Compliance for e-faktura

Compliance for sending og mottak av e-fakturaer sikrer at de innkommende og/eller utgående fakturaene til selskapene dine oppfyller de rettslige, tekniske og skattemessige standardene fastsatt av landene der dere har virksomhet. 

Det er viktig å overholde lovkravene fordi det forhindrer bøter og driftsforstyrrelser og sikrer at fakturaer behandles problemfritt.

Manglende overholdelse kan føre til betydelige forsinkelser i behandlingen av transaksjoner og påvirke relasjonene med kunder og leverandører. Å sikre compliance hjelper bedriften din med å drive virksomhet sikkert og effektivt på et globalt marked.

DRR-krav er lovkrav fra skattemyndigheter og offentlige organer som krever at bedrifter sender økonomiske og skatterelaterte data i spesifikke digitale formater. Disse kravene tar sikte på å forbedre overholdelsen av skattereglene, sikre at den finansielle rapporteringen blir mer nøyaktig og skjer til riktig tid, samt strømlinjeforme revisjonsprosessene. 

DRR innebærer vanligvis elektronisk innsending av detaljert økonomisk informasjon, herunder transaksjonsdata, ved hjelp av standardiserte digitale formater og spesifikke filstrukturer. 

Ved å implementere DRR-er kan skattemyndighetene analysere data mer effektivt, redusere skatteunndragelse og minimere den administrative belastningen på både bedrifter og statlige etater. Disse digitale rapporteringssystemene krever ofte mer detaljerte og spesifikke data enn tradisjonelle skattemeldinger og kan kreve regelmessig innlevering, for eksempel månedlig, kvartalsvis eller årlig. 

Etter hvert som myndigheter over hele verden i økende grad tar i bruk digitale strategier for skatteadministrasjon, har DRR-er blitt en avgjørende komponent for å modernisere regnskapsføringen og sikre større åpenhet i virksomheten.

Kontinuerlig transaksjonskontroll, eller CTC, er mekanismer der skattemyndighetene mottar transaksjonsdata i sanntid eller nær sanntid for å sikre overholdelse.

Dette oppsettet påvirker forretningsvirksomheten ved å innføre et ekstra compliancetrinn i transaksjonsprosessen, og kan noen ganger innebære forhåndsgodkjenning før fakturaene ferdigstilles. I bloggartikkelen vår kan du finne mer informasjon om ulike typer CTC-modeller som er implementert over hele verden.

CTC gir fordeler, som økt åpenhet, men kan også medføre forsinkelser hvis systemene dine ikke er optimalisert for sanntidsrapportering. En automatisert complianceløsning som vår kan hjelpe deg med å oppfylle disse kravene sømløst.

Både e-faktura og CTC er mekanismer for å administrere transaksjonsdata, men tjener forskjellige formål og fungerer på forskjellige måter:

• E-faktura er digital opprettelse, overføring og behandling av fakturaer mellom kjøpere og leverandører. Hovedmålet er å effektivisere arbeidsflyten for fakturering, forbedre datanøyaktigheten, redusere papirbruken og styrke effektiviteten. E-faktura krever vanligvis at bedriftene innfører standardiserte digitale faktureringsformater, slik at det blir enklere å behandle og administrere fakturaer automatisk på tvers av landegrenser.
• Kontinuerlig transaksjonskontroll (CTC) går et skritt videre ved å trekke skattemyndighetene direkte inn i transaksjonsprosessen. Med CTC mottar skattemyndighetene transaksjonsdata i sanntid eller nær sanntid, noe som ofte krever forhåndsklarering av fakturaen før den når mottakeren. CTC gjør det mulig for myndighetene å kontrollere overholdelse av skattereglene fortløpende, minimere svindel og sikre nøyaktig skatterapportering.

Kort forklart fokuserer e-faktura på digitalisering og mer effektiv fakturering mellom handelspartnere, mens CTC legger vekt på at offentlige myndigheter skal ha tilsyn med regeloverholdelsen i sanntid. Mange land implementerer begge sammen, og bruker e-faktura som grunnlag og CTC for å styrke compliance og åpenhet.

Digitale rapporteringskrav (DRR) og digital kontinuerlig transaksjonsrapportering (DCTR) faller mellom e-faktura og CTC når det gjelder statlig engasjement og rapportering i sanntid.

• DRR henviser til forpliktelsen til å sende standardiserte digitale rapporter om økonomiske data til skattemyndighetene, vanligvis på periodisk basis (f.eks. månedlig, kvartalsvis). Selv om dette innebærer digital innsending, krever det ikke nødvendigvis rapportering i sanntid eller transaksjon-for-transaksjon.
• DCTR er en hyppigere og mer detaljert form for rapportering, der transaksjonsdata sendes til skattemyndighetene i nær sanntid eller svært hyppig. Det er mer detaljert enn DRR, men innebærer vanligvis ikke forhåndsgodkjenningen som CTC har.

Mange land rundt om i verden krever nå e-faktura, inkludert land i EU, Latin-Amerika og Asia, og hvert land har unike tekniske og regulatoriske krav. Du kan få en oversikt over lovene i hvert enkelt land i vårt offentlig tilgjengelige Pagero Regulatory Atlas.

Disse kravene kan omfatte spesifikke formater, dataelementer, digitale signaturer og godkjenningsprosesser. I noen tilfeller må fakturaer godkjennes av skattemyndighetene før de når kundene.

Straffen for manglende overholdelse varierer fra land til land, men kan omfatte bøter, forsinkelser eller til og med suspensjon av virksomheten i alvorlige tilfeller.

Noen land kan ilegge virksomheter som ikke overholder kravene, store pengebøter, mens andre kan begrense retten til å drive virksomhet.

I tillegg kan manglende overholdelse føre til inngående granskning fra skattemyndighetenes side, noe som påvirker omdømmet og relasjonene dine. Compliance er avgjørende for å beskytte både driften og inntrykket kunder og partnere har av dere.

Pagero sin løsning automatiserer CTC-rapporteringen ved å sende transaksjonsdata slik skattemyndighetene krever, slik at alle transaksjoner oppfyller kravene til compliance før de ferdigstilles.

Automatisering forenkler det som ellers ville vært en manuell og tidkrevende prosess og bidrar til å unngå forsinkelser på grunn av manglende overholdelse av lovkrav.

Vår complianceløsning for e-faktura er utviklet for å håndtere rapporteringskrav i sanntid eller nær sanntid, slik at transaksjonene beveger seg uhindret. Ved å integrere CTC-compliance i arbeidsflytene, sikrer Pagero at virksomheten fungerer problemfritt under strenge kontroller.

Pageros løsning for e-fakturering er utviklet for å håndtere kompleksiteten i kravene som stilles i flere jurisdiksjoner, og automatiserer oppdateringer og justeringer etter hvert som regelverket endres.

Vårt team for regulatoriske spørsmål overvåker kontinuerlig hver jurisdiksjon for oppdateringer av regelverket. Nye spesifikasjoner integreres deretter i vårt interne format, noe som muliggjør oppdateringer uten at det påvirker arbeidsflyten din.  

Ved å sentralisere samsvarshåndteringen lar Pagero deg håndtere ulike krav for ulike land på ett og samme sted. Løsningen kan også integreres med eksisterende økonomisystemer, slik at compliance blir en sømløs del av faktureringsprosessen. Med Pagero reduserer du det manuelle arbeidet og får tillit til at virksomheten din oppfyller lokale krav overalt der du driver virksomhet.

Pagero sin complianceløsning for e-faktura integreres med ethvert ERP, slik at compliance kan håndteres uten å forstyrre dagens virksomhetsprosesser. Vårt fleksible integrasjonstilbud dekker imidlertid mye mer enn ERP-er. Vi kobler til ethvert kildesystem du måtte ønske, uansett om det er CRM, arbeidsflyt, skatteteknologi, faktureringssystem eller mellomvare. 

Ja, kravene til e-faktura og CTC påvirker prosessene for leverandørfaktura (AP), og vår AP automasjonsløsning er utviklet for å hjelpe deg med å håndtere disse endringene knirkefritt. I land med e-faktura og kontinuerlig transaksjonskontroll (CTC) står leverandørfakturaavdelingene ofte overfor ekstra trinn, de må f.eks. validere innkommende fakturaer for compliance før behandling, og sikre at datanøyaktighet og regelkrav oppfylles før betaling.

Vår complianceløsning for e-faktura støtter disse behovene ved å integrere direkte med AP-systemene dine, slik at innkommende fakturaer kan valideres, berikes og forhåndsklareres hvis lokale regelverk krever dette. Dermed vil alle fakturaer overholde regelverket før de går inn i arbeidsflyten, slik at risikoen for forsinkede betalinger, straffereaksjoner eller feil reduseres.

Ved å automatisere compliancekontroller og datavalidering bidrar vi til å gjøre AP-prosessene effektive, nøyaktige og kompatible, slik at du kan fokusere på strategiske oppgaver samtidig som du holder deg oppdatert om skiftende regulatoriske krav. Med Pagero er AP-teamet fullt forberedt på å oppfylle kravene i et skiftende compliancelandskap.

Pagero sin complianceløsning for e-faktura støtter en rekke formater og standarder for å tilrettelegge for sømløs elektronisk fakturering på tvers av ulike bransjer og regioner. Dette er noen av formatene som støttes:

• cXML: En mye brukt protokoll som gjør det mulig for innkjøpsorganisasjoner, leverandører, tjenesteleverandører og mellommenn å kommunisere ved hjelp av ett enkelt, standard, åpent språk.
• PEPPOL BIS: En standard utviklet for offentlige anskaffelser over landegrensene i EU, som sikrer samtrafikk og overholdelse av EU-forskrifter.
• UBL 2.1: Universal Business Language, et standardisert XML-format for elektroniske forretningsdokumenter som brukes globalt innen e-handel.
• Finvoice og TEAPPSXML: Nasjonale elektroniske fakturaformater i Finland, overholder den europeiske standarden.

Og dette er bare begynnelsen. Ta kontakt med oss for en omfattende gjennomgang av støttede formater. 

Hos Pagero sikrer vi overholdelse av landsspesifikke krav til e-faktura gjennom en proaktiv og omfattende tilnærming:

• Direkte samarbeid med lokale myndigheter: Vi har aktiv kontakt med offentlige organer og reguleringsorganer for å få nøyaktig og oppdatert informasjon om kravene til e-faktura.
• Kontinuerlige oppdateringer av interne formater: Teamet vårt reviderer konsekvent de interne systemene våre for at de skal være på linje med de nyeste regelendringene, og sikrer at kundenes faktureringsprosesser alltid overholder kravene etter hvert som regelverket utvikler seg.
• Direkte tilkoblinger til handelspartnere og myndigheter: Pagero Network legger til rette for direkte tilkoblinger til andre virksomheter, samt til offentlige portaler og infrastrukturer. Vårt 2-trinns interne format utfører valideringer og berikelser slik at e-fakturaer sendt gjennom nettverket oppfyller kravene til mottakeren, uansett om det er en handelspartner eller offentlige myndigheter. Pagero støtter alle CTC-modeller. 

Denne tilnærmingen gjør at vi kan tilby en pålitelig, kontinuerlig kompatibel e-fakturaløsning som er skreddersydd til de spesifikke kravene i over 80 land. 

Sikkerhet og pålitelighet er selve kjernen i vår complianceløsning for e-faktura. Vi overholder strenge personvernstandarder, herunder personvernforordningen, og har bl.a. ISO 27001/27701-sertifiseringer, som demonstrerer fokuset vi har på informasjonssikkerhetsstyring på aller høyeste nivå.

Med disse tiltakene sikrer vi at faktureringsprosessene dine er sikre og pålitelige og at de overholder kravene i alle jurisdiksjoner.

Vår omfattende pakke med ressurser og kontinuerlig støtte sikrer at virksomheten din overholder de siste endringene innen compliance for e-faktura:

• Regulatory Atlas: Vår detaljerte og oppdaterte ressurs inneholder informasjon om indirekte skatt, kontinuerlig transaksjonskontroll (CTC) og krav til e-faktura og e-arkiv over hele verden.
• Compliance Monitor: Hold deg informert med våre månedlige oppdateringer på e-post om utviklinger innen e-faktura og CTC over hele verden, slik at du aldri går glipp av en endring i regelverket.
• Compliancerapporter for land: Bestill grundige rapporter om spesifikke markeder for å få en klar forståelse av lokale krav til e-faktura.
• Varsler om compliance: Få sanntidsinformasjon om regelverksendringer i land du følger
• Senter for fremragende forskning: Vårt flerspråklige ekspertteam er klare til å gi personlig veiledning og støtte for compliance for e-faktura og CTC.
• Webinarer: Eksperter fra Pagero og vårt brede nettverk av partnere deler informasjon om de siste utviklingene og trendene innen regelverk.
• Innebygd compliance: Vi integrerer compliancekrav i teknologien vår, noe som sikrer sømløs overholdelse av lokale regelverk.
• Compliancebibliotek: Utforsk en helhetlig oversikt over krav til e-faktura og CTC hentet fra offentlige myndigheter og tolket av våre egne regelverkseksperter.  

Disse ressursene og tjenestene tilbyr kontinuerlig støtte, slik at virksomheten din overholder lovkravene og er godt informert.