HUS kehittää manuaalista varastonhallintaa automaatiolla ja läpinäkyvyydellä

HUS:lla on eri toimipisteissään käytössään kaupintavarastoja helpottaakseen erilaisten tuotteiden ja tarvikkeiden saatavuutta sekä välttääkseen ylijäämävarastoja ja pääomariskejä. Aiemmin kuitenkin HUS:in varastonhallinnan tehokkuutta jarrutti työläs tilaus-toimitusprosessi, johon tartuttiin Pageron avulla.

”Prosessi oli täysin manuaalinen ja aikaa vievä”, HUS:n projektipäällikkö Martti Hirvensalo sanoo. ”Kun kaupintavarastosta otetaan tuote, meidän tulee ilmoittaa siitä toimittajalle, jonka perusteella toimittaja pystyy laskuttamaan ja tietysti myös täydentämään varastoa niin, että varasto pysyy riittävällä tasolla koko ajan. Ilmoituksen tekeminen edellytti LOT- ja sarjanumeroiden sekä muiden tietojen viemistä järjestelmään ja paljon muita monimutkaisia työvaiheita”, hän kertoo.

Hirvensalo kertoo lisätyötä aiheutuneen myös läpinäkyvyyden ja varastotietojen puuttumisesta: ”Ensimmäinen indikaattori kulutetusta tai käytetystä tavarasta oli toimittajalta tuleva lasku. Vasta laskun saapuessa pystyimme selvittämään mitä tarvikkeelle tapahtui. Kaikki alalla toimivat tietävät, kuinka aikaa vievää manuaalinen osto- ja tilaushistorian seuranta on, vaikka selvittämiseen olisi kuinka hyvä rutiini olemassa. Lisäksi järjestelmään ei jäänyt riittävästi tietoa itse tuotteesta, vaan ennemminkin itse ostotapahtumasta.”

Hirvensalon mukaan HUS löysi etsimänsä ratkaisun Pageron mobiilipalvelusta. ”Se on käyttövalmis konsepti, joka sisälsi juuri niitä toiminnallisuuksia, joita tarvitsimme ratkaistaksemme toiminnassa esiintyviä pullonkauloja varastonhallinnan automatisoimiseen. Lisäksi kyseinen kokonaisuus oli jo todettu tehokkaaksi terveydenhuollon yksityisen ja julkisen puolen yksiköissä Saksassa. Ensimmäinen mobiilisovellus otettiin siten käyttöön Helsingin yliopistollisessa sairaalassa vuonna 2019 ja sovelluksia on vaiheittain implementoitu eri toimintayksiköihimme.”

Pagero Mobile saa kehuja Hirvensalolta siitä, että resursseja vapautuu huomattavasti laskutuksen ja jälkikäteen tehtävään järjestelmään viennin puolelta.

”Viivakoodilukijalla tilausten lähettäminen tarkoittaa, että tiedot menevät suoraan järjestelmäämme ja automatisoituihin sisäisiin prosesseihimme, ilman manuaalista väliintuloa. Voimme myös olla varmoja, että meillä on oikea tuote oikeaan hintaan ja että se on osa oikeaa sopimusta. Ja kaikki tiedot ovat välittömästi saatavilla järjestelmässämme”, Hirvensalo toteaa.

”Pagero Mobiili -palvelusta on tosiaan ollut merkittävää hyötyä tilaus- ja varausprosessin tehostamisessa. Mehän kutsumme tätä Pageron viivakoodilukujärjestelmää Skarpiksi, joka symboloi astetta terävämpää työkalua. Manuaalisen työnkulkumme verrattuna säästämme useita minuutteja tuotetta kohti, mikä on valtava parannus”, hän lisää.

Hirvensalo kertoo, että automaatiolla saadaan lisää läpinäkyvyyttä ja ennen kaikkea tarkkuutta kaupintavarastoprosessiin. Samalla kun kaupintavarastosta käytetyn tuotteen tiedot tallentuvat järjestelmään, saadaan myös juuri kyseisen tuotteen yksilöintitiedot tallennettua tiettyyn käyttöpisteeseen ja silloin tuotteen mahdollinen jälkikäteinen jäljitys helpottuu. Toki tuotteiden ajantasainen käyttötieto auttaa myös parantamaan varaston tasapainoa.

”Näemme läpinäkyvyyden hyödyt heijastuvan myös materiaaliongelmien selvittelyn vähenemiseen. Periaatteessa kaikki järjestelmän tiedot ovat oikein alusta alkaen. Kun viivakoodi skannataan, tuotetiedot välitetään saman tien tuotteen toimittajalle HUSin tilausjärjestelmästä, jolloin korvaava tuote saadaan mahdollisimman nopeasti kaupintavarastoon tilalle. Mikäli virheitä ilmenee, mikä on hyvin harvinaista, niiden korjaaminen on suoraviivaista ja nopeaa välittömän tiedonsaannin ansiosta”, hän sanoo.

Kaupintavarastoissa olevat tuotteet liittyvät pääasiassa leikkausosastojen toimintaan. Varastossa olevien tuotteiden määrän pitää riittää kulloinkin tehtäviin leikkauksiin. Esimerkiksi alkavan talven ensimmäisen liukkaat kelit tai muut tapahtumat näkyvät nopeasti tiettyjen tuotteiden kulutuksen lisääntymisenä. Tehokkaalla varastohallinnalla voidaan parantaa leikkausten ja toimintojen sujuvuutta.

”Yhteistyö Pageron kanssa on ollut erittäin sujuvaa ja positiivista, ja heidän järjestelmänsä avulla olemme pystyneet ottamaan jälleen yhden askeleen eteenpäin toimintamme kehittämiseksi”, Hirvensalo kiteyttää.