Conformità in materia di fatturazione elettronica

La conformità alla fatturazione elettronica garantisce che le fatture in entrata e/o in uscita della tua azienda soddisfino gli standard legali, tecnici e fiscali vigenti nei Paesi in cui operi. 

Essere conformi a mantenere la conformità è essenziale perché previene sanzioni e interruzioni operative e garantisce che le fatture vengano elaborate senza intoppi.

La mancata conformità può comportare notevoli ritardi nell’elaborazione delle transazioni e influire sui rapporti con clienti e fornitori. Rimanere conformi ai regolamenti aiuta la tua azienda a operare in modo sicuro ed efficiente in un mercato globale.

I requisiti di rendicontazione digitale (DRR) sono obblighi normativi stabiliti dalle autorità fiscali e dagli enti governativi che impongono alle imprese di presentare dati finanziari e fiscali in specifici formati digitali. Questi requisiti mirano a migliorare la conformità fiscale, la precisione e la tempestività dei rendiconti finanziari e a semplificare i processi di revisione. 

I DRR prevedono in genere la presentazione elettronica di informazioni finanziarie dettagliate, compresi i dati transazionali, utilizzando formati digitali standardizzati e strutture di file specifiche. 

Implementando i DRR, le autorità fiscali possono analizzare i dati in modo più efficiente, combattere l’evasione fiscale e ridurre al minimo l’onere amministrativo sia per le imprese che per le agenzie governative. Questi sistemi di rendicontazione digitale spesso richiedono dati più granulari rispetto alle dichiarazioni dei redditi tradizionali e possono richiedere invii su base regolare, ad esempio mensile, trimestrale o annuale. 

Poiché i governi di tutto il mondo adottano sempre più strategie digitali per l’amministrazione fiscale, i DRR sono diventati una componente cruciale per modernizzare la rendicontazione finanziaria e garantire una maggiore trasparenza nelle operazioni commerciali.

I controlli continui delle transazioni, o CTC, sono meccanismi attraverso i quali le autorità fiscali ricevono i dati delle transazioni in tempo reale (o quasi) per verificarne la conformità.

Questa configurazione ha un impatto sulle operazioni commerciali, aggiungendo un ulteriore passaggio di conformità nel processo di transazione, che a volte può comportare una pre-autorizzazione prima di finalizzare le fatture. Leggi l’articolo sul nostro blog per maggiori informazioni sui diversi tipi di modelli CTC implementati in tutto il mondo.

I CTC offrono vantaggi, come una maggiore trasparenza, ma possono anche introdurre ritardi se i tuoi sistemi non sono ottimizzati per la reportistica in tempo reale. Una soluzione di conformità automatizzata come la nostra può aiutarti a soddisfare questi requisiti senza problemi.

La fatturazione elettronica e i CTC sono entrambi meccanismi per la gestione dei dati delle transazioni, ma hanno scopi diversi e funzionano in modo distinto:

• La fatturazione elettronica si riferisce alla creazione, trasmissione ed elaborazione digitale delle fatture tra acquirenti e fornitori. Il suo obiettivo principale è quello di semplificare i flussi di lavoro di fatturazione, migliorare l’accuratezza dei dati, ridurre l’uso della carta e migliorare l’efficienza. La fatturazione elettronica è in genere un requisito per le aziende che adottano formati di fatturazione digitale standardizzati, rendendo più facile l’elaborazione e la gestione automatica delle fatture a livello transfrontaliero.
• I controlli continui delle transazioni (CTC) fanno un ulteriore passo avanti coinvolgendo direttamente le autorità fiscali nel processo di transazione. Con i CTC, le autorità fiscali ricevono i dati delle transazioni in tempo reale o quasi, spesso richiedendo la pre-autorizzazione della fattura prima che questa raggiunga il destinatario. I CTC consentono ai governi di verificare costantemente la conformità alle norme fiscali, riducendo al minimo le frodi e garantendo dichiarazioni dei redditi corrette.

In sostanza, mentre la fatturazione elettronica si concentra sulla digitalizzazione e sul miglioramento dell’efficienza della fatturazione tra partner commerciali, i CTC sottolineano il controllo normativo in tempo reale da parte delle autorità governative. Molti Paesi implementano entrambi insieme, utilizzando la fatturazione elettronica come base e i CTC per migliorare la conformità e la trasparenza.

I requisiti di rendicontazione digitale (DRR) e la rendicontazione digitale delle transazioni continue (DCTR) si collocano tra la fatturazione elettronica e i CTC in termini di coinvolgimento del governo e di rendicontazione in tempo reale.

• La DRR si riferisce all’obbligo di presentare alle autorità fiscali rapporti digitali standardizzati di dati finanziari, solitamente su base periodica (ad esempio mensile, trimestrale). Anche se ciò comporta l’invio digitale, non richiede necessariamente rapporti in tempo reale o per ogni singola transazione.
• La DCTR è una forma di rendicontazione più frequente e granulare, in cui i dati delle transazioni vengono trasmessi alle autorità fiscali quasi in tempo reale o molto frequentemente. È più dettagliata della DRR ma in genere non coinvolge l’aspetto di pre-autorizzazione dei CTC.

Molti paesi in tutto il mondo richiedono la fatturazione elettronica, tra cui paesi dell'UE, dell'America Latina e dell'Asia, e ognuno di essi ha requisiti tecnici e normativi specifici. È possibile ottenere una chiara visione delle leggi paese per paese nel nostroe Pagero Regulatory Atlas, disponibile pubblicamente.

Questi requisiti possono includere formati specifici, elementi di dati, firme digitali e processi di approvazione. In alcuni casi, le fatture devono essere autorizzate dalle autorità fiscali prima di arrivare ai clienti.

Le sanzioni per il mancato rispetto variano da un Paese all’altro ma possono includere sanzioni, ritardi o persino la sospensione delle attività commerciali nei casi più gravi.

Alcuni Paesi possono imporre pesanti sanzioni finanziarie alle imprese inadempienti, mentre altri possono limitare le licenze commerciali.

Inoltre, la mancata conformità può comportare un maggiore controllo da parte delle autorità fiscali, con ripercussioni sulla reputazione e sulle relazioni. La conformità è fondamentale per proteggere sia le operazioni che la reputazione presso clienti e partner.

La soluzione di Pagero automatizza la rendicontazione CTC inviando i dati delle transazioni alle autorità fiscali come richiesto, assicurando che tutte le transazioni soddisfino gli standard di conformità prima di essere finalizzate.

L’automazione semplifica quello che altrimenti sarebbe un processo manuale e dispendioso in termini di tempo e aiuta a evitare ritardi dovuti alla non conformità.

La nostra soluzione di conformità in materia di fatturazione elettronica è progettata per gestire i requisiti di rendicontazione in tempo reale o quasi reale, garantendo un’esecuzione senza intoppi delle transazioni. Integrando la conformità CTC nei tuoi flussi di lavoro, Pagero ti assicura di poter operare senza intoppi sotto controlli rigorosi.

La soluzione di conformità alla fatturazione elettronica di Pagero è progettata per gestire la complessità dei requisiti multigiurisdizionali, automatizzando aggiornamenti e adeguamenti al variare delle normative.

Il nostro team addetto agli affari normativi monitora costantemente ogni giurisdizione per gli aggiornamenti normativi. Le nuove specifiche vengono quindi integrate nel nostro formato interno, consentendo aggiornamenti over-the-air che non hanno alcun impatto sui flussi di lavoro.  

Centralizzando la gestione della conformità, Pagero consente di gestire in un unico luogo i requisiti per i diversi Paesi. La soluzione si integra anche con i sistemi finanziari esistenti, rendendo la conformità parte integrante del tuo processo di fatturazione. Con Pagero, riduci il lavoro manuale e hai la certezza che la tua attività stia rispettando le normative locali ovunque operi.

La soluzione di conformità per la fatturazione elettronica di Pagero si integra con qualsiasi ERP, consentendo di gestire la conformità senza interrompere i processi attuali. Tuttavia, la nostra offerta di integrazione flessibile va ben oltre gli ERP. Ci colleghiamo a qualsiasi sistema sorgente da te indicato, che si tratti di CRM, flusso di lavoro, tecnologia fiscale, sistema di fatturazione o middleware. 

Sì, i requisiti in materia di fatturazione elettronica e CTC hanno un impatto sui processi di contabilità fornitori (AP) e la nostra soluzione di Automazione del Ciclo Passivo è progettata per aiutarti a gestire questi cambiamenti in modo agevole. Nei Paesi con fatturazione elettronica e controlli continui delle transazioni (CTC), i reparti AP devono spesso affrontare ulteriori passaggi, come la convalida delle fatture in entrata per verificarne la conformità prima dell’elaborazione e la garanzia che i dati siano accurati e conformi agli standard normativi prima del pagamento.

La nostra soluzione di conformità in materia di fatturazione elettronica supporta queste esigenze integrandosi direttamente con i tuoi sistemi AP, consentendo di convalidare, arricchire e pre-autorizzare le fatture in entrata, se richiesto dalle normative locali. Ciò garantisce che tutte le fatture siano conformi prima che entrino nel tuo flusso di lavoro, riducendo il rischio di ritardi nei pagamenti, sanzioni o errori.

Automatizzando i controlli di conformità e la convalida dei dati, aiutiamo a mantenere i tuoi processi AP efficienti, accurati e conformi, permettendoti di concentrarti su attività strategiche rimanendo al passo con le mutevoli esigenze normative. Con Pagero, il tuo team AP è completamente attrezzato per soddisfare i requisiti di un panorama di conformità in evoluzione.

La soluzione di conformità per la fatturazione elettronica di Pagero supporta una vasta gamma di formati e standard per facilitare la fatturazione elettronica senza soluzione di continuità in vari settori e regioni. Un esempio di formati supportati include:

• cXML: un protocollo ampiamente adottato che consente alle organizzazioni acquirenti, ai fornitori, ai fornitori di servizi e agli intermediari di comunicare utilizzando un unico linguaggio standard e aperto.

• PEPPOL BIS: uno standard sviluppato per gli appalti pubblici transfrontalieri all’interno dell’Unione Europea, che garantisce l’interoperabilità e la conformità alle normative UE.

• UBL 2.1: l’Universal Business Language, un formato XML standardizzato per documenti commerciali utilizzato a livello globale per il commercio elettronico.

• Finvoice e TEAPPSXML: formati nazionali di fatturazione elettronica in Finlandia, conformi allo standard europeo.

Questo è solo l’inizio. Contattaci per una panoramica completa dei formati supportati. 

In Pagero, garantiamo la conformità ai requisiti di fatturazione elettronica specifici di ogni Paese con un approccio proattivo e completo:

• Collaborazione diretta con le autorità locali: ci impegniamo attivamente con gli enti governativi e le agenzie di regolamentazione per ottenere informazioni accurate e aggiornate sui mandati di fatturazione elettronica.

• Aggiornamenti continui ai formati interni: il nostro team rivede costantemente i nostri sistemi interni per allinearli alle più recenti specifiche normative, garantendo che i processi di fatturazione dei nostri clienti rimangano conformi all’evoluzione delle normative.

• Connessioni dirette con partner commerciali e autorità: Pagero Network facilita le connessioni dirette con altre aziende, nonché con portali e infrastrutture governative. Il nostro formato interno a 2 fasi esegue convalide e arricchimenti in modo che le fatture elettroniche inviate attraverso la rete corrispondano ai requisiti della parte ricevente, a prescindere che si tratti di un partner commerciale o di un governo. Pagero supporta tutti i modelli CTC. 

Questo approccio ci consente di fornire una soluzione di fatturazione elettronica affidabile e sempre conforme, adattata alle esigenze specifiche di oltre 80 Paesi. 

La nostra soluzione per la conformità alla fatturazione elettronica è progettata pensando in primis alla sicurezza e all’affidabilità. Aderiamo a standard rigorosi in materia di protezione dei dati, compresa la conformità al GDPR, e siamo in possesso delle certificazioni ISO 27001/27701, tra le altre, a dimostrazione del nostro impegno per una gestione della sicurezza delle informazioni di alto livello.

Grazie a queste misure, garantiamo che i processi di fatturazione siano sicuri, affidabili e conformi in tutte le giurisdizioni.

La nostra suite completa di risorse e il supporto continuo mantengono la tua azienda allineata con le ultime novità in materia di conformità alla fatturazione elettronica:

• Regulatory Atlas: la nostra risorsa dettagliata e aggiornata fornisce informazioni su imposte indirette, controlli continui delle transazioni (CTC) e requisiti in materia di fatturazione elettronica e archiviazione elettronica in tutto il mondo.
• Compliance Monitor: rimani informato con i nostri aggiornamenti mensili via e-mail sulla fatturazione elettronica e sugli sviluppi CTC in tutto il mondo per non perderti mai neanche una modifica normativa.
• Country Compliance Reports: richiedi rapporti approfonditi su mercati specifici per comprendere al meglio i requisiti locali in materia di fatturazione elettronica.
• Avvisi di conformità: ricevi informazioni in tempo reale sugli aggiornamenti normativi nei Paesi che segui
• Centro di Eccellenza: il nostro team multilingue di esperti è pronto a fornire assistenza e supporto personalizzati sui requisiti in materia di fatturazione elettronica e CTC.
• Webinars: gli esperti di Pagero e la nostra vasta rete di partner condividono informazioni sugli ultimi sviluppi normativi e sulle tendenze.  
• Conformità integrata: integriamo i requisiti di conformità direttamente nella nostra tecnologia, garantendo un’adesione perfetta alle normative locali.
• Compliance Library: esplora una panoramica olistica dei requisiti in materia di fatturazione elettronica e CTC provenienti dalle autorità governative e interpretati dai nostri esperti di affari normativi.    

Queste risorse e questi servizi offrono un supporto continuo, mantenendo la tua attività conforme e ben informata.