisten säädösten mukaisesti. Tämä varmistaa, että kaikki laskut ovat vaatimustenmukaisia ennen työnkulkuun saapumista, mikä vähentää maksuviivästysten, sakkojen tai virheiden riskiä.

Automatisoimalla vaatimustenmukaisuuden tarkistukset ja tietojen validoinnin, autamme pitämään ostolaskuprosessit tehokkaina, täsmällisinä ja vaatimustenmukaisina. Tämä mahdollistaa keskittymisen strategisiin tehtäviin ja pysymisen ajan tasalla kehittyvistä lakivaatimuksista. Pageron avulla reskontratiimisi on aina valmiina vastaamaan muuttuvan säädösympäristön vaatimuksiin.

Pageron verkkolaskutusta koskeva Compliance-ratkaisu tukee useita eri formaatteja ja standardeja, mikä takaa saumattoman sähköisen laskutuksen eri toimialoilla ja alueilla. Esimerkkejä tuetuista formaateista:

• cXML: Laajasti käytetty protokolla, jonka avulla hankintaorganisaatiot, toimittajat, palveluntarjoajat ja operaattorit voivat viestiä käyttäen yhtä avointa ja standardoitua muotoa.

• PEPPOL BIS: Standardi, joka on kehitetty maiden välisiä julkisia hankintoja varten Euroopan unionissa ja jolla taataan yhteentoimivuus ja EU:n säännösten mukaisuus.

• UBL 2.1: Universal Business Language, standardoitu XML-asiakirjaformaatti, jota käytetään maailmanlaajuisesti sähköisessä kaupankäynnissä.

• Finvoice and TEAPPSXML: Suomen kansalliset sähköiset laskumuodot, jotka ovat eurooppalaisen standardin mukaisia.

Tässä on vasta muutamia. Ota yhteyttä meihin, niin saat kattavan katsauksen tuetuista formaateista.

Pagero varmistaa maakohtaisten verkkolaskutusvaatimusten noudattamisen ennakoivalla ja kattavalla lähestymistavalla:

• Suora yhteistyö paikallisten viranomaisten kanssa: Teemme aktiivisesti yhteistyötä valtion elinten ja sääntelyviranomaisten kanssa saadaksemme tarkkaa ja ajantasaista tietoa verkkolaskutuksesta.

• Jatkuvat päivitykset sisäisiin formaatteihin: Tiimimme varmistaa jatkuvasti, että sisäiset järjestelmämme täyttävät viimeisimmät lakivaatimukset ja että asiakkaidemme laskutusprosessit pysyvät vaatimustenmukaisina säädösten kehittyessä.

• Suorat yhteydet liikekumppaneihin ja viranomaisiin: Pageron verkosto mahdollistaa suoria yhteyksiä muihin yrityksiin sekä valtiollisiin alustoihin ja infrastruktuureihin. Kaksivaiheinen sisäinen formaattimme tekee validointeja ja täydennyksiä, jotta verkoston kautta lähetetyt verkkolaskut noudattavat vastaanottavan osapuolen vaatimuksia, olipa kyseessä sitten liikekumppani tai viranomainen. Pagero tukee kaikkia CTC-malleja. 

Tämän lähestymistavan ansiosta voimme tarjota luotettavan, vaatimustenmukaisen verkkolaskutusratkaisun, joka on räätälöity yli 80 maan eri vaatimusten mukaisesti.

Verkkolaskutuksen Compliance-ratkaisumme on suunniteltu turvallisuutta ja luotettavuutta silmällä pitäen. Noudatamme tiukkoja tietosuojastandardeja, mukaan lukien GDPR-vaatimukset, ja meillä on mm. ISO 27001/27701 -sertifikaatit, jotka osoittavat sitoutumisemme ensiluokkaiseen tietoturvanhallintaan.

Näillä toimenpiteillä varmistamme, että laskutusprosessisi ovat turvallisia, luotettavia ja vaatimustenmukaisia kaikilla lainkäyttöalueilla.

Kattava resurssitietokantamme ja jatkuva tukemme pitävät yrityksesi ajan tasalla verkkolaskutuksen vaatimustenmukaisuudesta:

• Regulatory Atlas: Yksityiskohtainen ja ajantasainen tietokartta tarjoaa tietoa välillisestä verotuksesta, jatkuvasta transaktiovalvonnasta (CTC), verkkolaskutuksesta ja sähköisestä arkistoinnista eri puolilla maailmaa.
• Compliance Monitor: Kuukausittaiset sähköpostipäivityksemme pitää sinut ajan tasalla verkkolaskutuksen ja CTC:n maailmanlaajuisesta kehityksestä ja varmistaa, ettet jää paitsi säädösten muutoksista.
• Maakohtaiset Compliance -raportit: Tilaa syvällisiä, markkina-aluekohtaisia raportteja, jotta saat selkeän käsityksen paikallisista verkkolaskutusvaatimuksista.
• Compliance Alerts -ilmoitukset: Saat reaaliaikaista tietoa seuraamiesi maiden säädöspäivityksistä.
• Center of Excellence: Monikielinen asiantuntijatiimimme on valmis antamaan henkilökohtaista ohjausta ja tukea verkkolaskutus- ja CTC-vaatimusten noudattamiseen.
• Webinaarit: Pageron ja laajan kumppaniverkostomme asiantuntijat jakavat tietoa säädösten kehitysaskeleista ja uusista suuntauksista.  
• Sisäänrakennettu vaatimustenmukaisuus: Integroimme compliance-vaatimukset suoraan teknologiaamme ja varmistamme paikallisten säädösten saumattoman noudattamisen.
• Compliance Library: Hanki kokonaisvaltainen näkemys verkkolaskutuksesta ja CTC-vaatimuksista, jotka ovat peräisin viranomaisilta ja joita Pageron säädösasiantuntijat tulkitsevat.  

Nämä resurssit ja palvelut tarjoavat jatkuvaa tukea, jotta yrityksesi pysyy ajan tasalla ja vaatimustenmukaisena.