Systra AB a atteint le seuil de rentabilité sur son investissement dans la facturation électronique en seulement 10 mois

Systra AB est un leader des solutions innovantes pour les voyages durables, opérant tout au long de la chaîne, de l'étude de faisabilité à la construction, à l'exploitation et à la maintenance. Systra réalise un chiffre d'affaires d'environ 350 millions de SEK et emploie 700 personnes dans 21 bureaux en Suède. À l'international, Systra est l'un des leaders mondiaux des solutions d'infrastructure pour les trains à grande vitesse, les métros, les sous-terrains et les tramways, avec une présence dans plus de 80 pays.

Jusqu'au printemps 2022, le traitement des factures chez Systra était caractérisé par beaucoup de travail manuel, avec deux employés à temps plein aux comptes fournisseurs traitant manuellement un grand nombre de factures papier et PDF. Seulement 15 % du total des factures de l'entreprise étaient des factures électroniques, et les quelques factures traitées électroniquement étaient principalement dues à des exigences légales des clients du secteur public. Cependant, en raison des exigences réglementaires internationales, le département financier a reçu une demande interne de recevoir des factures électroniques pour les achats la même année.

Pour répondre au souhait de recevoir des factures électroniques, Systra a mis en place la solution de facturation électronique de Pagero à la fin de 2022. La solution choisie incluait également les factures PDF, qui sont automatiquement envoyées à Pagero pour être converties en factures électroniques, puis renvoyées à Systra. Dans la phase de croissance de Systra, il a été facile de décider d'ajouter ce service de conversion, permettant de traiter numériquement les factures PDF jusqu'à ce que toutes deviennent de vraies factures électroniques.

D'ici août 2023, l'investissement s'était déjà rentabilisé : "Notre investissement s'est rentabilisé en seulement dix mois, ce qui montre clairement l'effet rapide et positif du traitement des factures de manière électronique et automatique," déclare Madelene Borelid, directrice financière de Systra.

Au cours de l'année écoulée, nous avons réalisé une réduction significative de 65 % des heures de travail nécessaires à la gestion des factures. Ce qui demandait autrefois beaucoup de temps est maintenant traité avec plus d'efficacité, libérant ainsi du temps précieux pour des tâches essentielles telles que le contrôle et l'analyse des flux de trésorerie.

De plus, la charge de travail s'est uniformisée au fil des semaines. Les pics importants de fin de mois ont été éliminés, créant un processus de travail plus fluide et agréable. Un autre avantage est que la formation des personnes qui effectueront le travail manuel restant est beaucoup plus rapide, ne prenant désormais qu'environ une heure pour les mettre à niveau.

En plus de réduire l'enregistrement manuel des factures, les factures électroniques ont également amélioré la gestion financière de Systra. "Nous sommes passés de 15 à 90 % de factures électroniques en quelques années," poursuit Madelene Borelid. "L'analyse des flux de trésorerie à 30 jours est désormais beaucoup plus fiable, les prévisions de liquidité sont plus précises, et nous avons un meilleur contrôle des coûts ainsi que moins de rappels de paiement de la part des fournisseurs, ce qui nous confère un meilleur contrôle et une meilleure planification financière," conclut Madelene Borelid.

Le service de facturation électronique de Pagero a non seulement rationalisé les processus de travail de Systra, mais a également renforcé la stabilité financière et la planification future de l'entreprise. La solution de Pagero s'est avérée être un investissement précieux pour Systra. Votre entreprise peut-elle améliorer de la même manière sa gestion des factures et son contrôle financier ? Contactez-nous, et nous vous aiderons !