Compliance para la facturación electrónica

El compliance en facturación electrónica garantiza que las facturas entrantes y/o salientes de tu compañía cumplan con las normativas legales, técnicas y fiscales establecidas por los países en los que mantienes operaciones. 

Mantener el cumplimiento normativo es esencial porque evita multas e interrupciones operativas y garantiza el procesamiento sin contratiempos de las facturas.

La falta de cumplimiento puede provocar retrasos significativos en el procesamiento de las transacciones y afectar a tus relaciones con clientes y proveedores. Cumplir las normas ayuda a que tu empresa opere de manera segura y eficiente en un mercado global.

Los requisitos de declaración digital (DRR) son mandatos reglamentarios establecidos por las autoridades fiscales y organismos gubernamentales que exigen a las empresas que presenten datos financieros y fiscales en formatos digitales específicos. Estos requisitos tienen como objetivo optimizar el compliance tributario, mejorar la precisión y puntualidad de las declaraciones financieras y agilizar los procesos de auditoría. 

Los DRR suelen comportar el envío electrónico de información financiera detallada, incluidos datos de transacciones, utilizando formatos digitales estandarizados y estructuras de archivos específicas. 

Al implementar los DRR, las autoridades fiscales pueden analizar los datos de manera más eficiente, reducir la evasión fiscal y minimizar la carga administrativa tanto para las empresas como para los organismos gubernamentales. Estos sistemas de declaración digital a menudo exigen datos más detallados que las declaraciones de impuestos tradicionales y pueden precisar envíos de forma regular, por ejemplo, de forma mensual, trimestral o anual. 

A medida que los gobiernos de todo el mundo adoptan cada vez más estrategias digitales para la administración tributaria, los DRR se han convertido en un componente crucial para modernizar las declaraciones fiscales y garantizar una mayor transparencia en las operaciones comerciales.

Los controles continuos de las transacciones, o CTC, son mecanismos mediante los cuales las autoridades fiscales reciben datos de transacciones en tiempo real o casi real para verificar el cumplimiento normativo.

Esta configuración afecta a las operaciones comerciales al añadir un paso de compliance adicional en el proceso de transacción, que a veces puede implicar una autorización previa antes de finalizar las facturas. Lee nuestro blog para obtener más información sobre los diferentes tipos de modelos de CTC implementados en todo el mundo.

Los CTC ofrecen ventajas, como una mayor transparencia, pero también pueden introducir retrasos si tus sistemas no están optimizados para la declaración en tiempo real. Una solución de compliance automatizada como la nuestra puede ayudarte a cumplir estos requisitos sin problemas.

La facturación electrónica y los CTC son mecanismos para gestionar datos de transacciones, pero sirven para diferentes propósitos y funcionan de maneras distintas:

• La facturación electrónica se refiere a la creación, transmisión y procesamiento digitales de facturas entre compradores y proveedores. Su principal objetivo es agilizar los flujos de trabajo de facturación, mejorar la precisión de los datos, reducir el uso de papel y aumentar la eficiencia. La facturación electrónica suele ser un requisito para que las empresas adopten formatos de facturación digital estandarizados, lo que facilita el procesamiento y la gestión transfronterizos de las facturas de manera automática.
• Los controles continuos de las transacciones (CTC) van un paso más allá al involucrar a las autoridades fiscales directamente en el proceso de transacción. Con los CTC, las autoridades fiscales reciben los datos de las transacciones en tiempo real o casi real, lo que a menudo requiere la autorización previa de la factura antes de que llegue al destinatario. Los CTC permiten a los gobiernos verificar el compliance tributario de forma continua, lo que minimiza el fraude y garantiza la precisión de la información fiscal.

En esencia, mientras que la facturación electrónica se centra en digitalizar y mejorar la eficiencia de la facturación entre socios comerciales, los CTC hacen hincapié en la supervisión reguladora en tiempo real por parte de las autoridades gubernamentales. Muchos países implementan ambos conjuntamente, utilizando la facturación electrónica como base y los CTC para mejorar el cumplimiento normativo y la transparencia.

Los requisitos de declaración digital (DRR) y las declaraciones digitales de transacciones continuas (DCTR) se sitúan entre la facturación electrónica y los CTC en cuanto a la participación del gobierno y la declaración en tiempo real.

• DRR se refiere a la obligación de presentar declaraciones digitales estandarizadas de datos financieros a las autoridades fiscales, normalmente de forma periódica (por ejemplo, mensual o trimestralmente). Aunque esto implica el envío digital, no requiere necesariamente declaraciones en tiempo real o de transacción por transacción.
• DCTR es una forma de declaración más frecuente y detallada, en la que los datos de las transacciones se presentan a las autoridades fiscales casi en tiempo real o con mucha frecuencia. Es más detallada que la DRR, pero normalmente no conlleva el aspecto de autorización previa de los CTC.

Muchos países de todo el mundo exigen actualmente la facturación electrónica, incluidos países de la UE, América Latina y Asia, y cada uno de ellos tiene requisitos técnicos y normativos únicos. Puedes obtener un desglose de las leyes país por país en nuestro Pagero Regulatory Atlas.

Estos requisitos pueden incluir formatos específicos, elementos de datos, firmas digitales y procesos de aprobación. En algunos casos, las facturas deben ser autorizadas por las autoridades fiscales antes de que lleguen a los clientes.

Las sanciones por la falta de compliance varían según el país, pero pueden incluir multas, demoras o incluso la suspensión de las operaciones comerciales en los casos graves.

Algunos países pueden imponer fuertes sanciones económicas a las empresas que no cumplan la normativa, mientras que otros pueden restringir las licencias comerciales.

Además, la falta de compliance puede dar lugar a un mayor nivel de inspección por parte de las autoridades fiscales, lo que afectará a la reputación y las relaciones. El cumplimiento normativo es crucial para proteger tanto tus operaciones como tu reputación con los clientes y socios.

La solución de Pagero automatiza las declaraciones de CTC enviando los datos de las transacciones a las autoridades fiscales cuando es necesario, lo que garantiza que todas las transacciones cumplan las normas regulatorias antes de finalizarse.

La automatización simplifica lo que de otro modo sería un proceso manual y que requeriría mucho tiempo, y ayuda a evitar retrasos debidos por falta de cumplimiento normativo.

Nuestra solución de compliance para facturación electrónica está diseñada para gestionar los requisitos de declaración en tiempo real o casi real, manteniendo las transacciones en un flujo de movimiento sin contratiempos. Al integrar el compliance de CTC en tus flujos de trabajo, Pagero te garantiza que podrás operar sin problemas bajo controles estrictos.

La solución de compliance para facturación electrónica de Pagero está diseñada para gestionar la complejidad de los requisitos multijurisdiccionales, automatizando las actualizaciones y los ajustes a medida que cambian las normativas.

Nuestro equipo de Regulatory Affairs monitoriza continuamente cada jurisdicción para conocer las actualizaciones normativas. Las nuevas especificaciones se integran en nuestro formato interno, lo que permite actualizaciones inmediatas que no afectan a tus flujos de trabajo.  

Al centralizar la gestión de compliance, Pagero te permite gestionar requisitos diversos para diferentes países, todo en un solo lugar. La solución también se integra con tus sistemas financieros actuales, lo que hace que el cumplimiento normativo sea una parte integral de tu proceso de facturación. Con Pagero, reducirás el trabajo manual y tendrás la seguridad de que tu empresa cumple las normativas locales en todos los lugares donde opera.

La solución de compliance para facturación electrónica de Pagero, se integra con cualquier ERP, lo que permite gestionar el compliance sin interrumpir tus procesos actuales. Sin embargo, nuestra oferta de integración flexible va mucho más allá de los ERP. Nos conectamos a cualquier sistema de origen que designes, ya sea tu CRM, flujo de trabajo, tecnología fiscal, sistema de facturación o middleware. 

Sí, los requisitos de facturación electrónica y CTC afectan a los procesos de cuentas por pagar (AP), y nuestra solución de Automatización de Cuentas por Pagar 

está diseñada para ayudarte a gestionar estos cambios sin problemas. En países con facturación electrónica y controles continuos de las transacciones (CCT), los departamentos de cuentas por pagar a menudo se enfrentan a pasos adicionales, como la validación del compliance de las facturas entrantes antes de procesarlas y garantizar que se cumplan los estándares normativos y la precisión de los datos antes del pago.

Nuestra solución de compliance para facturación electrónica satisface estas necesidades al integrarse directamente con tus sistemas de cuentas por pagar, lo que permite validar, enriquecer y preautorizar las facturas entrantes si así lo exigen las normativas locales. Esto garantiza que todas las facturas cumplan los requisitos antes de entrar en tu flujo de trabajo, lo que reduce el riesgo de demoras en los pagos, sanciones o errores.

Mediante la automatización de las comprobaciones de compliance y la Data Validation, ayudamos a mantener la eficiencia, precisión y conformidad de tus procesos de cuentas por pagar, lo que te permite centrarte en tareas estratégicas mientras permaneces al día de los cambios en los requisitos normativos. Con Pagero, tu equipo de cuentas por pagar está totalmente preparado para cumplir los requisitos de un panorama de compliance cambiante.

La solución de compliance para facturación electrónica de Pagero admite una amplia variedad de formatos y estándares para facilitar una facturación electrónica sin problemas en diversos sectores y regiones. Algunos de los formatos compatibles son:

• cXML: Un protocolo ampliamente adoptado que permite a las organizaciones de compra, proveedores, proveedores de servicios e intermediarios comunicarse utilizando un único lenguaje estándar y abierto.

• PEPPOL BIS: Una norma desarrollada para la contratación pública transfronteriza dentro de la Unión Europea, que garantiza la interoperabilidad y el compliance con la normativa de la UE.

• UBL 2.1: El Universal Business Language, un formato de documento comercial XML estandarizado que se utiliza en todo el mundo para el comercio electrónico.

• Finvoice y TEAPPSXML: Formatos nacionales de factura electrónica en Finlandia, que cumplen la norma europea.

Esto es solo el principio. Ponte en contacto con nosotros para obtener un resumen completo de los formatos compatibles. 

En Pagero, garantizamos el compliance en cuanto a los requisitos de facturación electrónica específicos de cada país mediante un enfoque proactivo e integral:

• Colaboración directa con las autoridades locales: Colaboramos activamente con organismos gubernamentales y agencias reguladoras para obtener información precisa y actualizada sobre los mandatos de facturación electrónica.

• Actualizaciones continuas de los formatos internos: Nuestro equipo revisa constantemente nuestros sistemas internos para alinearlos con las últimas especificaciones normativas, lo que garantiza que los procesos de facturación de nuestros clientes sigan cumpliendo la normativa a medida que esta evoluciona.

• Conexiones directas con socios comerciales y autoridades: Pagero Network facilita conexiones directas con otras empresas, así como con portales e infraestructuras gubernamentales. Nuestro formato interno de dos pasos realiza validaciones y enriquecimientos para que las facturas electrónicas enviadas a través de la red cumplan los requisitos de la parte receptora, ya sea un socio comercial o un gobierno. Pagero es compatible con todos los modelos de CTC. 

Este enfoque nos permite ofrecer una solución de facturación electrónica fiable y siempre conforme, adaptada a los requisitos específicos de más de 80 países. 

Nuestra solución de compliance para facturación electrónica está diseñada con la seguridad y la fiabilidad como elementos centrales. Cumplimos estrictas normas de protección de datos, incluido el compliance del RGPD, y contamos con certificaciones ISO 27001/27701, entre otras, que demuestran nuestro compromiso con una gestión de la seguridad de la información de primer nivel.

Con estas medidas, nos aseguramos de que tus procesos de facturación sean seguros, fiables y conformes en todas las jurisdicciones.

Nuestro completo paquete de recursos y soporte continuo mantienen tu negocio alineado con lo último en compliance para facturación electrónica:

• Regulatory Atlas: Nuestro recurso detallado y actualizado proporciona información sobre los requisitos en cuanto a impuestos indirectos, controles continuos de las transacciones (CTC), facturación electrónica y archivado electrónico en todo el mundo.
• Compliance Monitor: Permanece informado con nuestras actualizaciones mensuales por correo electrónico sobre los avances a escala mundial en materia de CTC y facturación electrónica, para que nunca te pierdas un cambio normativo.
• Informes de compliance por país: Solicita informes detallados sobre mercados específicos para comprender claramente los requisitos locales de facturación electrónica.
• Alertas de compliance: Recibe información en tiempo real sobre las novedades en materia de normativa en los países que sigues.
• Centro de excelencia: Nuestro equipo de expertos multilingüe está preparado para ofrecer orientación y asistencia personalizadas sobre compliance de CTC y facturación electrónica.
• Webinars: Expertos de Pagero y nuestra amplia red de socios comparten información sobre las últimas novedades y tendencias en materia de regulación.     
• Compliance integrado: Integramos los requisitos de compliance directamente en nuestra tecnología, lo que garantiza la plena conformidad con las normativas locales.
• Biblioteca de compliance: Descubre una visión general holística de los requisitos de facturación electrónica y CTC extraída de las autoridades gubernamentales e interpretada por nuestros propios expertos en normativa.  

Estos recursos y servicios ofrecen soporte continuo, manteniendo tu negocio conforme a las normativas y bien informado.