Systra AB nådde break-even på e-faktura-investeringen på bare 10 måneder

Systra AB er ledende innen innovative løsninger for bærekraftig reiseliv. De opererer i hele kjeden, fra mulighetsstudier og bygging til drift og vedlikehold. Systra har en omsetning på ca. 350 millioner svenske kroner og 700 ansatte fordelt på 21 kontorer i Sverige. Internasjonalt er Systra en av verdens ledende aktører innen infrastrukturløsninger for høyhastighetstog, t-bane og trikk, med tilstedeværelse i over 80 land.

Frem til våren 2022 var fakturahåndteringen i Systra preget av mye manuelt arbeid, med to heltidsansatte kreditormedarbeidere som manuelt håndterte et stort antall papir- og PDF-fakturaer. Bare 15 prosent av selskapets totale antall fakturaer var e-fakturaer, og de få som ble behandlet elektronisk, skyldtes hovedsakelig lovpålagte krav fra kunder i offentlig sektor. På grunn av internasjonale lovkrav mottok imidlertid økonomiavdelingen samme år en intern forespørsel om å kunne motta e-fakturaer for innkjøp.

For å oppfylle ønsket om å motta e-fakturaer valgte Systra å implementere Pagero sin e-fakturaløsning i slutten av 2022. Løsningen som ble valgt, omfatter PDF-fakturaer som automatisk sendes til Pagero, som i sin tur automatisk konverterer dem til e-fakturaer og sender dem tilbake til Systra. I den vekstfasen Systra befant seg i, var det en enkel beslutning å legge til denne konverteringstjenesten som gjør at PDF-fakturaer kan håndteres digitalt helt til alle fakturaer blir ekte e-fakturaer.

Allerede i august 2023 hadde investeringen betalt seg selv: "Investeringen vår betalte seg selv etter bare ti måneder, noe som tydelig viser den raske og positive effekten av å håndtere fakturaer elektronisk og automatisk", sier Madelene Borelid, økonomisjef i Systra.

Tidligere måtte to heltidsansatte bruke all sin tid på å administrere fakturaer. I dag krever fakturahåndteringen bare 70 prosent av en fulltidsstilling, noe som betyr en reduksjon i arbeidstiden på 65 prosent på bare ett år. Tidligere gikk det med 5-10 minutter per faktura på grunn av manuell registrering. Den frigjorte tiden brukes nå til viktige og verdiskapende oppgaver som kontroll og kontantstrømanalyse. 

I tillegg har arbeidsmengden blitt jevnet ut over ukene. De store toppene i slutten av måneden er eliminert, noe som skaper en jevnere og morsommere arbeidsprosess. En annen fordel er at opplæringen av dem som skal utføre det gjenværende manuelle arbeidet, går mye raskere, og det tar nå bare rundt en time å få dem opp i fart.

I tillegg til å redusere den manuelle registreringen av fakturaer, har e-fakturaer også forbedret Systras økonomistyring: "Vi gikk fra 15 til 90 prosent e-fakturaer på et par år", fortsetter Madelene Borelid. "30-dagers kontantstrømanalysen er nå mye mer pålitelig, likviditetsprognosene er mer nøyaktige, og vi har bedre kontroll over kostnadene våre. I tillegg får vi færre betalingspåminnelser fra leverandørene, noe som gir oss bedre økonomisk kontroll og planlegging", avslutter Madelene Borelid.

Pagero sin e- fakturatjeneste har ikke bare effektivisert Systras arbeidsprosesser, men også styrket selskapets økonomiske stabilitet og fremtidsplanlegging. Pagero sin løsning har vist seg å være en verdifull investering for Systra. Er du nysgjerrig på om din bedrift kan forbedre sin fakturahåndtering og økonomistyring på samme måte? Kontakt oss, så hjelper vi deg!