Automatyzacja procesów AP, czy też procesów dla rachunków zobowiązań, oznacza digitalizację i automatyzację zadań dotychczas wykonywanych ręcznie. To poprzez procesy rachunków zobowiązań firmy otrzymują, weryfikują i akceptują faktury, a następnie płacą dostawcom towarów i usług za swój zakup. W tym artykule przyjrzymy się bliżej krajobrazowi automatyzacji procesów AP i przeanalizujemy, dlaczego jej wprowadzenie w zarządzaniu finansami firmowymi staje się coraz ważniejszą innowacją.
Spis treści
1. Czym jest automatyzacja procesów AP?
2. Które części tych procesów zostają zautomatyzowane?
3. Jakie korzyści przyności automatyzacja procesów AP?
4. Co łączy automatyzację procesów AP i zagadnienie zgodności z regulacjami?
5. Jakie kroki należy podjąć w projekcie automatyzacji procesów AP?
6. Jakie trendy są widoczne w świecie automatyzacji procesów AP?
7. Czy Twoja firma jest gotowa na automatyzację procesów AP?
Czym jest automatyzacja procesów AP?
W dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się krajobrazie biznesowym procesy rachunków zobowiązań mają krytyczne znaczenie dla zapewnienie firmie płynności transakcji finansowych. Procesy AP wymagały dotąd mnóstwo pracy, opierały się na wymianie papierowej i narażone były na mnóstwo błędów. Te z kolei powodowały nieefektywność i opóźnienia w procesie płatniczym. W obecnej dobie rozkwitu technologii cyfrowych i rozwiązań automatyzacji firmy mają już jednak możliwość pełnej transformacji swojej obsługi rachunków zobowiązań i osiągnięcia niespotykanej dotąd efektywności.
Automatyzacja procesów AP to przede wszystkim wykorzystanie technologii do usprawnienia i optymalizacji zadań i procesów związanych z zarządzaniem rachunkami zobowiązań. Od otrzymania faktury i jej wprowadzenia, poprzez cykl jej zatwierdzania aż do procesu płatności, rozwiązania automatyzujące digitalizują i automatyzują zadania manualne, ograniczając błędy, oszczędzając czas i zwiększając dokładność. Służą do tego na przykład narzędzia do optycznego rozpoznawania znaków (OCR), uczenie maszynowe czy elektroniczna wymiana danych (EDI).
Centralnym punktem zapewniającym sukces automatyzacji AP jest cyfryzacja i wymiana dokumentów biznesowych, zwłaszcza faktur. E-fakturowanie, czyli fakturowanie elektroniczne zastępuje tradycyjne dokumenty papierowe i w formacie PDF ich cyfrowym ekwiwalentem, a co za tym idzie zapewnia szybszą, efektywniejszą i bezpieczniejszą obsługę faktur. E-fakturowanie pozwala na elektroniczną transmisję faktur pomiędzy nabywcami a dostawcami, eliminuje ręczną obsługę, skraca czas przetwarzania i umożliwia śledzenie i raportowanie w czasie rzeczywistym.
Podsumowując, e-faktury wyprzedzają faktury papierowe i PDF na wielu polach. Digitalizacja danych i automatyzacja przetwarzania faktur pozwala firmom na znaczące zwiększenie efektywności, skrócenie cyklu obrotu i minimalizację błędów. Co więcej, dzięki e-fakturowaniu wgląd i kontrola nad procesami AP są o wiele prostsze i pozwalają na szybsze podejmowanie decyzji oraz łatwiejsze spełnianie wymagań regulacyjnych.
Które części tych procesów zostają zautomatyzowane?
Automatyzacji podlega coraz większa część procesu AP, ale istnieją trzy szczególne elementy, na których skupia się uwaga w kwestii usprawniania i optymalizacji poprzez automatyzację.
- Otrzymywanie i zatwierdzanie
W idealnym świecie faktury otrzymywane są elektronicznie, w mniej idealnym drogą pocztową lub w formie PDF, gdzie odczytać może je usługa optycznego rozpoznawania znaków (OCR). Następnie faktura podlega procesowi zatwierdzenia, gdzie zostaje przesłana do wglądu odpowiedniemu odbiorcy. Po zatwierdzeniu otrzymuje status “do zapłaty”.
- Płatność
Zatwierdzone faktury są następnie przekazywane do systemu ERP lub księgowego do opłacenia. Dla szybkich i jasnych transakcji najkorzystniejsza jest tu integracja z rozwiązaniami e-bankowymi, takimi jak usługi transgraniczne Mastercard (Mastercard’s Cross-Border Services). Śledzenie w czasie rzeczywistym pozwala na bieżąco monitorować status płatności i usprawniać zarządzanie finansami.
- Archiwizacja i audyt
Faktury po przetworzeniu zostają bezpiecznie i zgodnie zarchiwizowane w chmurze, skąd dostęp i pobieranie ich jest bardzo proste. Audyt natomiast zapisuje działanie wykonane na fakturach w celu utrzymania zgodności. Elektroniczna archiwizacja upraszcza proces audytu, a także zapewnia przejrzystość oraz przestrzeganie regulacji dotyczących finansów.
“Automatyzacja procesów AP upraszcza cały cykl obrotu faktury.”
Jakie korzyści przynosi automatyzacja procesów AP?
Wzbogacenie operacji biznesowych o automatyzację AP otwiera szeroką drogę nie tylko do zwiększenia efektywności. Przyjrzyjmy się innym korzyściom:
- Większa efektywność i oszczędność czasu
Automatyzacja procesów AP znacząco upraszcza cały proces fakturowania, eliminując powtarzalne zadania takie jak ręczne wprowadzanie danych i konfigurowanie routingu. Pracownicy zajmujący się procesami AP mogą dzięki temu przeznaczyć zaoszczędzony czas na zadania bardziej strategiczne. Dane branżowe pokazują, że czas przetwarzania faktury to zwykle 8 do 15 dni. Dzięki automatyzacji może to być tylko 1 do 4 dni.
- Redukcja kosztów operacyjnych
Automatyzacja procesów AP oszczędza koszty zarówno bezpośrednio jak i pośrednio – poprzez ograniczenie konieczności obsługi manualnej, redukcję błędów i obniżenie kosztów operacyjnych związanych z zarządzaniem AP. Dane pokazują, że koszty obsługi jednej faktury mogą sięgać od 9 do 20 dolarów, ale automatyzacja jest w stanie zredukować je do 2-4 dolarów.
- Lepsza dokładność i zgodność danych
Automatyzacja procesów AP zapewnia większą dokładność przy przetwarzaniu faktury poprzez wyeliminowanie błędu ludzkiego i zapewnianie zgodności z wewnętrznymi i zewnętrznymi regulacjami. Znika więc ryzyko braku zgodności i zwiększa się stała gotowość na audyt.
- Pełna przejrzystość i kontrola wydatków
Automatyzacja zapewnia wgląd w procesy AP w czasie rzeczywistym, co ułatwia podejmowanie decyzji i sprawne zarządzanie przepływem gotówki. Kontrola nad całością procesów AP także znacząco się poprawia, a zespoły mogą łatwo i efektywnie ustalać priorytety zatwierdzania i harmonogramy płatności.
- Strategiczne podejmowanie decyzji
Skoro automatyzacja uwolniła dodatkowe zasoby pracownicze od zadań manualnych w procesach AP, mogą one skupić się teraz na zadaniach strategicznych i bardziej wartościowych. A dodatkowe informacje uzyskane z automatyzacji procesów AP wspomagają podejmowanie decyzji i optymalizowanie wydatków oraz strategii biznesowych.
- Łatwiejsza do uzyskania zgodność podatkowa i raportowa
Zautomatyzowane procesy AP wspierają zgodność z regulacjami podatkowymi poprzez zapewnienie dokładności w fakturowaniu i przetwarzaniu płatności. Ułatwiają również przygotowywania dokumentów finansowych przesyłanych do jednostek rządowych, przez co zmniejsza się obciążenie związane ze zgodnością podatkową i raportowaniem.
Co łączy automatyzację procesów AP i zagadnienie zgodności z regulacjami?
W automatyzacji procesów rachunków zobowiązań (AP) integracja zgodności e-fakturowania jest niezbędna dla firm celujących w ulepszenie swoich operacji finansowych przy jednoczesnym nadążaniu za wymaganiami regulacyjnymi.
Zgodność z ustawami dotyczącymi e-fakturowania i e-raportowania wprowadzanymi rządowo jest aktualnie jednym z najważniejszych aspektów prowadzenia firmy. Automatyzacja procesów AP zapewnia tu zgodność poprzez automatyczne przetwarzanie faktur, walidowanie danych oraz uzgadnianie płatności. Przejście z faktur papierowych i opartych na formacie PDF do prawdziwe elektronicznych faktur to transformacja wręcz historyczna. Natomiast integracja automatyzacji procesów AP ze zgodnością e-fakturowania przynosi wiele korzyści, zaczynając od wzrostu efektywności i oszczędności, poprzez lepszą dokładność i przejrzystość danych, aż po zgodność z wymaganiami. A dzięki temu firmy mogą zmniejszyć ryzyko w nadążaniu za regulacjami, wzmocnić kontrolę finansową i wspierać swój zrównoważony rozwój.
Wymagania regulacyjne nieustannie ewoluują i wszyscy muszą dostosować się do wiodących trendów. To może oznaczać większy nacisk na bezpieczeństwo danych, wymagania raportowe i interoperacyjność pomiędzy systemami regulacyjnymi.
Webinar o automatyzacji procesów AP
Jakie kroki należy podjąć w projekcie automatyzacji procesów AP?
- Przeanalizuj aktualne procesy i zidentyfikuj problematyczne obszary: Zanim wybierzesz się w podróż ku automatyzacji procesów AP, ważne jest odpowiednie przygotowanie poprzez przeprowadzenie dokładnej analizy aktualnie wykorzystywanych procesów. Zobacz, gdzie występują problemy, brak jest płynności albo wyraźnie można coś poprawić. Taka analiza posłuży za podstawę do zaprojektowania idealnie dopasowanego do potrzeb Twojej firmy rozwiązania do automatyzacji procesów AP.
- Zdefiniuj i wyznacz cele: Kiedy już wiesz, gdzie leżą trudności i przyczyny braku efektywności, wyznacz sobie cele i dokładnie zdefiniuj, co chcesz osiągnąć poprzez implementację automatyzacji procesów AP. Co jest dla Ciebie ważniejsze - skrócenie czasu przetwarzania, minimalizacja błędów czy poprawienie zgodności? Jasne cele pomogą w obraniu właściwej strategii implementacji i będą późniejszym wyznacznikiem sukcesu.
- Wybierz właściwe rozwiązanie automatyzacji: Wybór odpowiedniego rozwiązania jest kluczowy dla powodzenia całej implementacji. Oceń różnych dostawców rozwiązań za pomocą wyznaczników takich jak zdolność integracji, skalowalność, bezpieczeństwo, zgodność i wsparcie klienta. Poszukaj rozwiązania zgodnego z Twoimi celami i oferującego opcje oraz funkcjonalności potrzebne Ci do efektywnego i płynnego zarządzania procesami obsługi rachunków zobowiązań.
- Zaplanuj integrację i implementację: Kiedy już wybierzesz swoje rozwiązanie do automatyzacji procesów AP, stwórz szczegółowy plan jej wprowadzenia. Zdefiniuj role i obowiązki, określ harmonogram i odpowiednio rozdysponuj zasoby. Kontynuuj też bliską współpracę z wybranym dostawcą usług, aby zapewnić płynne przejście na nową technologię bez przerw w działaniu.
- Zapewnij szkolenia i wsparcie: Zainwestuj w opcje szkoleń i wsparcia technicznego, by uzbroić swój zespół w wiedzę i umiejętności potrzebne do efektywnego korzystania z nowego systemu. Zadbaj o ćwiczenia praktyczne, przewodniki i wsparcie dla pracowników, by wspomóc ich w dostosowywaniu się do nowego sposobu pracy i w pełni wykorzystać zalety nowej automatyzacji.
- Pilotażuj i testuj: Przed ostatecznym wprowadzeniem automatyzacji procesów AP rozważ przetestowanie nowych rozwiązań w programie pilotażowym. Wykorzystaj opinie wybranych do testowania użytkowników i zidentyfikuj możliwe ulepszenia dla swojej strategii implementacji. Na podstawie fazy pilotażowej wybierz najlepszą wersję automatyzacji do wprowadzenia w całej firmie.
- Monitoruj działanie i potwierdź sukces: Po pełnym zaimplementowaniu automatyzacji procesów AP uważnie przyjrzyj się statystykom działania i porównaj je z założonymi celami. Śledź najważniejsze wskaźniki efektywności takie jak czas przetwarzania, procent błędów, oszczędności i produktywność pracowników. Wykorzystaj nowe informacje do ciągłej optymalizacji procesów i wprowadzania kolejnych ulepszeń.
Postępując zgodnie z tymi krokami implementacji, działy finansowe mogą skutecznie wprowadzić automatyzację swoich procesów AP i w pełni wykorzystać potencjał automatycznych procesów obsługi rachunków należności. Ekspercka pomoc i wsparcie firmy Pagero sprawią, że cała ta ekscytująca podróż ku automatyzacji przebiegnie w poczuciu pewności osiągnięcia namacalnych korzyści w obszarach efektywności, dokładności i zgodności.
Jakie trendy są widoczne w świecie automatyzacji procesów AP?
Stawianie czoła trudnościom ekonomicznym: Obecnie przed firmami stoi poważne wyzwanie w postaci niepewności ekonomicznej. Recesje w kolejnych krajach oraz historycznie najwyższe odsetki i inflacja sprawiają, że krajobraz biznesowy właśnie teraz wyraźnie się zmienia.
Optymalizacja przepływu gotówki i płatności: Efektywne zarządzanie przepływem gotówki i płatności to klucz do zachowania płynności finansowej, rentowności i dobrych relacji z dostawcami, zwłaszcza w okresach słabszych finansowo. Rozwiązania automatyzujące do obsługi rachunków zobowiązań usprawniają zarządzanie finansami, umożliwiają stały wgląd w sytuację finansową firmy i wspierają podejmowanie dobrych decyzji.
Działania w erze obowiązkowego e-fakturowania: Aktualnie na całym świecie instytucje rządowe skupiają się na wprowadzaniu obowiązkowego e-fakturowania w celu zmniejszenia luki podatkowej i poprawienia procesów administracyjnych. W Unii Europejskiej zakładany termin obowiązkowego e-fakturowania to rok 2028 i wiele krajów już wprowadza regulacje e-fakturowania dla B2B. Poza Europą e-fakturowanie wprowadzane jest aktualnie w krajach takich jak Indie, Chile czy Brazylia, co wskazuje, że proces ten stanowi globalny trend, a nie tylko regionalny fenomen.
Obsługa procesów AP w dobie rewolucji sztucznej inteligencji (AI): Rozwój sztucznej inteligencji znacząco zmienia procesy obsługi rachunków zobowiązań, obiecując ogromny postęp w efektywności i dokładności. Technologie AI są w stanie pozyskać dane z faktur nieelektronicznych, zautomatyzować kodowanie i wesprzeć przetwarzanie faktur na każdym poziomie. Firma Pagero pozostaje na bieżąco z innowacjami związanymi z AI, oferując ciągle ulepszane rozwiązania pojawiających się w procesach AP wyzwań.
Opieranie się na rozwiązaniach w chmurze: Po pandemii światową tendencją stało się wybieranie pracy hybrydowej, przez co systemy w chmurze zyskały ogromne znaczenie. Oprogramowanie jako usługa (SaaS) to rozwiązanie zastępujące aktualnie oprogramowanie tradycyjne i instalowane lokalnie. Oferuje ono dużo większą elastyczność i dostępność. Wiele firm przyjęło model „wyłącznie chmura” i planuje przenieść funkcje transakcyjne i analityczne do chmury w ciągu następnych trzech do pięciu lat.
Wzrost technologii do błyskawicznych płatności: Pojawiają się partnerstwa i rozwiązania technologiczne umożliwiające szybkie i łatwe płatności. Przykładami takich napędzających zmiany rozwiązań są przelewy zagraniczne SWIFT GPI, przelewy natychmiastowe SEPA i elektroniczne transfery pieniężne ACH. Firma Pagero blisko współpracuje blisko z usługami Mastercard Cross-Border, co demonstruje naszą motywację do zapewniania naszym klientom efektywnych rozwiązań dla transgranicznych i krajowych płatności dostosowanych do zmieniających się warunków.
“Pagero umożliwia firmom łatwe poruszanie się po złożonym świecie cyfrowej wymiany dokumentów.”
Czy Twoja firma jest gotowa na automatyzację procesów AP?
Automatyzacja procesów AP rewolucjonizuje procesy obsługi rachunków zobowiązań, oferując efektywność, dokładność i zgodność. A razem z technologiami dotyczącymi e-fakturowania zmniejsza też częstotliwość błędów i zwiększa kontrolę nad wydatkami.
Pagero specjalizuje się we wspieraniu płynnej wymiany e-faktur, zamówień elektronicznych i innych dokumentów biznesowych, umożliwiając firmom digitalizację ich procesów AP i poprawiając efektywność ich działań. Rozbudowana platforma do e-fakturowania i szeroka sieć połączonych biznesów sprawiają, że Pagero umożliwia firmom łatwe poruszanie się po złożonym świecie cyfrowej wymiany dokumentów.
Dzięki naszej ekspertyzie automatyzacja procesów AP przebiegnie bez wysiłku i przyniesie wszelkie możliwe korzyści tego rozwiązania, przy jednoczesnym zapewnieniu ciągłej zgodności z przepisami. Aby dowiedzieć się więcej o automatyzacji procesów AP z Pagero, zamów spotkanie indywidualne.
Automatyzacja procesów AP - definicje
Procesy AP - FAQ
Artykuł opublikowano pierwotnie 25 lutego 2022 r., a ostatnia aktualizacja miała miejsce 28 maja 2024 r.
Pobierz bezpłatny przewodnik o automatyzacji procesów AP
Czytaj nasz newsletter i bądź na bieżąco
Poznaj więcej naszych materiałów
Skontaktuj się z nami
Chcesz zacząć lub dowiedzieć się więcej? Zostaw nam swoje dane, a my się z Tobą skontaktujemy!