E-fakturowanie już niedługo obowiązkowe w Polsce

Początkowo to sektor prywatny był głównym motorem rozwoju rynku e-faktur na całym świecie. Korzyści płynące z e-fakturowania są oczywiste i są naturalnym krokiem naprzód dla firm, które chcą usprawnić działalność i poprawić swoje wewnętrzne procesy biznesowe. E-fakturowanie nie tylko umożliwia oszczędność kosztów i zmniejsza ryzyko błędów; zapewnia również cenny wgląd, a także dokładność i bezpieczeństwo operacji biznesowych.

Chociaż ostatnio to rządy w coraz większym stopniu napędzają zmiany, ponieważ większy nacisk kładzie się na wydajności administracyjnej i zmniejszaniu luki podatkowej. Luka podatkowa w znaczny sposób wpływa na gospodarkę każdego kraju, a co za tym idzie rządy chętniej sięgają po faktury elektroniczne i podobne dokumenty, aby usprawnić bezpośredni pobór podatków w swoich jurysdykcjach.

Na przykład europejska unijna Dyrektywa w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych jest już rozpatrywana na szczeblach krajowych państw członkowskich. W wielu krajach e-fakturowanie jest obowiązkiem nie tylko w sektorze publicznym, ale także wśród przedsiębiorstw z sektora prywatnego. Tak dzieje się również w Polsce. Od lipca 2024 roku wejdzie w życie obowiązek wystawiania e-faktur, który będzie dotyczyć wszystkich podmiotów zarejestrowanych w Polsce jako płatnicy podatku VAT.

W świetle przepisów prawa polskiego obowiązujących od 2005 r., każda faktura elektroniczna stanowiła prawny odpowiednik dokumentu w formie papierowej. Mimo dopuszczenia do obiegu faktur elektronicznych, ich popularność była znacznie niższa niż zakładano. W ramach promocji cyfryzacji polskie Ministerstwo Rozwoju zdecydowało się stworzyć jedną wspólną platformę do fakturowania elektronicznego pod nazwą PEF. Dzięki temu jednostki administracji publicznej mogły pobierać e-faktury, a dostawcy przesyłać faktury elektroniczne za pośrednictwem platformy.

Tuż po uruchomieniu w 2019 r. platforma szybko zyskała pokaźne grono użytkowników, jednak jej dalszy rozwój był utrudniony z uwagi na fakt, że system PEF adresowany był wyłącznie do podmiotów z sektora publicznego. Aby umożliwić wdrożenie e-fakturowania na skalę krajową, stworzono nową centralną platformę - KSeF (Krajowy System e-Faktur).

Proces testowania platformy KSeF trwa, a od stycznia 2022 r. usługa jest dostępna dla przedsiębiorstw, które już teraz chcą dobrowolnie przesyłać i odbierać elektroniczne faktury za pośrednictwem platformy. Okres wyłącznie dobrowolnego korzystania z usługi skończy się w lipcu 2024 roku. Wówczas wszystkie przedsiębiorstwa ze wszystkich sektorów i branż będą zobowiązane prowadzić wymianę faktur z kontrahentami za pośrednictwem nowej platformy.

W praktyce oznacza to, że dostawcy i kupujący nie posługują się żadnym bezpośrednim dokumentem faktury ani nie wymieniają między sobą informacji w tym zakresie. Wszystkie czynności odbywają się na poziomie platformy KSeF. Aby przekazać dokument za pośrednictwem platformy, użytkownik ma obowiązek wystawić fakturę w standardowym formacie krajowym (FA_VAT) oraz musi mieć możliwość odebrania wiadomości zwrotnej z KSeF.

KSeF daje użytkownikom szereg korzyści. Przykładowo, czas oczekiwania na zwrot podatku zostanie skrócony z sześćdziesięciu do czterdziestu dni. Zniesiony zostanie także obowiązek przechowywania e-faktur przez podatnika, ponieważ system KSeF sam wykona archiwizację. Co więcej, nie trzeba będzie generować odrębnie plików kontrolnych (JPK_FA), ponieważ instytucje rządowe będą miały wgląd do wszystkich danych w systemie.

Po zatwierdzeniu e-faktury na platformie KSeF, dostawcy mają pewność, że kupujący odebrał prawidłowy dokument. Nie będzie trzeba zastanawiać się, czy wiadomość trafiła do adresata lub czy załączony PDF trafił do spamu.

Najpierw sprawdź możliwości systemu ERP w Twojej firmie. Czy jest w stanie generować i odbierać dane ustrukturyzowane, czy też opiera się na dokumentach papierowych lub plikach w formacie PDF. Jeśli system nie jest odpowiednio przygotowany, przeprowadź aktualizację i popraw dane tak, by spełniać wymogi stawiane przez lokalne przepisy prawa.

Nie musisz korzystać z zewnętrznego dostawcy, który będzie realizować usługi w Twoim imieniu. Jeśli jednak nie jesteś w stanie spełnić wymogów dotyczących kwestii technicznych lub specyfikacji formatu faktur, które warunkują ich przekazanie na platformę KSeF, skontaktuj się z dostawcą usług, np. Pagero, który pomoże rozwiązać problemy wynikające z lokalnych wymagań i uwarunkowań.

Ostatnia wskazówka to: zacznij działać już dziś. Jeśli prowadzisz polską firmę lub kierujesz międzynarodową organizacją działającą w Polsce, nie warto czekać. Czas, który pozostał do wprowadzenia obowiązkowego KSeF to krótki okres, biorąc pod uwagę realizację długotrwałych projektów, szczególnie w dużych strukturach. Choć proces transformacji może wydawać się skomplikowany, e-fakturowanie regulowane przepisami prawa niesie ze sobą bezpośrednie korzyści dla Twojego biznesu. Wysyłanie elektronicznych faktur, które spełniają odgórne wymogi przyspiesza realizację wewnętrznych procedur i buduje silne podstawy do zwiększania wydajności i dalszej automatyzacji Twoich działań operacyjnych. A naszą rolą jest wspierać przedsiębiorstwa – ułatwiając procesy zakupowe.

Artykuł został pierwotnie opublikowany w grudniu 2021 r. w Scandinavian-Polish Chamber of Commerce Magazine.