Zgodność e-fakturowania

Zgodność e-fakturowania zapewnia, że Twoje faktury przychodzące i/lub wychodzące spełniają wymagania prawne, techniczne i podatkowe określone przez kraje, w których prowadzisz działalność. 

Zapewnienie zgodności jest kluczowe, ponieważ zapobiega sankcjom i zakłóceniom operacyjnym oraz zapewnia płynne przetwarzanie faktur.

Brak zgodności może prowadzić do znacznych opóźnień w przetwarzaniu transakcji i wpływać na relacje z klientami i dostawcami. Zachowanie zgodności z przepisami pomaga firmie działać bezpiecznie i efektywnie na globalnym rynku.

Wymogi sprawozdawczości cyfrowej (DRR – Digital Reporting Requirements) to przepisy ustanowione przez organy podatkowe i rządowe, które wymagają od przedsiębiorstw przekazywania danych finansowych i podatkowych w określonych formatach cyfrowych. Wymogi te mają na celu zwiększenie zgodności z przepisami podatkowymi, poprawę dokładności i terminowości sprawozdawczości finansowej oraz usprawnienie procesów audytu. 

DRR zazwyczaj obejmują elektroniczne przekazywanie szczegółowych informacji finansowych, w tym danych transakcyjnych, przy użyciu standardowych formatów cyfrowych i określonych struktur plików. 

Wdrażając DRR, organy podatkowe mogą skuteczniej analizować dane, ograniczać uchylanie się od podatków i minimalizować obciążenia administracyjne zarówno dla przedsiębiorstw, jak i agencji rządowych. Takie cyfrowe systemy raportowania często wymagają bardziej szczegółowych danych niż tradycyjne deklaracje podatkowe i mogą wymagać regularnego składania, np. co miesiąc, co kwartał lub co rok. 

Z racji, że rządy na całym świecie coraz częściej przyjmują cyfrowe strategie administracji podatkowej, DRR stały się kluczowym elementem modernizacji sprawozdawczości finansowej i zapewniania większej przejrzystości operacji biznesowych.

Ciągła kontrola transakcji (CTC – Continuous Transaction Controls) to mechanizm, w ramach którego organy podatkowe otrzymują dane transakcyjne w czasie rzeczywistym lub zbliżonym do rzeczywistego w celu weryfikacji zgodności.

Wpływa to na operacje biznesowe, wymuszając dodatkowy etap zgodności w procesie transakcji, który czasami może obejmować wstępne rozliczenie przed sfinalizowaniem faktur. Przeczytaj artykuł na naszym blogu, aby uzyskać więcej informacji na temat różnych typów modeli CTC wdrażanych na całym świecie.

Modele CTC oferują liczne korzyści jak np. większa transparentność, ale mogą również powodować opóźnienia, jeśli systemy nie są zoptymalizowane pod kątem raportowania w czasie rzeczywistym. Zautomatyzowane rozwiązanie zapewniające zgodność z przepisami, takie jak nasze, może pomóc w spełnieniu tych wymagań.

E-fakturowanie i CTC są mechanizmami zarządzania danymi transakcji, ale służą różnym celom i mają odmienne sposoby działania:

• E-fakturowanie odnosi się do cyfrowego tworzenia, przesyłania i przetwarzania faktur między nabywcami a dostawcami. Jego głównym celem jest usprawnienie procesów fakturowania, poprawa dokładności danych, zmniejszenie zużycia papieru i zwiększenie wydajności. E-fakturowanie jest zazwyczaj wymogiem dla firm, aby przyjąć znormalizowane formaty fakturowania cyfrowego, ułatwiając automatyczne przetwarzanie faktur i zarządzanie nimi ponad granicami.
• Ciągła kontrola transakcji (CTC - Continuous Transaction Controls) idzie o krok dalej, angażując organy podatkowe bezpośrednio w proces transakcji. Dzięki CTC organy podatkowe otrzymują dane transakcyjne w czasie rzeczywistym lub zbliżonym do rzeczywistego, często wymagając wstępnego rozliczenia faktury, zanim dotrze ona do odbiorcy. Mechanizmy CTC umożliwiają organom rządowym weryfikację zgodności podatkowej na bieżąco, minimalizując oszustwa i zapewniając dokładną sprawozdawczość podatkową.

W skrócie, podczas gdy e-fakturowanie koncentruje się na cyfryzacji i poprawie wydajności fakturowania między partnerami handlowymi, mechanizmy CTC kładą nacisk na nadzór regulacyjny w czasie rzeczywistym przez organy rządowe. Wiele krajów wdraża oba rozwiązania jednocześnie, wykorzystując e-fakturowanie jako podstawę i CTC w celu zwiększenia zgodności i przejrzystości.

Cyfrowe wymogi sprawozdawcze (DRR) i cyfrowe ciągłe raportowanie transakcji (DCTR) plasują się pomiędzy e-fakturowaniem a CTC pod względem zaangażowania organów rządowych i raportowania w czasie rzeczywistym.

• DRR - Digital Reporting Requirement odnosi się do obowiązku przedkładania organom podatkowym znormalizowanych cyfrowych raportów z danymi finansowymi, zazwyczaj okresowo (np. miesięcznie, kwartalnie). Choć wiąże się to z cyfrowym przesyłaniem danych, niekoniecznie wymaga raportowania w czasie rzeczywistym lub transakcji po transakcji.
• DCTR - Digital Continuous Transaction Reporting to częstsza i bardziej szczegółowa forma raportowania, w której dane transakcyjne są przekazywane organom podatkowym niemal w czasie rzeczywistym lub o częstej regularności. Jest bardziej szczegółowa niż DRR, ale zazwyczaj nie obejmuje aspektu wstępnego rozliczenia CTC.

E-fakturowanie jest już obecnie obowiązkowe w wielu krajach na całym świecie, m.in. w UE, Ameryce Łacińskiej i Azji, a każdy z nich ma unikalne wymagania techniczne i regulacyjne. Szczegółowy przegląd przepisów dla poszczególnych krajów znajdziesz w publicznie dostępnym Pagero Regulatory Atlas.

Wymagania różnią się między sobą - obejmują określone formaty, elementy danych, podpisy cyfrowe i procesy zatwierdzania. W niektórych przypadkach faktury muszą być zatwierdzone przez organ podatkowy, zanim dotrą do klientów.

Sankcje za nieprzestrzeganie przepisów różnią się w zależności od kraju, ale zazwyczaj obejmują grzywny, opóźnienia, a w poważnych przypadkach nawet zawieszenie działalności gospodarczej.

Niektóre kraje mogą nakładać wysokie kary finansowe na firmy nieprzestrzegające przepisów, podczas gdy inne mogą ograniczać pozwolenia na prowadzenie działalności.

Ponadto niezgodność z przepisami może prowadzić do zwiększonej kontroli ze strony organów podatkowych, wpływając na wizerunek i relacje. Stała zgodność z przepisami ma zatem kluczowe znaczenie dla ochrony zarówno operacji, jak i współpracy z klientami i partnerami.

Rozwiązanie Pagero automatyzuje raportowanie CTC, wysyłając dane transakcji do organów podatkowych zgodnie z wymaganiami, zapewniając, że wszystkie transakcje spełniają normy zgodności przed ich sfinalizowaniem.

Automatyzacja upraszcza to, co w przeciwnym razie byłoby ręcznym, czasochłonnym procesem i pomaga uniknąć opóźnień wynikających z niezgodności.

Nasze rozwiązanie w zakresie zgodności e-fakturowania zostało opracowane z myślą o spełnianiu wymogów dotyczących raportowania w czasie rzeczywistym lub zbliżonym do rzeczywistego, dzięki czemu transakcje przebiegają płynnie. Integrując zgodność z CTC z przepływami pracy, Pagero zapewnia płynne działanie pod rygorystyczną kontrolą.

Rozwiązanie Pagero w zakresie zgodności e-fakturowania jest zbudowane tak, aby poradzić sobie ze złożonością wymagań wielu systemów prawnych, automatyzując wszelkie kolejne aktualizacje i konieczne modyfikacje wraz ze zmianami przepisów.

Nasz zespół Regulatory Affairs stale monitoruje każdą jurysdykcję pod kątem aktualnych przepisów. Nowe wymagania są następnie integrowane z naszym wewnętrznym formatem, umożliwiając aktualizacje, które nie zakłócają Twojej pracy.  

Dzięki centralizacji zarządzania zgodnością, Pagero pozwala na obsługę różnych wymagań dla różnych krajów w jednym miejscu. Rozwiązanie integruje się również z istniejącymi systemami finansowymi, dzięki czemu zgodność jest płynną częścią procesu fakturowania. Dzięki Pagero ograniczasz pracę ręczną i zyskujesz pewność, że Twoja firma spełnia lokalne wymogi wszędzie tam, gdzie prowadzisz działalność.

Rozwiązanie Pagero w zakresie zgodności e-fakturowania integruje się z dowolnym systemem ERP, umożliwiając zapewnienie zgodności bez zakłócania bieżących procesów. Nasza elastyczna oferta integracji wykracza jednak daleko poza ERP. Łączymy się z dowolnym wskazanym systemem źródłowym, czy to CRM, przepływem pracy, technologią podatkową, systemem rozliczeniowym czy oprogramowaniem pośredniczącym. 

Tak, wymogi e-fakturowania i CTC mają wpływ na procesy Accounts Payable, a nasze rozwiązanie do automatyzacji AP zostało opracowane tak, aby pomóc w płynnym zarządzaniu tymi zmianami. W krajach, w których obowiązują e-fakturowanie i ciągłe kontrole transakcji (CTC), działy AP często muszą podejmować dodatkowe kroki, takie jak sprawdzanie przychodzących faktur pod kątem zgodności przed ich przetworzeniem oraz zapewnienie, że dokładność danych i normy regulacyjne są spełnione przed dokonaniem płatności.

Nasze rozwiązanie w zakresie zgodności e-fakturowania wspiera te potrzeby poprzez bezpośrednią integrację z systemami AP, umożliwiając walidację, wzbogacanie i wstępne rozliczanie faktur przychodzących, jeśli wymagają tego lokalne przepisy. Takie rozwiązanie gwarantuje, że wszystkie faktury są zgodne z przepisami, zanim trafią do obiegu dokumentów, zmniejszając ryzyko opóźnień w płatnościach, potencjalnych kar lub błędów.

Automatyzując kontrole zgodności i walidację danych, pomagamy utrzymać wydajność, dokładność i zgodność procesów AP, umożliwiając skupienie się na zadaniach strategicznych przy jednoczesnym zachowaniu zgodności ze zmieniającymi się wymogami prawnymi. Dzięki Pagero Twój zespół AP jest w pełni przygotowany do spełnienia wymagań zmieniającego się krajobrazu regulacyjnego.

Rozwiązanie Pagero w zakresie zgodności e-fakturowania obsługuje szeroką gamę formatów i standardów, aby ułatwić płynne fakturowanie elektroniczne w różnych branżach i regionach. Przykładowe obsługiwane formaty obejmują:

• cXML: powszechnie przyjęty protokół, który umożliwia firmom kupującym, dostawcom, usługodawcom i pośrednikom komunikację przy użyciu jednego, standardowego, otwartego języka.
• PEPPOL BIS: norma opracowana dla transgranicznych zamówień publicznych w Unii Europejskiej, zapewniająca interoperacyjność i zgodność z przepisami UE.
• UBL 2.1: Universal Business Language, znormalizowany format dokumentów biznesowych XML używany globalnie w handlu elektronicznym.
• Finvoice i TEAPPSXML: krajowe formaty faktur elektronicznych w Finlandii, zgodne z normą europejską.

To dopiero początek. Skontaktuj się z nami, aby uzyskać kompleksowy przegląd obsługiwanych formatów. 

W Pagero zapewniamy zgodność z wymogami e-fakturowania specyficznymi dla danego kraju poprzez proaktywne i kompleksowe podejście:

• Bezpośrednia współpraca z lokalnymi władzami: aktywnie współpracujemy z organami rządowymi i agencjami regulacyjnymi w celu uzyskania dokładnych i aktualnych informacji na temat wymogów e-fakturowania.
• Ciągłe aktualizacje formatów wewnętrznych: nasz zespół konsekwentnie aktualizuje nasze wewnętrzne systemy, aby dostosować je do najnowszych przepisów, zapewniając zgodność procesów fakturowania naszych klientów ze zmieniającymi się przepisami.
• Bezpośrednie połączenia z partnerami handlowymi i władzami: Pagero Network ułatwia bezpośrednie połączenia z innymi firmami, a także z portalami i infrastrukturą rządową. Nasz dwuetapowy format wewnętrzny przeprowadza walidację i wzbogacanie, dzięki czemu e-faktury wysyłane przez sieć są zgodne z wymaganiami strony odbierającej, niezależnie od tego, czy jest to partner handlowy, czy rząd. Pagero obsługuje wszystkie modele CTC. 

Takie podejście pozwala nam zapewnić niezawodne, zawsze zgodne z przepisami rozwiązanie e-fakturowania dostosowane do specyficznych wymagań w ponad 80 krajach. 

Nasze rozwiązanie w zakresie zgodności e-fakturowania zostało opracowane ze szczególnym naciskiem na bezpieczeństwo i niezawodność. Przestrzegamy rygorystycznych norm ochrony danych, w tym zgodności z RODO, i posiadamy m.in. certyfikaty ISO 27001/27701, co świadczy o naszym zaangażowaniu w zarządzanie bezpieczeństwem informacji na najwyższym poziomie.

Dzięki tym środkom zapewniamy, że procesy fakturowania są bezpieczne, niezawodne i zgodne z przepisami we wszystkich systemach prawnych.

Nasz kompleksowy pakiet zasobów i stałego wsparcia zapewnia Twojej firmie zgodność z najnowszymi przepisami dotyczącymi e-fakturowania:

• Regulatory Atlas: Szczegółowy, aktualny przegląd informacji na temat podatku pośredniego, ciągłych kontroli transakcji (CTC), e-fakturowania i wymogów e-archiwizacji na całym świecie.
• Compliance Monitor : Bądź na bieżąco z naszymi comiesięcznymi podsumowaniami e-mailowymi na temat e-fakturowania i rozwoju CTC na całym świecie, dzięki czemu nigdy nie przegapisz zmian w przepisach.
• Krajowe raporty zgodności: Zamów szczegółowe raporty dotyczące określonych, interesujących Cię rynków, aby uzyskać dokładne informacje na temat lokalnych wymogów w zakresie e-fakturowania.
• Alerty dotyczące zgodności: Otrzymuj w czasie rzeczywistym informacje o zmianach w przepisach w krajach, które obserwujesz.
• Center of Excellence: Nasz wielojęzyczny zespół ekspertów jest gotowy zapewnić indywidualne wskazówki i wsparcie w zakresie e-fakturowania i zgodności z CTC.
• Webinary: Eksperci z Pagero i szerokiej sieci naszych partnerów regularnie dzielą się informacjami na temat najnowszych zmian i obowiązujących przepisów prawnych.   
• Wbudowana zgodność: Integrujemy wymogi zgodności bezpośrednio z naszą technologią, zapewniając stałą zgodność z lokalnymi przepisami.
• Compliance Library: Zapoznaj się z całościowym przeglądem wymagań dotyczących e-fakturowania i CTC, pochodzących od organów rządowych i interpretowanych przez naszych ekspertów ds. przepisów prawnych.   

Te zasoby i usługi oferują ciągłe wsparcie, dzięki czemu Twoja firma zachowuje stałą zgodność z przepisami i jest zawsze dobrze poinformowana.