KSeF: Automatyzacja obowiązku e-fakturowania dzięki Pagero i Medius

Polska droga do e-fakturowania ma długą historię – jako jeden z pierwszych krajów w Europie wprowadziła podstawy prawne dla faktur elektronicznych w 2005 r., a w 2019 r. dołączyła do sieci Peppol w zakresie e-fakturowania B2G.

Ostateczny etap w kierunku wprowadzenia obowiązku e-fakturowania nastąpi jednak w 2024 r., wpływając na wszystkie przedsiębiorstwa działające w Polsce. Podatnicy będą zobowiązani do wystawiania i otrzymywania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Podczas gdy większość ludzi generalnie dostrzega z korzyści płynące z cyfryzacji i automatyzacji procesów manualnych w celu zaoszczędzenia czasu i ograniczenia błędów, inicjatywy w zakresie transformacji cyfrowej spotykają się czasami ze sceptycyzmem i oporem wobec zmian. Lub są odkładane na później z powodu koncentrowania się na projektach w danym momencie pilniejszych.

Gdy jednak rządy w kolejnych krajach wprowadzają obowiązkowe terminy przejścia na e-fakturowanie, aktualizacja procesów finansowych nie jest już „przyjemnością”, ale pilną potrzebą przestrzegania przepisów, unikania sankcji i ostatecznie zagwarantowania ciągłości biznesowej. Organizacje mogą i powinny wykorzystać ten czas, aby zabezpieczyć alokację budżetu i zasobów, uzyskać poparcie wewnętrzne i przekonać odpowiednie zainteresowane strony do współpracy, co jest kluczem do udanej transformacji cyfrowej.

Nawet po zrozumieniu korzyści z cyfryzacji, gdy organy podatkowe wprowadzają nowe wymagania, takie jak w Polsce, organizacje niemal każdej wielkości często czują się zagubione. Powszechnym wyzwaniem jest to, w jaki sposób obecnie funkcjonujące systemy i procesy należy dostosować się do nowych wymagań. Mając to na uwadze, Medius, globalny dostawca rozwiązań Accounts Payable (AP), nawiązał w 2021 roku ogólnoświatową współpracę z Pagero, aby zaoferować swoim klientom jedno, łatwe w obsłudze rozwiązanie, które obejmuje zarządzanie wydatkami, automatyzację i e-fakturowanie, z wbudowaną zgodnością z lokalnymi przepisami dotyczącymi e-fakturowania i CTC, niezależnie od tego, gdzie działają.

„Chcieliśmy wejść na rynek i móc powiedzieć klientom: mamy zintegrowane rozwiązanie” – wyjaśnia Katarina Andersson, VP Capture Product w Medius, „Dzięki temu nie musisz przejmować się skomplikowanymi zasadami, specyficznymi dla danego kraju, ponieważ wszystko jest wbudowane w jedno rozwiązanie” – podkreśla.

Od samego początku współpraca Pagero i Medius była nastawiona na większy rozwój. Partnerstwo początkowo skupiało się na Stanach Zjednoczonych, niektórych krajach Europy i regionie APAC. Z biegiem lat wspólne rozwiązanie ewoluowało i zaczęło obejmować coraz więcej krajów, szczególnie tych, które wprowadzają rządowe obowiązki w zakresie e-fakturowania, aby zapewnić, że klienci nie tylko osiągną wymaganą zgodność, ale także będą ją zapewniać przez cały czas.

W przypadku Polski współpraca z Pagero daje użytkownikom Medius dostęp do rozwiązania Accounts Payable firmy Medius, przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z KSeF, w tym płynnej integracji i konwersji formatów, dostarczanej przez Pagero. Ponadto Pagero oferuje możliwość obsługi samego procesu Accounts Receivable, a także kompleksowych procesów P2P (od zakupu do zapłaty) i O2C (od zamówienia do zapłaty).

„Wspólne przedsięwzięcie Medius i Pagero to połączenie dwóch najlepszych w swojej klasie rozwiązań, które wydobywają z siebie to, co najlepsze.” – komentuje Andrzej Pijanowski, Country Manager z Pagero Poland.

Polskie rozwiązanie Pagero i Medius ma na celu pomóc organizacjom o złożonej infrastrukturze i specyficznych potrzebach, takim jak międzynarodowe korporacje i Centra Usług Wspólnych. Po podpisaniu i rozpoczęciu wdrożenia u klienta pilotażowego – globalnej firmy zajmującej się hurtową dystrybucją artykułów elektrycznych – partnerstwo nadal rozszerza się na innych klientów i branże, oferując wypróbowane i przetestowane rozwiązanie, które obejmuje:

Choć na początku może wydawać się to wyzwaniem, przejście na faktury elektroniczne zgodnie ze standardami regulacyjnymi nie tylko upraszcza wewnętrzny przepływ pracy i zapewnia lepszą jakość danych, ale także tworzy podstawę do dalszego usprawnienia i rozwoju procesów biznesowych. W dzisiejszym szybko zmieniającym się i wysoce konkurencyjnym otoczeniu, czy to w Polsce, czy gdziekolwiek indziej, warto dostrzec w cyfryzacji przede wszystkim szansę.