Systra AB nådde break-even för investeringen på e-fakturor på bara 10 månader

Systra AB är ledande inom innovativa lösningar för hållbart resande. De verkar inom hela kedjan, från förstudie och byggnation till drift och underhåll. Systra omsätter ca 350 miljoner kronor och har 700 medarbetare fördelade på 21 kontor i Sverige. Internationellt är Systra en av världens ledande aktörer inom infrastrukturlösningar för höghastighetsjärnväg, tunnelbana och spårväg, med en närvaro i över 80 länder.

Fram till våren 2022 präglades fakturahanteringen på Systra av mycket manuellt arbete, där två heltidsanställda inom leverantörsreskontra manuellt hanterade en stor mängd pappers- och PDF-fakturor. Endast 15 procent av företagets totala antal fakturor var e-fakturor, och de få som hanterades elektroniskt var främst på grund av lagkrav från kunder inom offentlig sektor. På grund av regulatoriska krav internationellt fick dock ekonomiavdelningen samma år en förfrågan internt om att kunna ta emot e-fakturor vid inköp.

För att tillgodose önskemålet om att kunna ta emot e-fakturor valde Systra att i slutet av 2022 implementera Pageros e-fakturalösning. Lösningen som valdes omfattade även PDF-fakturor, vilka automatiskt skickas till Pagero som i sin tur automatiskt omvandlar dem till e-fakturor och skickar dessa tillbaka till Systra. I den tillväxtfas som Systra befann sig i var det ett enkelt beslut att lägga till denna konverteringstjänst som gör att PDF-fakturor kan hanteras digitalt till dess att alla fakturor blir riktiga e-fakturor.

Redan i augusti 2023 hade investeringen återbetalat sig: "Vår investering återbetalade sig efter bara tio månader, vilket tydligt visar den snabba och positiva effekten av att hantera fakturor elektroniskt och automatiserat", säger Madelene Borelid, ekonomichef på Systra. 

Tidigare behövde två heltidsanställda ägna all sin tid åt att administrera fakturor. Idag kräver fakturahanteringen endast 70 procent av en heltidstjänst, vilket innebär en minskning av arbetstiden med 65 procent på bara ett år. Tidigare ägnade man cirka 5–10 minuter per faktura på grund av manuell registrering. Den tid som frigjorts används nu till viktiga och värdeskapande uppgifter så som kontroll och kassaflödesanalys. 

Dessutom har arbetsbelastningen jämnats ut över veckorna. Stora toppar vid månadsskiften har eliminerats vilket har skapat en smidigare och trivsammare arbetsprocess. Ytterligare en fördel är att upplärningen av de som ska utföra återstående manuellt arbete går mycket snabbare, och det tar numera bara omkring en timme att få dem på banan.

Utöver att minska den manuella registreringen av fakturor, har e-fakturor också förbättrat Systras ekonomistyrning: "Vi gick från 15 till 90 procent e-fakturor på ett par år", fortsätter Madelene Borelid. ”Kassaflödesanalysen på 30 dagar är nu mycket mer pålitlig, likviditetsprognoserna är mer träffsäkra och vi har fått bättre koll på våra kostnader. Dessutom får vi färre betalningspåminnelser från leverantörer, vilket ger oss en starkare ekonomisk kontroll och planering”, avslutar Madelene Borelid.

Pageros e-fakturatjänst har inte bara effektiviserat Systras arbetsprocesser, utan också stärkt företagets ekonomiska stabilitet och framtidsplanering. Pageros lösning har visat sig vara en värdefull investering för Systra. Är du nyfiken på om ditt företag kan förbättra sin fakturahantering och ekonomiska kontroll på samma sätt? Kontakta oss så hjälper vid dig!