Conformité de la facturation électronique

La conformité de la facturation électronique garantit que les factures entrantes et/ou sortantes de votre entreprise respectent les normes juridiques, techniques et fiscales définies par les pays dans lesquels vous exercez vos activités. 

Il est essentiel de maintenir la conformité, afin d'éviter les amendes et les interruptions opérationnelles, et de garantir le bon traitement des factures.

Le non-respect de la conformité peut entraîner des retards importants dans le traitement des transactions et impacter vos relations avec vos clients et fournisseurs. Le respect de la conformité aide votre entreprise à fonctionner de manière sûre et efficace sur un marché mondial.

Les exigences en matière de déclaration numérique (DRR) sont des obligations réglementaires établies par les autorités fiscales et les organismes gouvernementaux qui exigent des entreprises qu'elles soumettent des données financières et fiscales dans des formats numériques spécifiques. Ces exigences visent à renforcer le respect des obligations fiscales, à améliorer l'exactitude et la ponctualité des déclarations financières et à rationaliser les processus d'audit. 

Les DRR impliquent généralement la soumission électronique d'informations financières détaillées, y compris des données transactionnelles, en utilisant des formats numériques normalisés et des structures de fichiers spécifiques. 

En mettant en œuvre les DRR, les autorités fiscales peuvent analyser les données plus efficacement, réduire la fraude fiscale et minimiser la charge administrative pesant à la fois sur les entreprises et les organismes gouvernementaux. Ces systèmes de déclaration numérique exigent souvent des données plus granulaires que les déclarations de revenus traditionnelles et peuvent nécessiter des soumissions régulières, par exemple mensuelles, trimestrielles ou annuelles. 

Alors que les gouvernements du monde entier adoptent de plus en plus de stratégies numériques pour l'administration fiscale, les DRR sont devenues un élément crucial de la modernisation des déclarations financières et de la garantie d'une plus grande transparence des opérations commerciales.

Les contrôles continus des transactions, ou CTC, sont des mécanismes par lesquels les autorités fiscales reçoivent des données de transaction en temps réel ou en temps quasi réel pour en vérifier la conformité.

Cette procédure a un impact sur les opérations commerciales en ajoutant une étape de conformité supplémentaire dans le processus de transaction, qui peut parfois impliquer une autorisation préalable avant la finalisation des factures. Lisez notre article de blog pour en savoir plus sur les différents types de modèles de CTC mis en œuvre dans le monde.

Les CTC offrent des avantages, notamment une transparence accrue, mais ils peuvent également entraîner des retards si vos systèmes ne sont pas optimisés pour les déclarations en temps réel. Une solution de conformité automatisée comme la nôtre peut vous aider à répondre à ces exigences de manière transparente.

La facturation électronique et les CTC sont deux mécanismes de gestion des données de transaction, mais ils ont des objectifs différents et fonctionnent de manière distincte :

• La facturation électronique désigne la création, la transmission et le traitement numériques des factures entre les acheteurs et les fournisseurs. Son objectif principal est de rationaliser les flux de travail de facturation, d'améliorer la précision des données, de réduire l'utilisation du papier et d'accroître l'efficacité. La facturation électronique est généralement une exigence pour les entreprises qui souhaitent adopter des formats de facturation numérique normalisés, afin de faciliter le traitement et la gestion automatiques des factures transfrontalières.
• Les contrôles continus des transactions (CTC) vont encore plus loin en impliquant directement les autorités fiscales dans le processus de transaction. Avec les CTC, les autorités fiscales reçoivent les données de transaction en temps réel ou quasi réel, ce qui nécessite souvent une autorisation préalable de la facture avant qu'elle n'atteigne son destinataire. Les CTC permettent aux gouvernements de vérifier en permanence le respect des obligations fiscales, de lutter contre la fraude et de garantir l'exactitude des déclarations fiscales.

En substance, alors que la facturation électronique se concentre sur la numérisation et l'amélioration de l'efficacité de la facturation entre partenaires commerciaux, les CTC mettent l'accent sur la surveillance réglementaire en temps réel par les autorités gouvernementales. De nombreux pays mettent en œuvre les deux à la fois, en utilisant la facturation électronique comme base et les CTC pour améliorer la conformité et la transparence.

Les exigences en matière de déclaration numérique (DRR) et la déclaration numérique continue des transactions (DCTR) se situent entre la facturation électronique et les CTC en termes d'implication gouvernementale et de déclaration en temps réel.

• Les DDR font référence à l'obligation de soumettre des déclarations numériques normalisées de données financières aux autorités fiscales, généralement de manière périodique (par exemple, mensuelle ou trimestrielle). Bien qu'elles impliquent une soumission numérique, elles ne nécessitent pas nécessairement de déclaration en temps réel ou transaction par transaction.
• La DCTR est une forme de déclaration plus fréquente et plus granulaire, dans laquelle les données de transaction sont soumises aux autorités fiscales en temps quasi réel ou très fréquemment. Elle est plus détaillée que les DRR, mais n'implique généralement pas l'aspect d'autorisation préalable des CTC.

De nombreux pays dans le monde imposent désormais la facturation électronique, notamment dans l'UE, en Amérique latine et en Asie, et chacun d'entre eux a des exigences techniques et réglementaires qui lui sont propres. Vous pouvez obtenir une ventilation des lois pays par pays dans notre Atlas réglementaire de Pagero, accessible au public.

Ces exigences peuvent inclure des formats spécifiques, des éléments de données, des signatures numériques et des processus d'approbation. Dans certains cas, les factures doivent être approuvées par l'administration fiscale avant d'être envoyées aux clients.

Les sanctions en cas de non-respect varient d'un pays à l'autre, mais peuvent prendre la forme d'amendes, de retards ou même de suspension des activités commerciales dans les cas les plus graves.

Certains pays peuvent imposer de lourdes sanctions financières aux entreprises qui ne se conforment pas à la réglementation, tandis que d'autres peuvent restreindre les licences commerciales.

En outre, le non-respect de la réglementation peut entraîner un renforcement des contrôles de la part des autorités fiscales, ce qui peut nuire à votre réputation et à vos relations. Le respect de la réglementation est essentiel pour protéger à la fois vos activités et votre réputation auprès de vos clients et partenaires.

La solution de Pagero automatise les déclarations des CTC en envoyant les données de transaction aux autorités fiscales selon les besoins, garantissant ainsi que toutes les transactions respectent les normes de conformité avant d'être finalisées.

L'automatisation simplifie ce qui serait autrement un processus manuel et chronophage et permet d'éviter les retards dus à la non-conformité.

Notre solution de conformité de la facturation électronique est conçue pour répondre aux exigences de déclaration en temps réel ou quasi réel, en assurant le bon déroulement des transactions. En intégrant la conformité des CTC dans vos flux de travail, Pagero vous permet d'exercer vos activités en toute sérénité, tout en respectant des contrôles stricts.

La solution de conformité de la facturation électronique de Pagero est conçue pour gérer la complexité des exigences multi-juridictionnelles, en automatisant les mises à jour et les ajustements à mesure que les réglementations évoluent.

Notre équipe chargée des affaires réglementaires suit en permanence les mises à jour réglementaires de chaque juridiction. Les nouvelles spécifications sont ensuite intégrées dans notre format interne, ce qui permet des mises à jour over-the-air qui n'ont aucun impact sur vos flux de travail.  

En centralisant la gestion de la conformité, Pagero vous permet de gérer les diverses exigences de différents pays depuis un seul et même endroit. La solution s'intègre également à vos systèmes financiers existants, ce qui fait de la conformité une partie intégrante de votre processus de facturation. Avec Pagero, vous réduisez le travail manuel et vous avez la certitude que votre entreprise respecte les mandats locaux partout où vous exercez vos activités.

La solution de conformité de la facturation électronique de Pagero s'intègre à n'importe quel ERP, ce qui permet de gérer la conformité sans bouleverser vos processus actuels. Notre offre d'intégration flexible s'étend toutefois bien au-delà des ERP. Nous nous connectons à n'importe quel système source que vous désignez, qu'il s'agisse de votre CRM, de votre flux de travail, de votre technologie fiscale, de votre système de facturation ou de votre middleware. 

En effet, les exigences en matière de facturation électronique et de CTC ont un impact sur les processus de comptabilité fournisseurs, et notre solution d'automatisation de la compatibilité fournisseur est conçue pour vous aider à gérer ces changements de manière fluide. Dans les pays où la facturation électronique et les contrôles continus des transactions (CTC) sont en vigueur, les services de comptabilité fournisseur doivent souvent effectuer des étapes supplémentaires, telles que la validation de la conformité des factures entrantes avant leur traitement et la vérification de l'exactitude des données et du respect des normes réglementaires avant le paiement.

Notre solution de conformité de la facturation électronique répond à ces besoins en s'intégrant directement à vos systèmes de comptabilité fournisseur, ce qui permet de valider, d'enrichir et d'autoriser préalablement les factures entrantes si la réglementation locale l'exige. Ainsi, toutes les factures sont conformes avant d'entrer dans votre flux de travail, ce qui réduit le risque de retards de paiement, de pénalités ou d'erreurs.

En automatisant les contrôles de conformité et la validation des données, nous vous aidons à maintenir l'efficacité, la précision et la conformité de vos processus de comptabilité fournisseur, ce qui vous permet de vous concentrer sur des tâches stratégiques tout en restant à jour avec l'évolution des exigences réglementaires. Avec Pagero, votre équipe de comptabilité fournisseur est parfaitement préparée pour répondre aux exigences d'un paysage réglementaire en constante évolution.

La solution de conformité de la facturation électronique de Pagero prend en charge un large éventail de formats et de normes afin de faciliter la facturation électronique transparente dans divers secteurs et régions. Voici quelques exemples de formats pris en charge :

• cXML : protocole largement adopté qui permet aux organisations acheteuses, aux fournisseurs, aux prestataires de services et aux intermédiaires de communiquer en utilisant un langage unique, normalisé et ouvert.
• PEPPOL BIS : norme développée pour les marchés publics transfrontaliers au sein de l'Union européenne, garantissant l'interopérabilité et la conformité avec les réglementations de l'UE.
• UBL 2.1 : langage universel des affaires « Universal Business Language », format de document commercial XML normalisé utilisé dans le monde entier pour le commerce électronique.
• Finvoice et TEAPPSXML : formats nationaux de facturation électronique en Finlande, conformes à la norme européenne.

Et ce n'est qu'un début. Contactez-nous pour obtenir une liste complète des formats pris en charge. 

Chez Pagero, nous garantissons la conformité aux exigences de facturation électronique propres à chaque pays grâce à une approche proactive et globale :

• Collaboration directe avec les autorités locales : nous collaborons activement avec les organismes gouvernementaux et les agences de réglementation afin d'obtenir des informations précises et à jour sur les mandats de facturation électronique.
• Mises à jour continues des formats internes : notre équipe révise constamment nos systèmes internes pour les aligner sur les dernières spécifications réglementaires, garantissant ainsi la conformité des processus de facturation de nos clients à mesure que les réglementations évoluent.
• Connexions directes avec les partenaires commerciaux et les autorités : le réseau Pagero facilite les connexions directes avec d'autres entreprises, ainsi qu'avec les portails et infrastructures gouvernementaux. Notre format interne en 2 étapes effectue des validations et des enrichissements afin que les factures électroniques envoyées via le réseau correspondent aux exigences de la partie destinataire, qu'il s'agisse d'un partenaire commercial ou d'un gouvernement. Pagero prend en charge tous les modèles de CTC. 

Cette approche nous permet de fournir une solution de facturation électronique fiable, toujours conforme et adaptée aux exigences propres à plus de 80 pays. 

La sécurité et la fiabilité sont au cœur de notre solution de conformité de la facturation électronique. Nous adhérons à des normes rigoureuses de protection des données, y compris la conformité au RGPD, et détenons des certifications ISO 27001/27701, entre autres, démontrant notre engagement envers une gestion de la sécurité de l'information de premier ordre.

Grâce à ces mesures, nous garantissons la sécurité, la fiabilité et la conformité de vos processus de facturation dans toutes les juridictions.

Notre suite de ressources complète et notre support continu permettent à votre entreprise de rester alignée sur les dernières normes de conformité en matière de facturation électronique :

• Atlas des règlementations : notre ressource détaillée et actualisée fournit des informations sur la fiscalité indirecte, les contrôles continus des transactions (CTC), la facturation électronique et les exigences en matière d'archivage électronique dans le monde entier.
• Moniteur de conformité : restez informé grâce à nos mises à jour mensuelles envoyées par e-mail sur les évolutions de la facturation électronique et des CTC dans le monde entier, pour être sûr de ne jamais passer à côté d'un changement réglementaire.
• Rapports de conformité par pays : demandez des rapports détaillés sur des marchés spécifiques pour bien comprendre les exigences locales en matière de facturation électronique.
• Alertes de conformité : recevez des informations en temps réel sur les mises à jour réglementaires dans les pays que vous suivez.
• Centre d’excellence : notre équipe d'experts multilingues est à votre disposition pour vous fournir des conseils personnalisés, vous aider à mettre en place la facturation électronique et à vous conformer aux CTC.
• Webinaires : les experts de Pagero et de notre vaste réseau de partenaires partagent des informations sur les dernières évolutions et tendances réglementaires. 
• Conformité intégrée : nous intégrons les exigences de conformité directement dans notre technologie, garantissant ainsi le respect des réglementations locales en toute transparence.
• Bibliothèque de conformité : découvrez une vue d'ensemble des exigences en matière de facturation électronique et de CTC, provenant des autorités gouvernementales et interprétées par nos propres experts en réglementation.   

Ces ressources et services constituent un support continu qui vous permet de rester en conformité et bien informé.