Efterlevnad av e-faktureringskrav

Genom e-faktureringsefterlevnad säkerställs att företagets inkommande och/eller utgående fakturor uppfyller de juridiska, tekniska och skattemässiga krav som gäller i de länder där företaget är verksamt. 

Det är viktigt att säkerställa efterlevnad för att undvika böter och avbrott i verksamheten. Dessutom kan fakturorna behandlas utan problem.

Bristande efterlevnad kan leda till stora förseningar i behandlingen av transaktioner och påverka relationen med dina kunder och leverantörer. Genom att följa regelkraven kan du se till att företaget bedrivs på ett säkert och effektivt sätt på en global marknad.

Digitala rapporteringskrav (DRR) är regelverk från skattemyndigheter och andra myndigheter som innebär att företag måste skicka in finansiell och skatterelaterad information i ett visst digitalt format.

Syftet är att öka regelefterlevnaden, förbättra kvaliteten på den finansiella rapporteringen och förenkla granskningsprocessen – både för myndigheter och företag. Ofta krävs mer detaljerad data än i traditionella skattedeklarationer, och rapporteringen sker löpande, till exempel månadsvis, kvartalsvis eller årligen.

Med hjälp av standardiserade format och filstrukturer kan myndigheter analysera informationen mer effektivt, minska skattefusk och samtidigt minska den administrativa bördan. I takt med att fler länder digitaliserar sin skattehantering, har DRR blivit en nyckelkomponent i modern rapportering och ökad insyn i företagsverksamhet. 

Kontinuerliga transaktionskontroller, eller CTC, är mekanismer där skattemyndigheter erhåller transaktionsuppgifter i realtid eller nästan i realtid för att kontrollera efterlevnaden.

Detta påverkar affärsverksamheten då ytterligare steg för att säkerställa efterlevnaden läggs till i transaktionsprocessen, till exempel förhandsgodkännande innan fakturorna slutbehandlas. Läs vår bloggartikel för mer information om olika typer av CTC-modeller som används världen över.

CTC medför fördelar, såsom ökad transparens, men kan också leda till förseningar om dina system inte är optimerade för rapportering i realtid. En automatiserad lösning för regelefterlevnad som vår hjälper dig att enkelt uppfylla dessa krav.

E-fakturering och CTC är båda mekanismer för att behandla transaktionsuppgifter, men de har olika syften och fungerar på olika sätt:

• E-fakturering innebär att fakturor skapas, skickas och behandlas digitalt mellan köpare och leverantörer. Målet är att effektivisera arbetsflödena för fakturering, förbättra datanoggrannheten, minska pappersanvändningen och öka effektiviteten. E-fakturering är vanligtvis ett krav när företag ska använda standardiserade digitala fakturaformat, vilket gör det enklare att behandla och hantera fakturor automatiskt över nationsgränserna.
• Kontinuerlig transaktionskontroll (CTC) går ett steg längre genom att involvera skattemyndigheterna i transaktionsprocessen. Med CTC får skattemyndigheterna tillgång till transaktionsuppgifter i realtid eller nästan i realtid, vilket ofta erfordrar att fakturan godkänns i förväg innan den når mottagaren. Transaktionskontroller gör det möjligt för myndigheter att löpande kontrollera att skattereglerna följs, vilket minimerar risken för bedrägerier och säkerställer korrekt skatterapportering.

Kortfattat kan man säga att e-fakturering handlar om att digitalisera och effektivisera faktureringsprocessen mellan handelspartner, medan CTC medför att myndigheterna kan genomföra tillsyn i realtid. Många länder implementerar båda dessa, med e-fakturering som grund och CTC för bättre efterlevnad och transparens.

Kraven på digital rapportering (DRR) och digital kontinuerlig transaktionsrapportering (DCTR, Digital Continuous Transaction Reporting) hamnar mellan e-fakturering och CTC-kontroller vad gäller myndigheternas inblandning och rapportering i realtid.

• DRR avser skyldigheten att lämna in standardiserade digitala rapporter med finansiella uppgifter till skattemyndigheterna, vanligtvis på regelbunden basis (t.ex. månadsvis eller kvartalsvis). Även om detta innefattar digital inlämning krävs det inte nödvändigtvis att rapporteringen sker i realtid eller för varje enskild transaktion.
• DCTR är en mer frekvent och detaljerad form av rapportering, där transaktionsuppgifter lämnas till skattemyndigheterna nästan i realtid eller mycket frekvent. Den här typen av rapportering är mer detaljerad än DRR, men omfattar vanligtvis inte förhandsgodkännande som vid CTC.

Allt fler länder i världen, bland annat inom EU, Latinamerika och Asien, har infört krav på e-fakturering. Men regelverken ser olika ut beroende på land – både tekniskt och juridiskt. I vår öppet tillgängliga Pagero Regulatory Atlas får du en tydlig översikt, land för land.

Krav kan till exempel handla om specifika format, obligatoriska datainnehåll, digitala signaturer eller att fakturor måste godkännas av skattemyndigheten innan de skickas till mottagaren. 

Påföljderna för bristande efterlevnad varierar från land till land, men kan omfatta böter, förseningar eller till och med indraget tillstånd att bedriva affärsverksamheten i allvarliga fall.

I vissa länder kan företag som inte följer reglerna åläggas stora bötesbelopp, medan andra kan begränsa verksamhetstillstånd.

Bristande efterlevnad kan också leda till att skattemyndigheterna utför fler kontroller, vilket påverkar företagets rykte och relationer. Efterlevnad är viktigt för att skydda både din verksamhet och din relation till kunder och samarbetspartner.

Pageros lösning automatiserar CTC-rapporteringen genom att skicka transaktionsuppgifter till skattemyndigheterna efter behov. På så sätt säkerställs att alla transaktioner uppfyller kraven innan de slutbehandlas.

Automatisering förenklar det som annars skulle vara en manuell, tidskrävande process och hjälper till att undvika förseningar till följd av bristande efterlevnad.

Vår lösning för e-faktureringsefterlevnad kan hantera krav på rapportering i realtid eller nästan i realtid, så att transaktionerna flyter på smidigt. Genom att integrera CTC-efterlevnad i dina arbetsflöden kan Pagero bidra till att du kan arbeta smidigt under stränga krav.

Pageros lösning för e-faktureringsefterlevnad kan hantera komplexiteten med krav från flera jurisdiktioner, och automatiserar uppdateringar och anpassningar i takt med att reglerna ändras.

Vårt efterlevnadsteam håller kontinuerlig koll på regeluppdateringar inom alla jurisdiktioner. Nya kravspecifikationer integreras sedan i vårt interna format, vilket möjliggör trådlösa uppdateringar som inte påverkar dina arbetsflöden.  

Genom att centralisera hanteringen av efterlevnad ser Pagero till att du kan hantera olika krav för olika länder på ett och samma ställe. Lösningen integreras dessutom med ditt befintliga ekonomisystem, vilket gör efterlevnad till en sömlös del av faktureringsprocessen. Med Pagero minskar du det manuella arbetet och kan känna dig trygg med att ditt företag uppfyller de nationella kraven på de platser där du är verksam.

Pageros lösning för e-faktureringsefterlevnad fungerar ihop med alla ERP-system, så att du kan uppfylla efterlevnadskraven utan att det påverkar dina aktuella processer. Vårt erbjudande som möjliggör flexibel integrering fungerar även för andra system. Vi ansluter till alla källsystem som du vill, oavsett om det handlar om ditt CRM-system, arbetsflödessystem, skattehanteringssystem, faktureringssystem eller mellanprogram. 

Ja, e-fakturerings- och CTC-kraven påverkar hanteringen av leverantörsfakturor (AP). Vår automatiserade lösning för leverantörsfakturor hjälper dig att hantera dessa förändringar på ett smidigt sätt. I länder med e-fakturering och kontinuerlig transaktionskontroll (CTC) måste ekonomiavdelningarna ofta vidta ytterligare åtgärder, till exempel validera att inkommande fakturor uppfyller regelkraven innan de behandlas, och säkerställa att uppgifterna är korrekta samt att lagstadgade krav uppfylls innan betalning sker.

Vår lösning för e-faktureringsefterlevnad tillgodoser dessa behov då den integreras direkt i dina fakturasystem, vilket gör att inkommande fakturor kan valideras, kompletteras och godkännas på förhand, om så krävs enligt lokala bestämmelser. Därigenom säkerställs att alla fakturor är korrekta innan de kommer in i ditt arbetsflöde, vilket minskar risken för försenade betalningar, påföljder och fel.

Genom att automatisera efterlevnadskontroller och datavalidering hjälper vi dig att se till att dina fakturaprocesser är effektiva, korrekta och uppfyller regelkraven, så att du kan fokusera på strategiska uppgifter och hålla dig uppdaterad om nya regelverk. Med Pagero är dina medarbetare redo att möta kraven i ett landskap där regelkraven ständigt förändras.

Pageros lösning för e-faktureringsefterlevnad stödjer ett flertal format och standarder för sömlös elektronisk fakturering inom en rad olika branscher och regioner. Här är ett urval av de format som stöds:

• cXML: Ett protokoll som används i stor utsträckning och som gör det möjligt för inköpsorganisationer, leverantörer, tjänsteleverantörer och mellanhänder att kommunicera med hjälp av ett enda öppet standardspråk.
• PEPPOL BIS: En standard som utvecklats för gränsöverskridande offentlig upphandling inom EU, som säkerställer interoperabilitet och efterlevnad av EU:s regelverk.
• UBL 2.1: Universal Business Language är ett standardiserat XML-format för affärsdokument som används globalt vid elektronisk handel.
• Finvoice och TEAPPSXML: Nationella format för elektroniska fakturor i Finland, som uppfyller europeiska standarder.

Detta är bara ett urval. Kontakta oss för information om samtliga format som stöds. 

På Pagero säkerställer vi efterlevnad av landsspecifika e-faktureringskrav genom ett proaktivt och heltäckande arbetssätt:

• Direkt samarbete med myndigheter: Vi har en nära dialog med lokala och regelutfärdande myndigheter  för att få korrekt och uppdaterad information om regelverken.

• Löpande uppdateringar av våra format: Vårt team justerar kontinuerligt våra interna system för att spegla aktuella regeländringar – så att dina fakturaflöden alltid är i linje med gällande krav.

• Direkta kopplingar till affärspartners och myndigheter: Genom Pagero Network kan du skicka e-fakturor direkt till både affärspartners och myndighetsportaler. Vårt tvåstegsformat validerar och berikar informationen så att fakturan uppfyller mottagarens krav – oavsett om det är en kund eller en skattemyndighet. Pagero stödjer alla CTC-modeller.

Med detta arbetssätt erbjuder vi en tillförlitlig lösning för e-fakturering som följer reglerna i över 80 länder – både idag och i takt med att kraven förändras. 

Vår lösning för e-faktureringsefterlevnad bygger på säkerhet och tillförlitlighet. Vi följer stränga dataskyddskrav, inklusive den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR), och är bland annat certifierad enligt ISO 27001/27701, som en del i vårt åtagande att säkerställa informationssäkerhet i toppklass.

Med hjälp av dessa åtgärder ser vi till att dina fakturaprocesser är säkra, pålitliga och uppfyller regelkraven i samtliga jurisdiktioner.

Våra omfattande resurser och vår löpande support bidrar till att ditt företag uppfyller de senaste kraven för e-faktureringsefterlevnad:

• Regelverk världen över: Vår detaljerade och alltid aktuella resurs ger information om indirekt skatt, kontinuerlig transaktionskontroll (CTC), krav på e-fakturering och e-arkivering över hela världen.
• Compliance Monitor: Håll dig uppdaterad med våra månatliga e-postuppdateringar om e-fakturerings- och CTC-utvecklingen världen över, så att du aldrig missar några ändrade regelkrav.
• Landsspecifika efterlevnadsrapporter: Begär fördjupade rapporter om specifika marknader för att få detaljerad information om de nationella kraven för e-fakturering.
• Avisering om regeländringar: Få information i realtid om regeluppdateringar i de länder som du valt.
• Kunskapscentrum: Vårt flerspråkiga team med experter är redo att ge dig personlig rådgivning och support om e-fakturerings- och CTC-efterlevnad.
• Webbinarier: Experter från Pagero och vårt stora partnernätverk informerar om de senaste regeländringarna och trenderna.   
• Inbyggd regelefterlevnad: Vi integrerar efterlevnadskraven direkt i vår teknik för att säkerställa att nationella lagkrav uppfylls.
• Efterlevnadsbibliotek: Få en heltäckande översikt över e-fakturerings- och CTC-krav som hämtats från statliga myndigheter och tolkats av våra egna experter på området.   

Dessa resurser och tjänster ger dig kontinuerligt stöd, så att ditt företag kan uppfylla kraven och hålla sig uppdaterat.