Jotun India gör övergången till e-fakturering i förtid

2019 tecknade det norska multinationella kemiföretaget Jotun ett ramavtal med Pagero för att hantera regelefterlevnad över hela världen. Bland de första nationella enheterna att dra full nytta av avtalet var Jotun i Indien. En av de drivande faktorerna var den indiska regeringens satsning på digitalisering av ekonomin genom obligatorisk registrering av fakturor i en myndighetsportal.

Indiens ekonomiska tillväxt har varit anmärkningsvärd under de senaste decennierna, och potentialen för fortsatt utveckling är enorm. Samtidigt har landet haft problem med korruption och rankas på 78:e plats av 180 länder enligt Corruption Perceptions Index (2018). För att ytterligare stimulera den ekonomiska tillväxten och samtidigt ta itu med dessa problem har regeringen påskyndat digitaliseringsprocessen.

Under 2020 implementerades de första stegen mot e-faktura. Denna övergång till en digital ekonomi har också inneburit att företagen måste anpassa sig snabbt, och stora aktörer bör bana väg för att modernisera sin verksamhet och det sätt som transaktioner görs.

"Prognoserna för BNP-tillväxten har varit betydande", säger Sudhir Kothare, finansdirektör på Jotun India. "Innan nedstängningen talade vi om en BNP-tillväxt på sju eller åtta procent, vilket var den överlägset högsta i världen. Så det är den typen av potential som Indien som land har att erbjuda, och effekterna av digitaliseringen kan därför få en enorm inverkan."

En sådan stor förändring av hur faktureringen ska gå till är dock inte helt oproblematisk. Den nya infrastrukturen måste också fungera tillsammans med andra nationella krav och med de befintliga system som företaget använder.

Vid leverans av produkter i Indien måste till exempel fakturor för moms följa med varorna under transporten. För Jotun innebär det att fakturan som genereras i det interna ERP-systemet skickas till den statliga fakturaregistreringsportalen för godkännande. Fakturan returneras sedan med en QR-kod och ett registreringsnummer och skickas sedan med försändelsen från fabriken eller lagret till kundens leveransställe. Denna process säkerställer efterlevnad av lagstiftningen om skatt på varor och tjänster, men implementeringen av detta system var komplex och under tidspress.

För Jotun var utmaningen med att följa den nya lagstiftningen dock inte främst att uppfylla myndigheternas alla krav, utan att göra det med minimala störningar i verksamheten och de pågående processerna. Målet var att integrera sömlöst och att inte ha några driftstopp som påverkade leveranserna till deras kunder.

"Jotun uppfattas i hög grad som ett bra, framstående multinationellt varumärke i Indien. Det var absolut nödvändigt för oss att uppfylla våra kunders förväntningar. De skulle veta att alla fakturor och leveranser från Jotun var förenliga med den nya lagstiftningen, samma dag som den trädde i kraft", säger Kothare.

Trots projektets komplexitet gick övergången till det nya systemet utan några större problem och Jotun kunde hålla den ursprungliga tidsfristen i oktober 2020. Regeringen sköt sedan upp datumet till den 1 januari 2021, eftersom många tjänsteleverantörer hade problem med att göra de förändringar som krävdes. Vid det laget hade Jotun redan varit igång i flera månader. Enligt Kothare var det nära samarbetet med det sammansvetsade Pagero-teamet avgörande för framgången.

"Det var främst två personer som vi samarbetade med och det gjorde uppgiften mycket enklare. Vi hade också en enda kontakt på Pagero för alla våra frågor, oavsett om de var tekniska, kommersiella eller relaterade till det besked som regeringen utfärdat. Den här personen gjorde det enkelt att samordna och sätta upp möten med jämna mellanrum - självklart med samtycke och buy-in från alla berörda intressenter", säger han.

En annan faktor som gjorde att projektet gick smidigt var Pageros omfattande erfarenhet av att integrera med IFS, tack vare ett långvarigt partnerskap.

"När vi bestämde oss för att hitta en strategisk partner för e-fakturakraven utvärderade vi flera internationella aktörer. Pagero valdes på grund av deras engagemang för Jotun och på grund av deras strategiska partnerskap med IFS. Det senare var viktigt eftersom integration mellan myndighets- och ERP-system ofta är både komplicerat och kostsamt. Projektet i Indien visade på värdet av det nära samarbetet mellan Pagero och IFS, och det var till stor nytta för oss under implementeringen", säger Trond Aune, global ERP-chef på Jotun AS.

Utöver en smidig övergång och efterlevnad av nya bestämmelser finns det andra fördelar med att använda Pagero, enligt Kothare. Ett exempel gäller skattedeklarationer, där beloppet för skattekrediten kan ifrågasättas om motparten inte har lämnat in rätt antal returer.

"Ungefär en till två procent av den GST-kredit som vi skulle få var tidigare föremål för denna typ av sänkning av det krediterade beloppet, som rätteligen tillkom oss. Det är ett betydande belopp enligt min bedömning, och det kommer nu att vara tillgängligt för oss som besparingar. Det är mycket mer effektivt än att ett eller två år senare behöva stämma av bokföringen och be om våra kunders och leverantörers huvudböcker och skattestatus, bara för att dokumentera att vi har tagit rätt kreditbelopp", säger han.

Efter en lyckad start innebär ramavtalet mellan Jotun och Pagero också att samarbetet för att effektivisera verksamheten kommer att fortsätta globalt.

"Interaktionen med Pagero har varit mycket trevlig. Jag skulle säga att teamet var effektivt, lättillgängligt, kompetent och mycket kunnigt, vilket gjorde upplevelsen så bra", säger Kothare. "Jag skulle rekommendera Pagero för alla företag som går igenom en liknande process", avslutar han.