Atrasos en los mandatos: qué hacer

No es inesperado, pero aún así es molesto cuando un mandato retrasado trastoca tu estrategia.

Pausar o retrasar acciones puede parecer razonable, pero no es el mejor enfoque. En lugar de redirigir el enfoque y el presupuesto a diferentes proyectos, utiliza el retraso como una oportunidad para aprovechar al máximo el tiempo extra y seguir avanzando. Los mayores obstáculos serán adaptarse a nuevas tecnologías y cambiar procesos y hábitos.

Desde una perspectiva técnica, las empresas a menudo comienzan a trabajar en un nuevo requisito más tarde de lo que deberían o subestiman su complejidad. Cualquier tiempo extra ganado con estos retrasos debe usarse para ponerse al día o, mejor aún, adelantarse en el desarrollo.

Es esencial considerar opciones viables que puedan ponerte por delante hasta que los mandatos entren en vigor, especialmente porque podrían surgir requisitos adicionales inesperados. Elegir al socio adecuado para ayudar a tomar decisiones es crítico en este proceso.

Al automatizar tus procesos de AR y AP y asegurar el cumplimiento del control continuo de transacciones (CTC), es crucial seleccionar un proveedor de servicios conocido por su fiabilidad e innovación. Tu proveedor elegido debe ofrecer tecnología que pueda adaptarse al futuro y cumplir con las exigentes demandas de distintas regulaciones locales. También deben tener un amplio alcance internacional para cumplir con los mandatos globales existentes y futuros. Esto incluye ofrecerte la flexibilidad para modificar implementaciones existentes en respuesta a los inevitables cambios regulatorios. Si tu proveedor actual no cumple con estos criterios, es esencial reevaluar sus capacidades y considerar los posibles desafíos que pueden surgir de estas deficiencias.

Para las organizaciones que buscan adoptar una Plataforma de Desmaterialización de Socios (PDP) en Francia, el primer paso debe involucrar la alineación con las especificaciones para las facturas electrónicas B2B y los ciclos de vida de las facturas establecidos por la DGFiP. Curiosamente, las PDP ya pueden facilitar el tráfico entre ellas, incluso antes de que el Portal Público de Facturación (PPF) esté operativo. Una vez que se lance el PPF, las organizaciones deberían entonces concentrarse en informar de las transacciones B2B internacionales y B2C.

Además, se ha aclarado que el requisito de las funcionalidades de AP que incluyen la recepción de facturas y el envío de estados de facturas, se aplicará a todas las empresas en Francia simultáneamente, independientemente de su tamaño. Se aconseja a las empresas que se preparen habilitando el procesamiento de datos XML y de líneas de detalle.

Dada la complejidad de las reformas en Francia, se aconseja un enfoque gradual para la automatización, en lugar de intentar abarcar todo a la vez. Esta estrategia proporciona tiempo adicional para adaptarse y optimizar los procesos necesarios.

Mientras tanto, el Ministerio de Finanzas de Polonia ha pospuesto la implementación del mandato KSeF hasta, al menos, enero de 2025, aunque es definitivo que el sistema será introducido. Se planifica una auditoría externa y una consulta pública con el sector empresarial para refinar el sistema. Al igual que en Francia, las empresas deben utilizar este retraso para revisar detenidamente los requisitos conocidos, en particular el complejo esquema XML VAT_FA derivado de las obligaciones de informes JPK, que puede no integrarse perfectamente con las prácticas habituales de facturación electrónica. Prepararse con antelación y entender el mandato puede ayudar a mitigar su impacto cuando se establezca la nueva fecha de implementación.

Por último, es importante recordar la inminente implementación de ViDA, que podría impactar significativamente en tus operaciones en hasta 27 Estados miembros de la UE y probablemente varios países vecinos, particularmente aquellos en el Espacio Económico Europeo (EEE). Debido a este amplio alcance, deberías considerar si es factible retrasar los esfuerzos en mandatos como los de Francia y Polonia teniendo en cuenta este próximo desafío.

Considera los mandatos e iniciativas que se han anunciado hasta ahora como solo la parte visible de un iceberg mucho mayor. Debajo de la superficie, hay una vasta extensión de países y gobiernos que aún no han tomado medidas o no se han decidido sobre un sistema específico. Es más prudente comenzar a evitar problemas potenciales ahora en lugar de lidiar con las consecuencias más tarde.

Si te encuentras con un retraso en el mandato, es crucial seguir actualizando tus procesos empresariales en preparación a cualquier nuevo cambio. Mantente fiel a tu estrategia original hasta que hayas cumplido con todos los estándares requeridos, integrado las últimas mejoras tecnológicas, mejorado la eficiencia operativa y preparado adecuadamente a tus equipos para los procedimientos venideros.