Höörs kommun införde e-fakturering för bättre äldreomsorg

Höör är en kommun som ligger i södra Sverige. Den är en del av den växande Öresundsregionen, där städer som Lund, Malmö och Köpenhamn ingår. Höör erbjuder en blandning av vacker natur och fördelarna med en småstadstillvaro, vilket lockar många nya invånare och gör det till den snabbast växande kommunen i regionen per capita.

Den lokala ekonomin gynnas av närheten till större städer, men drivs också av ett livligt kulturliv och många små och medelstora företag. Den största arbetsgivaren i Höör är dock kommunen själv, med över 1.000 anställda. Sedan januari 2024 har kommunen implementerat Pageros lösningar för att effektivisera fakturahanteringen. Charlotta Lindhe, redovisningsansvarig i Höör, förklarar varför det var viktigt att göra en förändring.

”Som kommun är vi finansierade av skattebetalarna. Allt vi gör handlar därför om att se till att dessa medel används effektivt och att våra invånare är nöjda. Vi arbetar utifrån fastställda budgetar och skiljer oss från företag eftersom vi inte försöker öka vinsten utan se till att utgifterna inte skenar iväg”, säger hon. ”Det handlar om att leverera tjänster som äldreomsorg, utbildning, kultur, stöd till ideella organisationer, bibliotek, skolbussar och så vidare. Allt det som vi, som medborgare, förväntar oss av en kommun.”

Höör tar emot cirka 35 000 fakturor årligen, vilket skapar en betydande arbetsbörda för ekonomienheten. Detta var anledningen till att kommunen började söka efter en effektivare administrativ lösning för att öka e-faktureringen. För att stödja sådana insatser finns ett statligt digitaliseringsinitiativ på plats. Lagstiftningen underlättar förvisso, men enligt Lindhe finns det också saker att tänka på för mindre leverantörer som kanske inte är redo att gå över till e-faktura. 

”Som offentlig aktör kan vi kräva att alla organisationer vi köper av skickar e-fakturor eftersom det är ett lagkrav. Men mindre företag, som till exempel föreläsare, har svårare att anpassa sig till detta. Det är en av de fantastiska sakerna med Pagero, eftersom vi nu kan hänvisa dem till Pagero-portalen där de kan skicka e-fakturor gratis, är det enkelt för dem att följa reglerna”, förklarar hon.

För de flesta kommuner, så även för Höör, är lönerna den största utgiften. På ekonomienheten finns ett tiotal medarbetare, varav tre är inriktade på fakturahantering. Utöver ekonomiteamet är cirka 20 medarbetare från olika avdelningar involverade i att skicka fakturor, medan cirka 100 medarbetare är involverade i att godkänna fakturor från leverantörer. Implementeringen av Pageros e- fakturalösning har förbättrat effektiviteten avsevärt och gjort det möjligt för kommunen att omfördela resurser till mer komplexa uppgifter. 

”Vi ser effektivitetsvinster där vi kan minska antalet jobb med enklare uppgifter och omfördela resurserna till mer komplicerade arbeten som analyser som bidrar till ytterligare effektivitetsvinster. I framtiden tror jag att det kommer att vara ett ännu mindre behov av att hantera arbetsuppgifter som bygglovsansökningar eftersom de också kan hanteras av e-tjänster och automatisering”, säger Lindhe.

I takt med att den administrativa personalen frigörs från vissa uppgifter har fördelarna med att arbeta med Pagero börjat visa sig. Redan efter några månader har personalen i Höör kunnat genomföra utbildningar som tidigare varit omöjliga på grund av tidsbrist. 

”Det är spännande att arbeta inom offentlig sektor; om jag gör den här förändringen här, hur kan vi då dra nytta av den på andra ställen? Det är klart att sådana här förändringar inte sker över en natt, utan man måste se det över tid.”

I slutändan innebär fördelarna med digitaliseringens effektivitet ett större värde för invånarna, ett samband som lätt förbises. Lindhe förklarar hur det fungerar.

”När vi inte behöver ägna tid åt att utföra rutinuppgifter kan vi fokusera på mer värdefulla arbeten, som analyser”, säger hon. ”Hur bedömer vi till exempel när en äldre person ska erbjudas en plats på ett vårdhem i stället för att personal reser runt och hjälper till i hemmet? Var ligger brytpunkten?”, säger hon.

Sådana diskussioner förs naturligtvis med familjen och den äldre. Men analytiker kan hjälpa till att göra ekonomiska beräkningar, och i slutändan innebär det att fler människor kan få bättre vård eftersom kommunen fattar bättre beslut baserade på data och insikter. 

”Människor vill ha mer service och lägre skatter. Det är inte lätt att få till det”, säger hon. ”Det finns dock en direkt koppling mellan effektiviseringar och bättre äldreomsorg. Det innebär att vi kan flytta våra resurser till områden där de gör bättre nytta.”

Höör implementerade Pageros e-fakturalösning i januari 2024 och insåg snabbt att de behövde få leverantörerna att gå över till e-faktura för att verkligen kunna dra nytta av tjänsten. De bestämde sig för att köra ett onboarding-projekt med Pagero, där Höör helt enkelt överlämnade en leverantörslista till Pagero, som sedan gjorde allt det tunga arbetet med att kontakta alla leverantörer, följa upp och erbjuda support.

”Vi fick mycket mer hjälp från Pagero än vi hade förväntat oss. De svarade på frågor och var mycket hjälpsamma när det gällde att hjälpa våra leverantörer. Det är vi mycket tacksamma för och vi hade aldrig klarat det på egen hand”, säger Lindhe.

Höör använder Unit4 som ERP-system, vilket integreras sömlöst med Pagero. Vid implementeringen av e-faktureringen gjorde Pagero anpassningar för att identifiera fakturadata som placerats i fel fält av leverantörer - ett vanligt problem som ofta resulterar i tidskrävande manuella korrigeringar, vilket leder till förseningar och frustration för många organisationer.

”Pagero hjälpte oss att se till att data taggas korrekt. När information placeras i fel fält hamnar fakturorna i en bulkmapp som måste åtgärdas manuellt. Men nu letar systemet efter information på hela fakturan för att reda ut detta.”

Det har bara gått sex månader, men förbättringarna är tydliga för Höör. Alla ordinarie leverantörer är med på tåget och kommunen har minskat de traditionella fakturorna med cirka 50% bara under de första sex månaderna, vilket motsvarar cirka 2 500 färre pappersfakturor per år. När det gäller framtida initiativ säger Lindhe att de alltid vill bli bättre.

”Vi är inte bäst i klassen, utan andra kommuner har kommit längre på den här vägen. Så vi tittar på vad de gör och kopierar dem, använder samma tjänster som de eller robotar som de har byggt.”

Och om Höör får en fråga om e-fakturering, skulle de då rekommendera Pagero?

”Ja, jag skulle absolut rekommendera Pagero! De har varit till stor hjälp och vi funderar nu på att implementera fler av deras tjänster.”