Jotun India går over til å sende/motta e-fakturaer tidligere enn planlagt

I 2019 signerte det norske multinasjonale kjemikalieselskapet Jotun en rammeavtale med Pagero for å håndtere compliance over hele verden. Jotun i India var blant de første nasjonale enhetene som virkelig benyttet seg av tilbudet. En av de viktigste faktorene var de indiske myndighetenes fokus på digitalisering av økonomien ved å kreve at fakturaer registreres i en offentlig portal.

Indias har opplevd utrolig økonomisk vekst de siste tiårene, og landet har et enormt potensial for videre utvikling. Samtidig opplever landet utfordringer knyttet til korrupsjon, og ifølge Corruption Perceptions Index (2018) havner landet på 78.-plass av 180 land. For å styrke den økonomiske veksten ytterligere og samtidig ta tak i disse utfordringene har myndighetene fremskyndet digitaliseringsprosessen.

I 2020 ble de første grepene for å sende/motta e-fakturaer implementert. Denne overgangen til en digital økonomi har også ført til at selskapene må tilpasse seg raskt, og store aktører bør gå foran med et godt eksempel ved å modernisere virksomheten og måten transaksjoner gjennomføres på.

«BNP-prognosene har vært betydelige», sier Sudhir Kothare, finansdirektør i Jotun India. «Før lockdown snakket vi om 7–8 % BNP-vekst, som var den desidert høyeste i verden. Det er det potensialet India har som land, og derfor kan digitaliseringen få enorme konsekvenser.»

Men det er ikke problemfritt å innføre store endringer for hvordan fakturering utføres. Den nye infrastrukturen må også harmonisere med andre nasjonale krav samt med systemene som selskapet allerede bruker.

Når man for eksempel frakter varer i India, skal det legges ved mva-oversikt. For Jotun betyr det at fakturaen som genereres i det interne ERP-systemet, sendes til myndighetenes fakturaportal for godkjenning. Deretter returneres fakturaen med en QR-kode og et registreringsnummer, før den sendes med forsendelsen fra fabrikken eller lageret til kundens leveringssted. Denne prosessen sikrer overholdelse av lovgivningen for vare- og tjenestebeskatning, men implementeringen av dette systemet var komplekst og underlagt tidspress.

Men for Jotun var ikke utfordringen knyttet til å overholde den nye lovgivningen i hovedsak å oppfylle alle kravene fra myndighetene, men å gjøre det med minimalt avbrudd i driften og de aktive prosessene. Målet var å gjennomføre en sømløs integrasjon og å unngå nedetid som kunne påvirke kundene.

«Jotun oppfattes i stor grad som et godt og fremtredende multinasjonalt merke i India. Det var helt nødvendig for oss å oppfylle kundenes forventninger. Det var viktig at de visste at alle fakturaer og leveranser fra Jotun overholdt den nye lovgivningen den dagen den trådte i kraft», sier Kothare.

Til tross for prosjektets kompleksitet ble overgangen til det nye systemet gjennomført uten større problemer, og Jotun overholdt den opprinnelige tidsfristen i oktober 2020. Deretter utsatte myndighetene datoen til 1. januar 2021, siden mange tjenesteleverandører hadde problemer med å gjennomføre de nødvendige endringene. Da hadde Jotun allerede vært i gang i flere måneder. Ifølge Kothare var det tette samarbeidet med det sammensveisede Pagero-teamet helt avgjørende for suksessen.

«Vi hadde i hovedsak kontakt med to personer, og det gjorde oppgaven mye enklere. Vi hadde også én kontaktperson hos Pagero for alle spørsmål, uavhengig av om de var tekniske, kommersielle eller knyttet til informasjon fra myndighetene. Den personen gjorde det enkelt å koordinere og avtale regelmessige møter, naturligvis med samtykke og støtte fra alle berørte interessenter», sier han.

En annen faktor som bidro til at prosjektet gikk knirkefritt, var Pageros omfattende erfaring med å integrere med IFS, takket være et langvarig samarbeid.

«Da vi bestemte oss for å finne en strategisk partner for e-fakturakravene, vurderte vi flere internasjonale aktører. Vi valgte Pagero på grunn av deres fokus på Jotun, og fordi de har et strategisk samarbeid med IFS. Sistnevnte var viktig fordi integrasjon mellom offentlige systemer og ERP-systemer ofte kan være både komplisert og kostbart. Prosjektet i India var et godt eksempel på verdien av det tette samarbeidet mellom Pagero og IFS, og det var en stor fordel for oss i implementeringen», sier Trond Aune, Global ERP Manager hos Jotun AS.

I tillegg til en problemfri overgang og overholdelse av forskriftene da de ble innført, sier Kothare at det også er andre fordeler med å bruke Pagero. Ett eksempel er skattemeldingen, der skattefradraget kan utfordres hvis den andre parten ikke har dokumentert riktig beløp.

«Cirka 1–2 prosent av GST-kreditten som vi mottok, var tidligere utsatt for denne typen senking av det krediterte beløpet som vi hadde rettmessig krav på. Det mener jeg er et betydelig beløp, og nå kommer vi til å kunne sette det av til sparing. Det er mye mer effektivt enn å innlede en prosess om ett eller to år med avstemming av regnskap og å be om kundenes og leverandørenes regnskap og skattemeldinger for å kunne dokumentere det riktige beløpet», sier han.

Etter en vellykket oppstart innebærer avtalen mellom Jotun og Pagero også at samarbeidet for å strømlinjeforme virksomheten fortsetter globalt.

«Samarbeidet med Pagero har vært veldig behagelig. Jeg synes at teamet var effektivt, imøtekommende, kompetent og svært kunnskapsrikt, noe som førte til at opplevelsen ble så god», sier Kothare. «Jeg vil anbefale Pagero for alle selskaper som skal gjennom en lignende prosess», avslutter han.