Centra usług wspólnych: niezbędnik dla zgodności w e-fakturowaniu

Centra usług wspólnych (SSC) muszą przestrzegać lokalnych przepisów i wytycznych obowiązujących w każdym kraju, w którym prowadzą działalność. W niektórych krajach e-fakturowanie jest już obowiązkowe; w innych jeszcze opcjonalne. Istnieje również ogromne zróżnicowanie w wymaganiach dotyczących formatu faktury, terminów, zasad walidacji i zgodności podatkowej - a to tylko początek długiej listy. Świadomość obecnie obowiązkujących regulacji i nadchodzących zmian wymaga dużych zasobów i może być trudna dla wielu firm. Wspieranie inicjatyw dotyczących zgodności, wymaga budowania świadomości na wszystkich szczeblach w firmie.

Wskazówka: Jeśli Twój zespół i kluczowi partnerzy nie są zaznajomieni z tematem zgodności, przygotuj wewnętrzne szkolenia w tym zakresie i wyjaśnij, dlaczego zachowanie zgodności jest tak potrzebne. Zrozumienie powodów zmian ułatwia zaangażowanym stronom przyswajanie nowych informacji i podążanie za wprowadzanymi procesami.

Aby uzyskać i stale utrzymywać zgodność w zakresie e-faktur w różnych krajach, centra usług wspólnych muszą sprawnie wprowadzać wszelkie zmiany wymogów w złożonych lokalnych przepisach i systemach. Znalezienie rzetelnych źródeł informacji i czerpanie z nich aktualnych danych stanowi istotne wyzwanie dla wielu firm.

Wskazówka: Szukaj wiedzy na temat lokalnych wymogów regulacyjnych, korzystając z wszelkich dostępnych źródeł. Jednym z nich są rządowe strony internetowe, na których możesz uzyskać najświeższe informacje na temat przepisów i standardów technicznych dotyczących e-fakturowania. Kolejne źródło to stowarzyszenia i organizacje branżowe, które zapewniają cenny wgląd w najnowsze trendy w e-fakturowaniu i aktualności prawne. Możesz także skonsultować się z dostawcami usług e-fakturowania, którzy mają doświadczenie w poruszaniu się po lokalnych wymogach dotyczących zgodności. Pobierając nasz przewodnik dla SSC, sięgnij także po raport zgodności dla danego kraju i zasubskrybuj nasz Compliance Monitor - dzięki temu w łatwy sposób pozostaniesz na bieżąco ze zmieniającymi się przepisami na wszystkich swoich rynkach. 

Kraje przyjmują różne modele ciągłej kontroli transakcji (CTC). Jako firma międzynarodowa musisz zatem dysponować niezbędnymi zasobami, aby zbudować odpowiednie, specyficzne dla każdego kraju rozwiązania w zakresie zgodności. Proces ten jest nie tylko kosztowny i czasochłonny, ale także trudny do skalowania. Standaryzując procesy fakturowania i rozwiązania technologiczne, firmy mogą zwiększać efektywność i minimalizować błędy, co przekłada się na znaczne oszczędności.

Wskazówka: Zastosuj globalne podejście do e-fakturowania, ponieważ umożliwia to standaryzację i pozwala organizacjom rozszerzać swoją działalność na nowe rynki bez konieczności inwestowania w nowe systemy lub opracowywania nowych procesów. Przed uruchomieniem nowego globalnego systemu e-fakturowania rozpocznij od programu pilotażowego w jednej lokalizacji. Zaangażuj interdyscyplinarny zespół składający się z przedstawicieli różnych działów, w tym finansowego, IT i prawnego. Pomoże to zidentyfikować wszelkie wewnętrzne wyzwania lub kwestie, którymi należy się zająć przed skalowaniem do strategii globalnej.

Zapewnienie zgodności z przepisami dotyczącymi e-faktur może być szczególnie trudne, gdy korzysta się z lokalnych dostawców w każdym kraju, w którym prowadzisz działalność. I chociaż centra usług wspólnych (SSC) muszą nadzorować fakturowanie elektroniczne w wielu krajach, nie musi to koniecznie oznaczać, że potrzebna jest duża liczba lokalnych dostawców technologii. Współpraca z wieloma lokalnymi dostawcami może wiązać się z wyzwaniami, takimi jak różne strefy czasowe, lokalne bariery językowe, a w przypadku pojawienia się problemów konieczność angażowania ich wszystkich. 

Wskazówka: Współpracuj z globalnym dostawcą zgodności z e-fakturowaniem, aby zapewnić sobie spójność wszystkich procesów, niezależnie od lokalizacji Twojego oddziału. Wybierz dostawcę, który może obsługiwać wszystkie Twoje rynki i ma dedykowany zespół ds. zgodności, który pomoże Ci być na bieżąco z nowymi i zmieniającymi się przepisami. Wybierz takiego, który oferuje globalną, otwartą sieć umożliwiającą łatwe łączenie dostawców i nabywców.

Ze względu na stale zmieniające się przepisy, zróżnicowane systemy i ograniczone zasoby, firmy stają przed szeregiem wyzwań w zakresie zgodności z e-fakturowaniem w różnych krajach. Jednak wdrażając zautomatyzowane i ustandaryzowane procesy globalne można zwiększyć wydajność, zmniejszyć liczbę błędów i rozszerzyć działalność na nowe rynki bez znaczących inwestycji.

Z Pagero podążąnie za zgodnością z przepisami przestaje być wyścigiem z czasem, a staje się rozwiązaniem solidnym i pewnym na każdym kroku. Poznaj ten temat, korzystając z naszego przewodnika i innych bezpłatnych zasobów!