Conformidade com faturação eletrónica

A conformidade da faturação eletrónica garante que as faturas de entrada e/ou saída da sua empresa cumprem as normas legais, técnicas e fiscais estabelecidas pelos países onde opera. 

Manter a conformidade é essencial porque evita multas e interrupções operacionais e garante que as faturas são processadas sem problemas.

O incumprimento pode resultar em atrasos significativos no processamento das transações e afetar as suas relações com clientes e fornecedores. Manter a conformidade ajuda a sua empresa a funcionar de forma segura e eficiente num mercado global.

Os Requisitos de relatórios digitais (DRR) são mandatos regulamentares estabelecidos pelas autoridades fiscais e organismos governamentais que exigem que as empresas apresentem dados financeiros e fiscais em formatos digitais específicos. Estes requisitos visam reforçar o cumprimento das obrigações fiscais, melhorar a exatidão e a atualidade da informação financeira e simplificar os processos de auditoria. 

Os DRR envolvem normalmente a apresentação eletrónica de informações financeiras detalhadas, incluindo dados transacionais, utilizando formatos digitais normalizados e estruturas de ficheiros específicas. 

Com a implementação de DRR, as autoridades fiscais podem analisar os dados de forma mais eficiente, reduzir a evasão fiscal e minimizar a carga administrativa tanto para as empresas como para as agências governamentais. Estes sistemas de informação digital exigem frequentemente dados mais pormenorizados do que as declarações fiscais tradicionais e podem requerer apresentações regulares, por exemplo, mensais, trimestrais ou anuais. 

À medida que os governos de todo o mundo adotam cada vez mais estratégias digitais para a administração fiscal, os DRR tornaram-se uma componente crucial na modernização dos relatórios financeiros e na garantia de uma maior transparência nas operações comerciais.

Os controlos contínuos das transações, ou CTC, são mecanismos onde as autoridades fiscais recebem os dados das transações em tempo real, ou quase real, para verificar o seu cumprimento.

Esta configuração tem impacto nas operações comerciais, acrescentando um passo adicional de conformidade no processo de transação, que por vezes pode envolver uma pré-autorização antes de finalizar as faturas. Leia o nosso artigo no blogue para mais informações sobre os diferentes tipos de modelos de CTC implementados em todo o mundo.

Os CTC oferecem benefícios, como maior transparência, mas também podem introduzir atrasos se os seus sistemas não estiverem otimizados para relatórios em tempo real. Uma solução de conformidade automatizada como a nossa pode ajudá-lo a cumprir estes requisitos sem problemas.

A faturação eletrónica e os CTC são ambos mecanismos de gestão dos dados das transações, mas têm objetivos diferentes e funcionam de formas distintas:

• Faturação eletrónica refere-se à criação, transmissão e processamento digital de faturas entre compradores e fornecedores. O seu principal objetivo é simplificar os fluxos de trabalho de faturação, melhorar a precisão dos dados, reduzir a utilização de papel e aumentar a eficiência. A faturação eletrónica é normalmente um requisito para que as empresas adotem formatos de faturação digital normalizados, facilitando o processamento e a gestão automática das faturas além-fronteiras.
• Os Controlos contínuos das transações (CTC) vão mais longe, envolvendo as autoridades fiscais diretamente no processo da transação. Com os CTC, as autoridades fiscais recebem os dados das transações em tempo real, ou quase real, exigindo muitas vezes uma autorização prévia da fatura antes de esta chegar ao destinatário. Os CTC permitem que os governos verifiquem o cumprimento das obrigações fiscais numa base contínua, minimizando a fraude e assegurando uma declaração fiscal exata.

Essencialmente, enquanto a faturação eletrónica se centra na digitalização e na melhoria da eficiência da faturação entre parceiros comerciais, os CTC privilegiam a supervisão regulamentar em tempo real por parte das autoridades governamentais. Muitos países implementam ambos em conjunto, utilizando a faturação eletrónica como base e os CTC para reforçar o cumprimento e a transparência.

Os Requisitos para relatórios digitais (DRR) e os Relatórios digitais contínuos de transações (DCTR) situam-se entre a faturação eletrónica e os CTC em termos de envolvimento do governo e de informação em tempo real.

• DRR refere-se à obrigação de apresentar relatórios digitais normalizados de dados financeiros às autoridades fiscais, normalmente numa base periódica (por exemplo, mensal, trimestral). Embora isto envolva a apresentação digital, não exige necessariamente a apresentação de relatórios em tempo real ou de transação a transação.
• A DCTR é uma forma mais frequente e granular de comunicação de informações, onde os dados das transações são apresentados às autoridades fiscais quase em tempo real, ou com grande frequência. É mais pormenorizado do que o DRR, mas normalmente não envolve o aspeto de autorização prévia dos CTC.

Muitos países em todo o mundo exigem agora a faturação eletrónica, incluindo países da UE, América Latina e Ásia, e cada um tem requisitos técnicos e regulamentares únicos. Pode obter uma análise das leis de cada país no nosso Pagero Regulatory Atlas, disponível publicamente.

Estes requisitos podem incluir formatos específicos, elementos de dados, assinaturas digitais e processos de aprovação. Em alguns casos, as facturas têm de ser autorizadas pela autoridade fiscal antes de chegarem aos clientes.

As sanções por incumprimento variam consoante o país mas podem incluir coimas, atrasos ou mesmo, em casos graves, a suspensão das operações comerciais.

Alguns países podem impor sanções financeiras pesadas às empresas que não cumpram as normas, enquanto outros podem restringir as licenças comerciais.

Além disso, o incumprimento pode levar a um maior controlo por parte das autoridades fiscais, afetando a sua reputação e relações. A conformidade é crucial para proteger as suas operações e a sua posição junto dos clientes e parceiros.

A solução da Pagero automatiza os relatórios CTC, enviando os dados das transações às autoridades fiscais conforme necessário, garantindo que todas as transações cumprem as normas de conformidade antes de serem finalizadas.

A automatização simplifica o que, de outro modo, seria um processo manual e moroso e ajuda a evitar atrasos devidos a não conformidade.

A nossa solução de conformidade de faturação eletrónica foi desenvolvida para satisfazer os requisitos de comunicação em tempo real, ou quase real, mantendo as transações a decorrer sem problemas. Ao integrar a conformidade com o CTC nos seus fluxos de trabalho, a Pagero garante que pode operar sem problemas ao abrigo de controlos rigorosos.

A solução de conformidade de faturação eletrónica da Pagero foi criada para lidar com a complexidade dos requisitos de múltiplas jurisdições, automatizando atualizações e ajustes em função da alteração dos regulamentos.

A nossa equipa de Assuntos Regulamentares monitoriza continuamente cada jurisdição para obter atualizações regulamentares. As novas especificações são então integradas no nosso formato interno, permitindo atualizações em tempo real que não têm impacto nos seus fluxos de trabalho.  

Ao centralizar a gestão da conformidade, a Pagero permite-lhe lidar com diversos requisitos de diferentes países num único local. A solução também se integra com os seus sistemas financeiros existentes, tornando a conformidade uma parte integrante do seu processo de faturação. Com a Pagero, reduz o trabalho manual e ganha confiança de que a sua empresa está a cumprir os mandatos locais em todos os locais onde opera.

A solução de conformidade de faturação eletrónica da integra-se com qualquer ERP, permitindo que a conformidade seja tratada sem perturbar os seus processos atuais. No entanto, a nossa oferta de integração flexível vai muito para além dos ERP. Ligamo-nos a qualquer sistema de origem que designe, seja o seu CRM, fluxo de trabalho, tecnologia fiscal, sistema de faturação ou intermediário (middleware). 

Sim, os requisitos de faturação eletrónica e CTC têm impacto nos processos de contas a pagar (AP), e a nossa solução de automatização de contas a pagar foi desenvolvida para o ajudar a gerir estas alterações sem problemas. Nos países com faturação eletrónica e controlos contínuos de transações (CTC), os departamentos de contas a pagar enfrentam frequentemente etapas adicionais, como a validação da conformidade das faturas recebidas antes do processamento e a garantia de que a exatidão dos dados e as normas regulamentares são cumpridas antes do pagamento.

A nossa solução de conformidade de faturação eletrónica suporta estas necessidades através da integração direta com os seus sistemas de contas a pagar, permitindo que as faturas recebidas sejam validadas, enriquecidas e pré-autorizadas, se exigido pelas regulamentações locais. Isto garante que todas as faturas estão em conformidade antes de entrarem no seu fluxo de trabalho, reduzindo o risco de atrasos nos pagamentos, penalizações ou erros.

Ao automatizar as verificações de conformidade e a validação de dados, ajudamos a manter os seus processos de contas a pagar eficientes, precisos e conformes, permitindo-lhe concentrar-se em tarefas estratégicas e manter-se atualizado em relação à evolução das exigências regulamentares. Com a Pagero, a sua equipa de contas a pagar está totalmente preparada para cumprir os requisitos de um cenário de conformidade em constante mudança.

A solução de conformidade de faturação eletrónica da Pagero suporta uma vasta gama de formatos e normas para facilitar a faturação eletrónica sem problemas em várias indústrias e regiões. Uma amostra dos formatos suportados inclui:

• cXML: Um protocolo amplamente adotado que permite às organizações de compras, fornecedores, prestadores de serviços e intermediários comunicar utilizando uma linguagem única, normalizada e aberta.
• PEPPOL BIS: Uma norma desenvolvida para os contratos públicos transfronteiriços na União Europeia, que assegura a interoperabilidade e a conformidade com a regulamentação da UE.
• UBL 2.1: A Universal Business Language, um formato de documento comercial XML normalizado utilizado globalmente para o comércio eletrónico.
• Finvoice e TEAPPSXML: Formatos nacionais de faturas eletrónicas na Finlândia, em conformidade com a norma europeia.

Isto é apenas o início. Entre em contacto connosco para obter uma lista completa dos formatos suportados. 

Na Pagero, garantimos a conformidade com os requisitos de faturação eletrónica específicos de cada país através de uma abordagem proativa e abrangente:

• Colaboração direta com as autoridades locais: Colaboramos ativamente com organismos governamentais e agências reguladoras para obter informações precisas e atualizadas sobre os mandatos de faturação eletrónica.
• Atualizações contínuas dos formatos internos: A nossa equipa revê constantemente os nossos sistemas internos para os alinhar com as mais recentes especificações regulamentares, assegurando que os processos de faturação dos nossos clientes permanecem em conformidade com a evolução da regulamentação.
• Ligações diretas a parceiros comerciais e autoridades: a Rede Pagero facilita as ligações diretas a outras empresas, bem como a portais e infraestruturas governamentais. O nosso formato interno de 2 etapas realiza validações e melhorias para que as faturas eletrónicas enviadas através da rede correspondam aos requisitos da parte destinatária, quer seja um parceiro comercial ou um governo. A Pagero suporta todos os modelos CTC. 

Esta abordagem permite-nos fornecer uma solução de faturação eletrónica fiável e em conformidade contínua, adaptada aos requisitos específicos de mais de 80 países. 

A nossa solução de conformidade de faturação eletrónica foi desenvolvida com base na segurança e na fiabilidade. Aderimos a normas rigorosas de proteção de dados, incluindo a conformidade com o RGPD, e possuímos certificações ISO 27001/27701, entre outras, o que demonstra o nosso compromisso com uma gestão de segurança da informação de alto nível.

Com estas medidas, garantimos que os seus processos de faturação são seguros, fiáveis e compatíveis em todas as jurisdições.

O nosso conjunto abrangente de recursos e apoio contínuo mantém a sua empresa alinhada com as últimas novidades em matéria de conformidade de faturação eletrónica:

• Regulatory Atlas: O nosso recurso detalhado e atualizado fornece informações sobre impostos indiretos, controlos contínuos de transações (CTC), faturação eletrónica e requisitos de arquivo eletrónico em todo o mundo.
• Compliance Monitor: Mantenha-se informado com as nossas atualizações mensais por e-mail sobre os desenvolvimentos da faturação eletrónica e do CTC em todo o mundo, garantindo assim que nunca perde uma alteração regulamentar.
• Country Compliance Reports: Solicite relatórios aprofundados sobre mercados específicos para compreender de forma clara os requisitos locais de faturação eletrónica.
• Alertas de conformidade: Receba informações em tempo real sobre atualizações regulamentares nos países que segue.
• Centro de excelência: A nossa equipa multilingue de especialistas está pronta para fornecer orientação e apoio personalizados sobre faturação eletrónica e conformidade com o CTC.
• Webinars: Especialistas da Pagero e da nossa vasta rede de parceiros partilham informações sobre os mais recentes desenvolvimentos e tendências regulamentares.
• Conformidade incorporada: Integramos os requisitos de conformidade diretamente na nossa tecnologia, assegurando uma adesão perfeita aos regulamentos locais.
• Compliance Library: Explore uma visão geral holística dos requisitos de faturação eletrónica e CTC provenientes das autoridades governamentais e interpretados pelos nossos especialistas em regulamentação.

Estes recursos e serviços oferecem apoio contínuo, mantendo a sua empresa em conformidade e bem informada.