Ostolaskuautomaatio tai ostolaskujen käsittelyn automatisointi tarkoittaa ostolaskuprosessin manuaalisten tehtävien digitalisointia ja automatisointia. Ostolaskuprosessiin kuuluu laskujen vastaanottaminen, tarkistaminen ja hyväksyminen sekä maksujen suorittaminen toimittajille ostetuista tavaroista ja palveluista. Tässä artikkelissa pureudumme ostolaskuautomaation maailmaan ja siihen, miksi se tunnustetaan yhä useammin merkittäväksi innovaatioksi yritysten talousprosesseissa.
Sisällysluettelo
1. Mitä ostolaskuautomaatio käsittää?
2. Mitkä ostolaskuprosessin osa-alueet automatisoidaan?
3. Mitkä ovat ostolaskuautomaation edut?
4. Miten ostolaskuautomaatio ja säädösten noudattaminen liittyvät toisiinsa?
5. Mitkä ovat ostolaskun käsittelyn automatisoinnin toteutusvaiheet?
6. Mitkä ovat nousevat trendit ostolaskuautomaatiossa?
7. Valmiina ostolaskuautomaatioon?
Mitä ostolaskuautomaatio käsittää?
Nykypäivän dynaamisessa liiketoimintaympäristössä ostoreskontran (AP) toiminnolla on kriittinen rooli taloustransaktioiden sujuvan kulun varmistamisessa organisaatioissa. Ostolaskuprosessit ovat perinteisesti olleet työvoimavaltaisia, paperipohjaisia ja alttiita virheille, mikä on johtanut tehottomuuteen ja viivästyksiin maksujen käsittelyssä. Digitaalitekniikan ja automaatioratkaisujen myötä yrityksillä on kuitenkin nyt mahdollisuus muuttaa ostoreskontratoimintonsa täysin ja saavuttaa ennennäkemätön tehokkuus.
Ostolaskuautomaation ytimessä on teknologian käyttö ostolaskujen hallintaan liittyvien eri tehtävien ja prosessien virtaviivaistamiseksi ja optimoimiseksi. Laskujen vastaanottamisesta ja tietojen syöttämisestä hyväksymistyönkulkuihin ja maksujen käsittelyyn automaatioratkaisut hyödyntävät erilaisia työkaluja, kuten optista merkintunnistusta (OCR), koneoppimista ja sähköisten tietojen vaihtoa (EDI). Näiden avulla manuaalisia tehtäviä digitalisoidaan ja automatisoidaan, virheitä vähennetään, aikaa säästetään ja tarkkuutta parannetaan.
Ostolaskujen automatisoinnin onnistumisen kannalta olennaista on liiketoiminta-asiakirjojen, erityisesti verkkolaskujen, tehokas digitalisointi. Verkkolaskutus eli sähköinen laskutus korvaa perinteiset paperiset ja pdf-pohjaiset laskut digitaalisella vastineella, mikä mahdollistaa nopeamman, tehokkaamman ja turvallisemman laskujen käsittelyn. Verkkolaskutuksen avulla laskut välitetään sähköisesti ostajien ja toimittajien välillä, jolloin manuaalista käsittelyä ei tarvita, käsittelyajat lyhenevät ja reaaliaikainen seuranta ja raportointi ovat mahdollisia.
Verkkolaskutus tarjoaa lukuisia etuja perinteisiin paperi- ja pdf-pohjaisiin laskutusmenetelmiin verrattuna. Digitalisoimalla laskutiedot ja automatisoimalla laskunkäsittelyn työnkulun yritykset ja organisaatiot voivat saavuttaa merkittäviä tehokkuusetuja, lyhentää käsittelyaikoja ja minimoida virheet. Lisäksi sähköinen laskutus parantaa ostolaskuprosessin läpinäkyvyyttä ja hallintaa, nopeuttaa päätöksentekoa ja helpottaa lakisääteisten vaatimusten noudattamista.
Mitkä ostolaskuprosessin osa-alueet automatisoidaan?
Samalla kun yhä useampia ostolaskuprosessin osa-alueita automatisoidaan, erityisesti näitä kolmea aluetta virtaviivaistetaan ja optimoidaan yhä enemmän automaation ansiosta.
- Vastaanotto ja hyväksyntä
Laskut vastaanotetaan mieluiten sähköisesti tai sisältö luetaan paperi- tai PDF-laskusta OCR:n avulla. Tämän jälkeen laskut käyvät läpi hyväksymistyönkulut, joissa ne ohjataan asianmukaisille sidosryhmille tarkistettavaksi. Kun ne on hyväksytty, ne on merkitty "hyväksytty maksettaviksi".
- Maksu
Hyväksytyt laskut välitetään ERP- tai kirjanpitojärjestelmään maksettavaksi. Integrointi maksuliikenneratkaisuihin, kuten Mastercard Cross/Border Services, varmistaa nopeat ja läpinäkyvät tapahtumat. Reaaliaikainen seuranta tarjoaa tällöin näkyvyyden maksujen tilaan ja optimoi taloushallinnon.
- Arkistointi ja tarkastus
Laskut arkistoidaan turvallisesti ja säännösten mukaisesti pilveen, mikä mahdollistaa helpon pääsyn ja hakemisen. Kirjausketjujen avulla seurataan kaikkia laskuihin liittyviä toimia, mikä varmistaa säännösten noudattamisen ja vastuullisuuden. Sähköinen arkistointi yksinkertaistaa tarkastusprosessia varmistaen läpinäkyvyyden ja taloussäännösten noudattamisen.
“Ostolaskujen automatisointi yksinkertaistaa koko laskutusprosessia.”
Mitkä ovat ostolaskuautomaation edut?
Ostolaskujen automatisoinnin sisällyttäminen liiketoimintaan tarjoaa monia etuja prosessin tehokkuuden lisäksi. Katsotaanpa:
- Tehokkuushyötyjä ja ajansäästöä
Ostolaskuprosessien automatisointi johtaa suoriin ja epäsuoriin kustannussäästöihin minimoimalla manuaaliset toimenpiteet, vähentämällä virheitä ja alentamalla ostolaskujen hallintaan liittyviä käyttökustannuksia. Kootut tiedot osoittavat, että laskujen käsittelykustannukset voivat vaihdella 9–20 dollarista laskua kohti, mutta automaation avulla nämä kustannukset voidaan vähentää 2–4 dollariin laskua kohti.
- Kustannusten aleneminen
Ostolaskujen käsittelyn automatisointi yksinkertaistaa koko laskutusprosessia ja eliminoi tylsät manuaaliset tehtävät, kuten tietojen syöttämisen ja hyväksynnän reitityksen. Tämä tarkoittaa konkreettista ajansäästöä ostoreskontran henkilöstölle, jolloin he voivat keskittyä strategisempiin tehtäviin. Toimialatiedot osoittavat, että laskujen käsittelyajat vaihtelevat 8–15 päivän välillä. Automaation myötä näitä aikoja voidaan kuitenkin lyhentää merkittävästi, jopa 1-4 päivään.
- Parannettu tarkkuus ja vaatimustenmukaisuus
Ostolaskujen automatisointi varmistaa laskujen käsittelyn tarkkuuden poistamalla inhimilliset virheet ja valvomalla sisäisten käytäntöjen ja ulkoisten määräysten noudattamista. Tämä vähentää vaatimusten noudattamatta jättämisen riskiä ja parantaa tarkastusvalmiutta.
- Parannettu näkyvyys ja hallinta
Automaatio tarjoaa reaaliaikaisen näkyvyyden ostolaskuprosesseihin, mikä mahdollistaa paremman päätöksenteon ja tehokkaan kassavirran hallinnan. Se helpottaa myös ostoreskontran työnkulun parempaa hallintaa, jolloin tiimit voivat valvoa hyväksyntähierarkioita ja seurata maksuaikatauluja tehokkaammin.
- Strateginen päätöksenteko
Automatisointi vapauttaa resursseja manuaalisista ostoreskontran tehtävistä, jolloin henkilöstö voi keskittyä strategisempiin ja lisäarvoa tuottaviin toimintoihin. Automaattisten ostolaskuprosessien tuottamat oivallukset voivat ohjata strategista päätöksentekoa sekä optimoida kulutus- ja investointistrategioita.
- Helpompi verosäännösten noudattaminen ja raportointi
Automatisoidut ostolaskuprosessit helpottavat verosäännösten noudattamista varmistamalla laskutuksen ja maksujen käsittelyn tarkkuuden. Ne myös yksinkertaistavat viranomaisille toimitettavien tilinpäätösasiakirjojen laatimista ja vähentävät verosäännösten noudattamiseen ja raportointiin liittyvää hallinnollista taakkaa.
Miten ostolaskuautomaatio ja säädösten noudattaminen liittyvät toisiinsa?
Ostolaskujen automatisoinnissa on keskeistä, että verkkolaskuvaatimusten noudattaminen on integroitu osaksi prosessia, etenkin yrityksille, jotka pyrkivät parantamaan taloudellisia toimintojaan ja noudattamaan lakivaatimuksia.
Nykyään vaatimustenmukaisuus valtion verkkolaskutus- ja sähköisten raportointivaatimusten sekä toimialan standardien kanssa on äärimmäisen tärkeää. Ostolaskuautomaatiolla voidaan varmistaa vaatimusten noudattaminen automatisoimalla laskujen käsittely, tietojen validointi ja maksujen täsmäytys. Verkkolaskutus, eli laskutietojen sähköinen vaihto kauppakumppanien välillä, edustaa merkittävää muutosta perinteisistä paperi- ja pdf-pohjaisista laskutusmenetelmistä. Verkkolaskutuksen vaatimustenmukaisuuden integrointi ostolaskuautomaatioon tuo monia etuja. Tehokkuuden parantumisesta ja kustannussäästöistä aina tarkkuuden ja läpinäkyvyyden lisääntymiseen asti, vaatimustenmukainen ostolaskuautomaatio auttaa organisaatioita vähentämään vaatimusten noudattamatta jättämisen riskejä, vahvistamaan taloudellista valvontaa ja edistämään kestävää kasvua.
Kun lakivaatimukset jatkavat kehittymistään, kaikkien on sopeuduttava uusiin trendeihin. Näihin voi sisältyä lisääntynyt painotus tietoturvaan, tiukemmat raportointivaatimukset ja parempi yhteentoimivuus eri säädöskehysten välillä.
Ostolaskuautomaation webinaari
Mitkä ovat ostolaskun käsittelyn automatisoinnin toteutusvaiheet?
- Arvioi nykyiset prosessit ja tunnista kipupisteet: Ennen kuin aloitat automatisointiprojektin, on tärkeää arvioida perusteellisesti nykyiset ostolaskuprosessit. Tunnista kipupisteet, tehottomuudet ja parannuskohteet. Tämä arviointi toimii perustana suunniteltaessa räätälöityä ostolaskuratkaisua, joka vastaa organisaatiosi erityistarpeita.
-
Määritä tavoitteet ja aseta tavoitteet: Kun olet tunnistanut kipupisteet ja tehottomuudet, määritä selkeästi tavoitteet ja aseta mitattavissa olevat tavoitteet ostolaskuprosessin automatisoinnin käyttöönotolle. Olipa kyse käsittelyaikojen lyhentämisestä, virheiden minimoinnista tai vaatimustenmukaisuuden parantamisesta, selkeiden tavoitteiden asettaminen auttaa ohjaamaan toteutusstrategiaasi ja mittaamaan onnistumista.
-
Valitse oikea ostolaskuratkaisu: Sopivan ratkaisun valinta on olennaista projektin onnistumisen kannalta. Arvioi eri toimittajia sellaisten tekijöiden perusteella kuin integrointiominaisuudet, skaalautuvuus, turvallisuus, vaatimustenmukaisuus ja asiakastuki. Etsi ratkaisu, joka vastaa tavoitteitasi ja tarjoaa tarvittavat ominaisuudet ja toiminnot, jotta ostolaskuprosessit toimivat sujuvasti ja tehokkaasti.
-
Integrointi- ja toteutussuunnitelma: Kun olet valinnut ostolaskuratkaisun, laadi kattava integrointi- ja toteutussuunnitelma. Määritä roolit ja vastuut, aseta aikataulut ja kohdenna resurssit vastaavasti. Tee tiivistä yhteistyötä valitsemasi toimittajan kanssa varmistaaksesi sujuvan siirtymisen ja minimoidaksesi toimintasi häiriöt.
-
Tarjoa koulutusta ja tukea: Investoi koulutukseen ja tukeen varmistaaksesi, että tiimilläsi on uuden järjestelmän tehokkaaseen käyttöön tarvittavat tiedot ja taidot. Tarjoa käytännön koulutuksia, käyttöoppaita ja jatkuvaa tukea, jotka auttavat työntekijöitä sopeutumaan uusiin prosesseihin ja maksimoimaan automaation edut.
- Pilotoi ja kehitä vaiheittain: Ennen kuin automatisoit ostolaskuprosessisi täysimittaisesti, harkitse pilotointia ratkaisun testaamiseksi ennen laajamittaista käyttöönottoa. Käytä pilottikäyttäjiltä saatua palautetta parannuskohteiden tunnistamiseen ja toteutusstrategian tarkentamiseen. Kehitä ratkaisua oppien perusteella pilotointivaiheen aikana varmistaaksesi onnistuneen käyttöönoton koko organisaatiossa.
- Seuraa suorituskykyä ja mittaa onnistumista: Kun ostolaskuratkaisu on otettu käyttöön, seuraa tarkasti suorituskykymittareita ja mittaa onnistumista ennalta määritettyihin tavoitteisiisi nähden. Seuraa keskeisiä suorituskykyindikaattoreita, kuten käsittelyaikoja, virhetasoja, kustannussäästöjä ja työntekijöiden tuottavuutta. Hyödynnä näitä oivalluksia jatkuvaan prosessien optimointiin ja jatkuvien parannusten edistämiseen.
Noudattamalla näitä vaiheita talousosastot voivat tehokkaasti ottaa käyttöön ostolaskuautomaation ratkaisut ja hyödyntää täysimääräisesti automatisoidun ostolaskuprosessin potentiaalia. Pageron asiantuntemuksen ja tuen avulla voit edetä toteutusprosessissa luottavaisin mielin ja saavuttaa konkreettisia hyötyjä tehokkuudessa, tarkkuudessa ja vaatimustenmukaisuudessa.
Mitkä ovat nousevat trendit ostolaskuautomaatiossa?
Navigointi talouden vastatuulessa: Tämän päivän yritykset kohtaavat merkittäviä haasteita taloudellisen epävarmuuden keskellä. Useissa maissa häämöttävät taantumat yhdistettynä historiallisen korkeisiin korkoihin ja inflaatioon, joten liiketoimintaympäristö on muuttumassa perusteellisesti.
Kassavirran ja maksuehtojen optimointi: Kassavirran ja maksuehtojen tehokas hallinta on tärkeää likviditeetin, kannattavuuden ja vahvojen toimittajasuhteiden ylläpitämiseksi erityisesti taloudellisesti vaikeina aikoina. Automatisoidut ostolaskuratkaisut tarjoavat virtaviivaisen lähestymistavan taloushallintoon, tarjoavat reaaliaikaista tietoa yrityksen taloudellisesta tilanteesta ja helpottavat tietoon perustuvaa päätöksentekoa.
Pakollisen verkkolaskutuksen aikakausi: Hallitukset ympäri maailmaa vaativat yhä enemmän verkkolaskutusta verovalvonnan parantamiseksi ja hallinnollisten prosessien tehostamiseksi. Esimerkiksi EU:n on määrä tehdä verkkolaskutuksesta pakollista vuoteen 2028 mennessä, ja useat maat ovat jo ottaneet käyttöön B2B-verkkolaskutusta koskevat vaatimukset. Euroopan ulkopuolella myös Intian, Chilen ja Brasilian kaltaiset maat ovat ottaneet käyttöön sähköistä laskutusta koskevia aloitteita, mikä osoittaa, että kyseessä on pikemminkin maailmanlaajuinen kuin alueellinen ilmiö.
Tekoälyn vallankumous ostolaskuautomaatiossa: Tekoälyn (AI) nousu muokkaa ostolaskuprosesseja ja enteilee nopeaa kehitystä tehokkuudessa ja tarkkuudessa. Tekoälyteknologiat voivat poimia tietoja ei-sähköisistä laskuista, automatisoida koodausprosesseja ja helpottaa laskujen käsittelyä rivitasolla. Pagero on eturintamassa tutkimassa näitä tekoälypohjaisia innovaatioita ja tarjoaa ratkaisuja kehittyviin ostolaskuprosessien haasteisiin.
Pilvipohjaisten ratkaisujen omaksuminen: Pandemian jälkeisessä maailmassa, jossa hybridityöskentelymallit yleistyvät, pilvipohjaisten järjestelmien käyttöönotosta on tullut tärkeämpää kuin koskaan. Software as a Service (SaaS) -ratkaisut korvaavat yhä enemmän perinteisiä ohjelmistojärjestelmiä tarjoamalla joustavuutta ja saavutettavuutta. Monilla yrityksillä on nyt "vain pilvipalvelu" -käytäntö, ja ne suunnittelevat siirtävänsä transaktio- ja analyyttiset toiminnot pilveen seuraavien kolmen tai viiden vuoden aikana.
Nopeiden maksujen teknologian yleistyminen: Nopeampien ja avoimempien maksujen mahdollistamiseksi on syntymässä teknologiakumppanuuksia ja -ratkaisuja. SWIFT gpi, SEP-pikamaksu ja nopea pankkisiirto (ACH) ovat esimerkkejä tekniikoista, jotka edistävät maksujen nopeaa kehitystä. Pageron yhteistyö Mastercard Cross-Border Servicesin kanssa on esimerkki sitoutumisestamme tarjota asiakkaillemme tehokkaita rajat ylittäviä ja kotimaisia maksuratkaisuja tässä muuttuvassa ympäristössä.
“Pagero auttaa organisaatioita hallitsemaan vaivattomasti sähköisen sanomaliikenteen monimutkaisuudet.”
Valmiina ostolaskuautomaatioon?
Ostolaskuautomaatio mullistaa ostolaskuprosessit, tarjoten tehokkuutta, tarkkuutta ja vaatimustenmukaisuutta. Lisäksi verkkolaskutusteknologiat vähentävät virheitä ja parantavat valvontaa.
Pagero on erikoistunut helpottamaan verkkolaskujen, sähköisten ostotilausten ja muiden liiketoiminta-asiakirjojen saumatonta vaihtoa, mikä antaa organisaatioille mahdollisuuden digitalisoida ostolaskuprosessit ja parantaa toiminnan tehokkuutta. Vankan verkkolaskutusalustansa ja laajan verkostonsa ansiosta Pagero auttaa organisaatioita navigoimaan sähköisen sanomaliikenteen monimutkaisuuksissa vaivattomasti.
Pageron asiantuntemuksen avulla ostolaskuautomaatio voidaan ottaa käyttöön tehokkaasti, jolloin hyödyt automatisoidusta ostolaskuprosessista voidaan maksimoida ja vaatimustenmukaisuus varmistaa nyt ja tulevaisuudessa. Opi lisää ostolaskuprosessisi automatisoinnista Pageron avulla ja varaa demo.
Ostolaskuautomaation määritelmät
Ostolaskuautomaation FAQ
Tämä teksti on julkaistu alun perin 25. helmikuuta 2022 ja päivitetty viimeksi 20. syyskuuta 2024.
Hanki ilmainen ostolaskuautomaation oppaamme
Aiheita
Pysy ajan tasalla uutiskirjeemme avulla
Tutustu muihin aineistoihin
Ota meihin yhteyttä
Oletko kiinnostunut oppimaan lisää tai pääsemään alkuun? Jätä yhteystietosi tähän, niin otamme sinuun yhteyttä!