Firma Jotun India przechodzi na e-fakturowanie

W 2019 r. norweska międzynarodowa firma chemiczna Jotun podpisała umowę ramową z Pagero w zakresie zgodności na całym świecie. Jednym z pierwszych podmiotów krajowych, które w pełni skorzystały z oferty był Jotun w Indiach. Jednym z czynników napędowych było dążenie rządu indyjskiego do cyfryzacji gospodarki poprzez obowiązkową rejestrację faktur na portalu rządowym.

W ciągu ostatnich dziesięcioleci wzrost gospodarczy Indii był niezwykły, a potencjał ciągłego rozwoju jest wciąż ogromny. Jednocześnie kraj boryka się z wyzwaniami związanymi z korupcją, zajmując 78. miejsce na 180 krajów według Indeksu Percepcji Korupcji (CPI, 2018). Aby jeszcze bardziej pobudzić wzrost gospodarczy i jednocześnie rozwiązać te problemy, rząd przyspieszył proces cyfryzacji.

Od 2020 r. wdrażane są pierwsze kroki w kierunku e-fakturowania. Przejście na gospodarkę cyfrową oznacza również, że firmy muszą szybko się dostosować, a więksi gracze powinni utorować drogę do modernizacji swojej działalności i sposobu dokonywania transakcji.

„Prognozy wzrostu PKB były znaczące”, mówi Sudhir Kothare, Finance Director w Jotun India. „Przed lockdownem mówiliśmy o siedmio-ośmioprocentowym wzroście PKB, który był zdecydowanie najwyższy na świecie. Taki potencjał mają Indie jako kraj, a efekty cyfryzacji mogą mieć ogromny wpływ”.

Znacząca zmiana w sposobie fakturowania nie jest jednak pozbawiona wyzwań. Nowa infrastruktura musi również być zgodna z innymi wymaganiami krajowymi, a także z istniejącymi systemami używanymi przez firmę.

Na przykład w przypadku wysyłki produktów w Indiach, towarom w transporcie muszą towarzyszyć handlowe faktury podatkowe. Dla firmy Jotun oznacza to, że faktura wygenerowana w wewnętrznym systemie ERP jest wysyłana do rządowego portalu rejestracji faktur w celu zatwierdzenia. Faktura jest następnie odsyłana wraz z kodem QR i numerem rejestracyjnym, a po tym wysyłana wraz z przesyłką z fabryki lub magazynu do punktu dostawy klienta. Proces ten zapewnia zgodność z przepisami dotyczącymi opodatkowania towarów i usług, jednak wdrożenie tego systemu było złożone i poddane presji czasu.

Jednak dla Jotun wyzwaniem związanym z przestrzeganiem nowych przepisów nie było zaznaczenie wszystkich pól wymaganych przez władze, ale zrobienie tego przy minimalnym zakłóceniu działalności i bieżących procesów. Celem była płynna integracja i brak przestojów wpływających na dostawy do klientów.

"Jotun jest postrzegany jako dobra, znana międzynarodowa marka w Indiach. Spełnienie oczekiwań naszych klientów było dla nas absolutnie obowiązkowe. Powinni oni wiedzieć, że wszystkie faktury i dostawy od Jotun są zgodne z nowymi przepisami w dniu ich wejścia w życie" - podkreśla Kothare.

Pomimo złożoności projektu przejście na nowy system przebiegło bez większych problemów, a Jotun był w stanie dotrzymać początkowego terminu w październiku 2020 roku. Następnie rząd przesunął datę na 1 stycznia 2021 r., ponieważ wielu usługodawców miało problemy z wprowadzeniem niezbędnych zmian. Do tego czasu Jotun działał już od kilku miesięcy. Według Kothare, ścisła współpraca ze zgranym zespołem Pagero była kluczowa dla osiągnięcia sukcesu.

Współpracowały z nami głównie dwie osoby, co znacznie ułatwiło nam zadanie. W Pagero mieliśmy również jedną osobę do kontaktu w przypadku wszystkich naszych pytań, niezależnie od tego, czy były one techniczne, handlowe czy związane z zawiadomieniem wydanym przez rząd. Ta osoba ułatwiła koordynację i organizowanie spotkań w regularnych odstępach czasu – oczywiście za zgodą i akceptacją wszystkich zainteresowanych stron”, mówi.

Kolejnym czynnikiem, który sprawił, że projekt przebiegł sprawnie, było bogate doświadczenie Pagero w integracji z IFS, wynikające z ich wieloletniej współpracy.

„Kiedy zdecydowaliśmy się znaleźć strategicznego partnera w zakresie e-faktur, ocenie poddano kilku międzynarodowych graczy. Firma Pagero została wybrana ze względu na zaangażowanie firmy Jotun oraz strategiczne partnerstwo z firmą IFS. To ostatnie było ważne, ponieważ integracja między systemami rządowymi i ERP jest często zarówno skomplikowana, jak i kosztowna. Projekt w Indiach pokazał wartość ścisłej współpracy między Pagero i IFS, która przyniosła nam ogromne korzyści podczas wdrażania” — mówi Trond Aune, global ERP manager w firmie Jotun AS.

Zdaniem Kothare'a, poza płynnym przejściem i zgodnością z wprowadzonymi przepisami, korzystanie z Pagero ma inne zalety. Jedna z nich dotyczy deklaracji podatkowych, w przypadku których kwota ulgi podatkowej może zostać zakwestionowana, jeśli strona przeciwna nie poparła odpowiednio zadeklarowanej kwoty.

„Około jednego do dwóch procent ulgi GST, którą otrzymywaliśmy, było wcześniej podatne na tego rodzaju obniżenie kwoty, która była nam słusznie należna. W mojej ocenie to znaczna kwota, która teraz będzie dla nas dostępna jako oszczędności. Jest to o wiele bardziej efektywne niż wchodzenie w proces uzgadniania dokumentacji i proszenie o księgi rachunkowe naszych klientów i dostawców oraz status podatkowy, tylko po to, aby udokumentować właściwą kwotę", mówi.

Po udanym starcie, podpisana umowa ramowa między Jotun i Pagero oznacza również, że współpraca w celu usprawnienia działalności będzie kontynuowana na całym świecie.

„Współpraca z Pagero była też bardzo przyjemna. Zespół był skuteczny, przystępny i bardzo kompetentny, co sprawiło, że całe to doświadczenie było tak dobre”, mówi Kothare. „Poleciłbym Pagero każdej firmie przechodzącej przez podobny proces”, podsumowuje.