Sandvik Mining kan ta de riktige beslutningene ved hjelp av Pagero

Sandvik Mining er et forretningsområde i Sandvik Group og en ledende global leverandør av utstyr og verktøy, tjenester og tekniske løsninger for gruveindustrien. Hvert produkt er et resultat av grundig forskning og utvikling, og de er utviklet ved hjelp av ekspertise og et globalt servicenettverk som tilbyr lokale tjenester, opplæring og brukerstøtte hele døgnet.

Sandvik Mining har en tradisjon for lokalisering og en overbevisning om at ingenting kan erstatte direkte service og direkte kontakt med kundene. Den serviceinnstilte, globale organisasjonen er godt utviklet og har serviceteknikere som er plassert strategisk over hele verden, og som jobber for kundene.

Med virksomhet i 130 land hadde logistikkavdelingen i Sandvik Mining (SMC Logistics) en krevende jobb med å håndtere 170 000 forsendelser hvert år, til en kostnad på rundt 60 millioner euro. Høy leveringspresisjon og raske forsendelser er viktige konkurransefordeler i SMCs viktige ettermarked.

Derfor er selskapets innsats for å utvikle og sentralisere fraktlogistikken ved hjelp av Pagero svært strategiske grep for virksomheten. Det er etablert et sentralisert kontrolltårn i Dublin, med regionale kontrolltårn i Europa, USA, Australia, Sør-Afrika og Canada. Pagero Freight Solutions brukes til å planlegge, bestille og konsolidere frakt. I tillegg brukes fakturakontroll til å avstemme fakturaer mot kontrakter og ordre.

For å skape riktig beslutningsgrunnlag brukes Pagero Performance Tool for oppfølging av leveringspresisjon og kostnader. Med et mål om +95 % leveringspresisjon og dramatisk forbedret kostnadskontroll har Sandvik Minings logistikkavdeling, SMC Logistics, store utfordringer.

«Tidligere jobbet vi relativt isolert med fraktsaker, og vi brukte mange forskjellige prosesser og rutiner, avhengig av hvor vi fraktet godset fra», sier Patrik Nygren, Program Manager Global Freight. «Det gikk ut over oppfølging av kostnadskontroll, administrasjon og kvalitet, og det var vanskelig å se det store bildet, noe som er en viktig faktor i arbeidet for å forbedre frakten og logistikken.»

Hvis forsendelse av en reservedel ikke gjennomføres eller blir forsinket, kan det føre til at maskiner ikke kan brukes, noe som igjen kan føre til store kostnader på grunn av tapt produksjon. Derfor er god tilgjengelighet og leveringspresisjon viktige konkurransefortrinn for SMC.

Flere år med rask vekst hadde økt behovet for bedre kontroll over fraktkostnader og leveringskvalitet. Derfor ble det besluttet på ledernivå at fraktlogistikkfunksjonen skulle sentraliseres. Målet var å oppnå bedre logistikkflyt samt å lage verktøy for å sikre bedre intern og ekstern oppfølging.

Slagordet for tiltaket var «Hvis det ikke kan måles, kan det ikke styres.» Men SMC Logistics manglet et verktøy som kunne gi et helhetlig bilde av logistikkflyten. I tillegg til informasjon om fraktruter, fakturaer og leveringsstatuser trengte SMC et analyseverktøy for å se om for eksempel fraktkostnadene var fornuftige og i henhold til gjeldende avtaler.

Selskapet ønsket fullstendig kontroll over fraktlogistikken, noe som gjorde det ekstremt viktig å ha verktøy for oppfølging samt funksjoner for å støtte beslutningstaking. Selskapet ønsket også å automatisere fraktflytene i størst mulig grad for å redusere kostnadene knyttet til administrasjon og minimere risikoen for feil.

Sandvik Mining valgte Pagero-plattformen, som har avanserte funksjoner for rapportering og analyser. Pagero og Sandvik Mining innledet et samarbeid i 2006 for å etablere et globalt kontrolltårn for å håndtere og følge opp Sandviks globale flyt. Implementeringen startet med en organisatorisk endring ved å etablere et sentralisert kontrolltårn i Dublin i Irland.

«Vi startet et pilotprosjekt for Sandviken-lageret vårt ved å implementere Pagero på lokal basis. Funksjonen tok seg av lastplanlegging, klager og oppfølging av leverandører», sier Nygren. «Pilotprosjektet ga oss svarene vi trengte, og det var så vellykket at vi bestemte oss for å utvikle det neste trinnet i logistikkvisjonen vår – kontrolltårnet i Dublin.»
Tanken bak kontrolltårnet var å lage et logistikksenter for å håndtere Sandvik Minings fraktvirksomhet sentralt og være en type cockpit for SMC Logistics. SMC Logistics samarbeidet med Pagero for å utarbeide rammeverket for hvordan kontrolltårnet kunne drives, og hvilken funksjon det skulle ha.

Dette inkluderte å utarbeide prosesser og roller i kontrolltårnet. Kontrolltårnets informasjonsstruktur og ansvarsområder ble delt inn i fire nivåer og dekte alt fra planlegging av last/frakt og avvikshåndtering til økonomisk oppfølging og strategisk/taktisk planlegging.

Det var avgjørende med tilgang til en rekke datakilder for at kontrolltårnet skulle kunne oppfylle kravene til informasjon på alle nivåer. Pagero fikk tilgang til all relevant ordreinformasjon fra SMCs eget ERP-system. 15 fraktselskaper ble koblet til systemet via EDI, slik at Pagero fikk tilgang til informasjon om fraktstatus, fakturaer, avvik samt faktiske leveringsdatoer. Deretter kunne distribusjonssenteret i Eindhoven, som håndterer distribusjonen av varer i EMEA, kobles til Pagero. Nå var kontrolltårnet virkelig klart for storskalatesting av systemfunksjonaliteten.

Kontrolltårnet i Dublin ble tatt i bruk i februar 2008. I dag håndteres mesteparten av fraktlogistikken for SMC Logistics i EMEA av en gruppe på elleve personer, som alle jobber med Pagero. Hovedoppgaven er å levere logistikkstøtte og tjenester for EMEA og de tilknyttede forretningssegmentene, og å finne og levere logistikksynergier til SMC globalt.

Pagero gjør at SMCs regioner og segmenter kan følge hele logistikkflyten og få tilgang til informasjon om fraktstatus ved hjelp av en nettleser. «Med alle informasjonskildene (mer enn 100 eksterne parter) som er koblet til Pagero, håndterer vi nå den daglige fraktlogistikken, og vi kan også utføre avanserte beregninger av kostnad, kvalitet og oppfølging», sier Nygren. «Muligheten til å bryte ned fraktkostnader og leveringskvalitet etter leverandør, produkt eller destinasjon gir oss nye muligheter til å effektivisere virksomheten.»

Fakturakontroll er også automatisert og flyttet fremover. Nå håndteres den av Pagero TMS, slik at både logistikkfunksjonen og regnskapsavdelingen kan spare tid og penger. Etter innføringen av Pagero og kontrolltårnet har SMC Logistics oppnådd bedre synlighet både internt og eksternt samt en høyere andel automatiserte prosesser og forbedret oppfølging av kostnader.

Etter å raskt ha sett fordelene har kontrolltårnprosjektet ført til stor nysgjerrighet i forretningsområdet Sandvik Mining. «Med flere distribusjonssentre koblet til Pagero kan vi gjennomføre avanserte oppfølginger. Ved å ha fullstendig og pålitelig informasjon blir det enklere å ta de riktige beslutningene, slik at vi kan forbedre kvaliteten og redusere kostnadene», sier Nygren. «Som et miljøbevisst selskap følger vi også opp og dokumenterer hvordan forsendelsene våre påvirker klimaet. Her vil Pagero nok en gang spille en viktig rolle.»

Kontrolltårnets ansvarsområder og informasjonsstruktur er delt inn i fire ulike nivåer: