Automatisering av leverandørfaktura er digitalisering og automatisering av manuelle oppgaver i prosessen med leverandørfakturaer. Prosessen for leverandørfakturaer er der organisasjoner mottar, kontrollerer og godkjenner fakturaer og deretter betaler leverandørene av varer og tjenester de har kjøpt. I denne artikkelen ser vi nærmere på automatisering av leverandørfaktura og hvorfor det i stadig større grad anses som en viktig innovasjon for bedrifters økonomi.
Innhold
1. Hva innebærer automatisering av leverandørfaktura?
2. Hvilke deler av prosessen med leverandørfakturaer automatiseres?
3. Hva er fordelene med å automatisere leverandørfaktura?
4. Hvordan henger automatisering av leverandørfaktura og overholdelse av regelverk sammen?
5. Hva er implementeringstrinnene i et leverandørfakturaprosjekt?
6. Hvilke trender ser vi for automatisering av leverandørfaktura?
7. Er du klar til å automatisere leverandørfaktura?
Hva innebærer automatisering av leverandørfaktura?
I dagens dynamiske bedriftslandskap spiller leverandørfaktura en viktig rolle for å sikre jevn flyt av finansielle transaksjoner i organisasjoner. Tradisjonelt var prosessene med leverandørfaktura arbeidskrevende, papirbaserte og ofte utsatt for feil, noe som førte til ineffektivitet og forsinkelser i behandlingen av betalinger. Men med digitale teknologier og løsninger for automatisering har bedrifter nå muligheten til å forvandle leverandørfakturafunksjonen sin og oppnå unik effektivitet.
Automatisering av leverandørfaktura innebærer å bruke teknologi for å strømlinjeforme og optimalisere de ulike oppgavene og prosessene som trengs for å administrere leverandørfakturaer. Løsninger for automatisering bruker verktøy som OCR, maskinlæring og elektronisk datautveksling (EDI) i alle ledd, fra mottak av faktura og registrering av data til arbeidsflyter for godkjenning og behandling av betalinger, slik at manuelle oppgaver kan digitaliseres og automatiseres, noe som fører til færre feil, store tidsbesparelser og økt nøyaktighet.
For å lykkes med automatisering av leverandørfaktura må man digitalisere og utveksle forretningsdokumenter. E-faktura eller elektronisk faktura erstatter tradisjonelle papir- og PDF-baserte fakturaer, noe som gir raskere, mer effektiv og sikrere behandling av fakturaer. Med e-faktura blir fakturaene overført elektronisk mellom kjøper og selger, slik at man ikke trenger å behandle dem manuelt. Det fører til kortere behandlingstid, og det gjør det også mulig å spore og rapportere dem i sanntid.
E-faktura gir mange fordeler sammenlignet med tradisjonelle papir- og PDF-baserte faktureringsmetoder. Ved å digitalisere fakturadata og automatisere arbeidsflyten for behandling av fakturaer kan bedrifter og organisasjoner oppnå betydelige effektivitetsfordeler, redusere behandlingstiden og minimere feil. E-faktura gir også bedre synlighet og kontroll over leverandørfakturaprosessen, slik at man kan ta beslutninger raskere og overholde lovkrav.
Hvilke deler av prosessen med leverandørfakturaer automatiseres?
Stadig flere deler av prosessen med leverandørfaktura automatiseres, og spesielt disse tre områdene blir mer strømlinjeformede og optimaliserte takket være automatisering.
- Mottak og godkjenning
Fakturaer bør mottas elektronisk, eller innholdet leses fra en papir- eller PDF-faktura ved hjelp av OCR. Deretter går fakturaer gjennom arbeidsflyter for godkjenning, der de sendes til riktig interessent for gjennomgang. Når de er godkjent, blir de merket som «kan betales».
- Betaling
Godkjente fakturaer videresendes til ERP- eller regnskapssystemet for betaling. Integrering med e-banking-løsninger, for eksempels Mastercards Cross-Border-tjenester, gir raske og transparente transaksjoner. Deretter gir sporing i sanntid oversikt over betalingsstatus for å optimalisere økonomistyringen.
- Arkiv og revisjon
Fakturaer arkiveres i skyen på en sikker måte og i samsvar med regelverket, slik at det er enkelt å finne og få tilgang til dem. Revisjonsspor sporer handlinger som er utført på fakturaer, slik at man kan overholde lovkrav. Elektronisk arkivering forenkler revisjonsprosessen og sikrer transparens samt overholdelse av økonomiske forskrifter.
“Automatisering av leverandørfaktura forenkler hele faktureringsprosessen.”
Hva er fordelene med å automatisere leverandørfaktura?
Når man automatiserer leverandørfaktura i virksomheten, får man en rekke fordeler i tillegg til en mer effektiv prosess. La oss ta en titt:
- Økt effektivitet og tidsbesparelser
Ved å automatisere leverandørfaktura får man direkte og indirekte kostnadsbesparelser ved å minimere det manuelle arbeidet, redusere antall feil samt senke driftskostnadene som er knyttet til administrasjon av leverandørfakturaer. Samlede data viser at kostnadene for fakturabehandling kan variere fra 9 til 20 USD per faktura, men med automatisering kan disse kostnadene reduseres til 2–4 USD per faktura.
- Kostnadsreduksjon
Automatisering av leverandørfaktura forenkler hele faktureringsprosessen og eliminerer behovet for tidkrevende manuelle oppgaver som dataregistrering og routing av godkjenning. Det fører til konkrete tidsbesparelser for de som jobber med leverandørfakturaer, slik at de kan fokusere på mer strategiske oppgaver. Data fra bransjen viser at tiden for å behandle fakturaer varierer fra 8 til 15 dager. Men med automatisering kan denne tiden reduseres betydelig – ned til 1–4 dager.
- Forbedret nøyaktighet og compliance
Automatisering av leverandørfaktura gir bedre nøyaktighet ved behandlingen av fakturaer ved å eliminere menneskelige feil og håndheve overholdelse av interne retningslinjer og eksterne forskrifter. Dette reduserer risikoen for manglende overholdelse av lovkrav, og det forbedrer også revisjonsmulighetene.
- Forbedret synlighet og kontroll
Automatisering gir oversikt i sanntid over leverandørfakturaprosesser, slik at man kan ta bedre beslutninger og administrere kontantstrømmen på en mer effektiv måte. Det gjør det også mulig å få bedre kontroll over arbeidsflyten for leverandørfakturaer, slik at teamene kan håndheve hierarkier for godkjenning og spore betalingsplaner på en mer effektiv måte.
- Strategisk beslutningstaking
Ved å frigjøre ressurser fra manuelle leverandørfakturaoppgaver fører automatisering til at de ansatte kan fokusere på mer strategiske og verdiskapende oppgaver. Innsikten fra automatiserte prosesser for leverandørkonto kan brukes som grunnlag for strategiske beslutninger og for å optimalisere strategier for utgifter og investeringer.
- Enklere overholdelse og rapportering av skatteregler
Automatiserte prosesser for leverandørfaktura gjør det enklere å overholde lovkrav knyttet til skatt ved å sikre korrekt fakturering og behandling av betalinger. De gjør det også enklere å utarbeide regnskap som sendes til offentlige myndigheter, ved å redusere administrasjonen som knyttes til overholdelse av skatteregler samt rapportering.
Hvordan henger automatisering av leverandørfaktura og overholdelse av regelverk sammen?
Ved automatisering av leverandørfaktura er integreringen av compliance for e-faktura avgjørende for bedrifter som har som mål å forbedre den økonomiske delen av virksomheten og overholde lovkrav.
I dag er det ekstremt viktig å overholde offentlige krav til e-faktura og e-rapportering samt bransjestandarder. Automatisering av leverandørfaktura kan sikre compliance ved å automatisere behandling av fakturaer, datavalidering og betalingsavstemming. E-faktura, den elektroniske utvekslingen av fakturadata mellom handelspartnere, er et viktig skifte fra historiske papir- og PDF-baserte faktureringsmetoder. Man oppnår mange fordeler ved å integrere e-fakturacompliance i automatisering av leverandørfaktura. Automatisering av leverandørfaktura i tråd med lovkrav fører til alt fra effektivitetsgevinster og kostnadsbesparelser til forbedret nøyaktighet og transparens, og det gjør at organisasjoner kan minimere risikoer knyttet til lovverket, få bedre økonomisk kontroll og sikre bærekraftig vekst.
I takt med at lovkravene utvikler seg må alle tilpasse seg de nye trendene. Dette kan inkludere økt fokus på datasikkerhet, strengere krav til rapportering samt større interoperabilitet på tvers av regelverk.
Webinar om automatisering av leverandørfaktura
Hva er implementeringstrinnene i et prosjekt for å automatisere leverandørfaktura?
- Vurder dagens prosesser, og finn smertepunkter: Før du tar fatt på reisen for å automatisere leverandørfaktura, er det viktig at du gjennomfører en grundig vurdering av dagens prosesser for leverandørfakturaer. Finn smertepunkter, ineffektivitet og forbedringsområder. Denne vurderingen danner grunnlaget for å utarbeide en skreddersydd løsning for automatisering av leverandørfaktura som dekker organisasjonens konkrete behov.
- Definer målsettinger og mål: Når du har identifisert smertepunkter og ineffektivitet, må du definere målsettingene på en tydelig måte og sette målbare mål for implementering av automatisering av leverandørfaktura. Ved å definere tydelige mål blir det enklere å gjennomføre implementeringsstrategien og måle suksessen, enten du vil redusere behandlingstiden, minimere antall feil eller styrke compliance.
- Velg riktig løsning for automatisering av leverandørfaktura: For å lykkes med implementeringen er det viktig at du velger riktig løsning. Evaluer ulike leverandører basert på faktorer som integreringsmuligheter, skalerbarhet, sikkerhet, compliance og kundestøtte. Du bør velge en løsning som er i tråd med ålene dine, og som har funksjonene og funksjonaliteten du trenger for å få mer problemfrie og effektive prosesser for leverandørfaktura.
- Plan for integrering og implementering: Når du har valgt en løsning for automatisering av leverandørkonto, må du utvikle en omfattende plan for integrering og implementering. Definer roller og ansvarsområder, utarbeid tidslinjer og fordel ressursene basert på planen. Samarbeid tett med leverandøren du har valgt, for å sikre en jevn overgang og minimere driftsavbrudd.
- Gi opplæring og støtte: Invester i opplæring og støtte for å sikre at teamet ditt har kunnskapen og ferdighetene de trenger for å bruke det nye systemet på en effektiv måte. Tilby praktisk opplæring, brukerhåndbøker og kontinuerlig støtte for å hjelpe de ansatte med å tilpasse seg de nye prosessene og maksimere fordelene med automatisering.
- Gjennomfør pilotprosjekt og iterer: Før du implementerer automatisering av leverandørfaktura i sin helhet, bør du vurdere å gjennomføre et pilotprosjekt for å teste løsningen før den rulles ut. Bruk tilbakemeldinger fra pilotbrukerne til å avdekke forbedringsområder og tilpasse strategien for implementeringen. Iterer basert på det du lærer i pilotfasen, slik at du sikrer en vellykket utrulling i hele organisasjonen.
- Overvåk resultatene og mål suksessen: Når automatisering av leverandørfaktura er implementert, må du overvåke resultatmålingene og måle suksessen opp mot målene du har definert. Spor viktige resultatindikatorer, for eksempel behandlingstider, antall feil, kostnadsbesparelser og de ansattes produktivitet. Bruk denne informasjonen til å kontinuerlig optimalisere prosessene dine og gjennomføre forbedringer fortløpende.
Ved å følge disse implementeringstrinnene kan regnskapsavdelinger effektivt rulle ut løsninger for automatisering av leverandørfaktura og få tilgang til hele potensialet med en automatisert prosess for leverandørfaktura. Med Pageros ekspertise og støtte kan du trygt gjennomføre implementeringsreisen og oppnå konkrete fordeler for effektivitet, nøyaktighet og compliance.
Hvilke trender ser vi for automatisering av leverandørfaktura?
Navigere i økonomiske motvind: Dagens virksomheter står overfor betydelige utfordringer i den økonomiske usikkerheten. Med lavkonjunkturer i ulike land, kombinert med historisk høye renter og inflasjon, opplever forretningsvirksomheter omfattende endringer.
Optimalisering av kontantstrøm og betalingsvilkår: Effektiv styring av kontantstrøm og betalingsvilkår er avgjørende for å opprettholde likviditet, lønnsomhet og solide leverandørforhold, spesielt i perioder med økonomisk belastning. Løsninger for automatisering av leverandørfaktura er en strømlinjeformet tilnærming til økonomistyring ved å gi sanntidsoversikt over bedriftens økonomiske posisjon, og ved å gjøre det enklere å ta velbegrunnede beslutninger.
En tid for obligatorisk e-faktura: Regjeringer over hele verden krever i økende grad e-faktura for å forbedre overholdelse av skattekrav og rasjonalisere administrative prosesser. For eksempel kommer EU til å gjøre det obligatorisk med e-faktura innen 2028, og flere land implementerer allerede krav til B2B e-faktura. Utenfor Europa gjennomfører land som India, Chile og Brasil også e-fakturatiltak, noe som er et signal om at dette er et globalt fenomen.
AI-revolusjonen for leverandørfaktura: Den økte bruken av kunstig intelligens (KI) omformer prosesser for leverandørfaktura og lover raske fremskritt innen effektivitet og nøyaktighet. KI-teknologier kan hente ut data fra fysiske fakturaer, automatisere kodeprosesser og legge til rette for fakturabehandling på linjenivå. Pagero er i forkant med å utforske disse KI-drevne innovasjonene, og selskapet tilbyr løsninger for å takle de stadig nye utfordringene knyttet til leverandørfaktura.
Større grad av skybaserte løsninger: I en verden som preges av hybride arbeidsmodeller etter pandemien, har det blitt viktigere enn noensinne å bruke skybaserte systemer. SaaS-løsninger (Software as a Service) erstatter i stadig større grad tradisjonelle programvaresystemer og tilbyr fleksibilitet og tilgjengelighet. Mange bedrifter velger nå å bare bruke skybaserte løsninger, og de planlegger å flytte transaksjons- og analysefunksjoner til skyen i løpet av de neste tre til fem årene.
Fremveksten av rask betalingsteknologi: Det oppstår teknologisamarbeid og løsninger for å legge til rette for raskere og mer transparente betalinger. SWIFT gpi, SEP umiddelbar betaling og ACH samme dag er eksempler på teknologier for stadig raskere betalinger. Pageros samarbeid med Mastercard Cross-Border Services er et eksempel på vårt fokus på å tilby kunder effektive betalingsløsninger både nasjonalt og på tvers av landegrenser i dette landskapet som er i stadig utvikling.
“Med Pagero kan organisasjoner enkelt navigere i den komplekse digitale dokumentutvekslingen.”
Er du klar til å automatisere leverandørfaktura?
Automatisering av leverandørfaktura revolusjonerer prosessene ved å tilby fordeler for effektivitet, nøyaktighet og compliance. I tillegg fører teknologier som e-faktura til færre feil og forbedret kontroll.
Pagero spesialiserer seg på å legge til rette for sømløs utveksling av e-fakturaer, elektroniske innkjøpsordre og andre forretningsdokumenter, slik at organisasjoner kan digitalisere prosessene for leverandørfaktura og øke effektiviteten. Med sin robuste e-fakturaplattform og sitt store nettverk av tilkoblede bedrifter gjør Pagero det enkelt for organisasjoner å navigere i den komplekse digitale dokumentutvekslingen.
Med Pageros ekspertise kan automatisering av leverandørfaktura rulles ut på en effektiv måte, slik at man får alle fordelene med en automatisert prosess for leverandørfaktura, samtidig som man sikrer compliance både i dag og i fremtiden. Finn ut mer om hvordan du kan automatisere prosessen for leverandørfaktura ved hjelp av Pagero, Bestill en demo.
Definisjoner av leverandørfaktura
Vanlige spørsmål om automatisering av leverandørfaktura
Denne teksten ble opprinnelig publisert 25. februar 2022, og den ble sist oppdatert 28. mai 2024.
Få vår gratis e-bok om automatisering av leverandørfaktura
Emner:
Hold deg oppdatert med vårt nyhetsbrev
Ta kontakt
Lyst til å komme i gang eller lære mer? Legg igjen kontaktinformasjonen din her, så kontakter vi deg!