Laskuprosessin digitalisointi
”Ostolaskut sähköistettiin jo vuonna 2005 ja myyntilaskut vuonna 2010”, Anne Voho PRT-Forest Oy:n talousjohtaja kertoo. ”Pelkkää B2B-kauppaa harjoittavien yhtiöiden toimittajat sekä asiakkaat vaativat verkkolaskujen lähettämistä ja niiden kanssa ryhdyimme sähköistämään laskutustamme.”
Kannattaako operaattorin vaihdokset?
”Operaattorin vaihtaminen tuottaa aina jonkin verran töitä toimittajien tiedottamisen ja tietojen tarkastamisen osalta, Suomessa käytettävästä verkkolaskustandardista huolimatta. Muutoksen yhteydessä standardikentissä oleva tieto saattaa vaatia korjausliikkeitä ja toimittajakirjeiden lähettämisessä haasteena voi olla oikean vastaanottajan tavoittaminen.”
”Alkuhankaluudet ovat kuitenkin nimenomaan alkuhankaluuksia. Positiiviset vaikutukset alkavat heti käyttöönoton jälkeen ja sen eteen kannattaa tehdä töitä. Se on ehdottomasti sen arvoista.”
“PRT-Forest ei periaatteessa enää vastaanota paperilaskuja lainkaan. Toimintatavan muutoksella ostolaskuista jopa 78 % on saatu sähköistettyä. Ero on huima.”
Nopeasti verkkolaskuja
”Meidän esimerkkiä käyttäen vuonna 2013 lähtevistä laskuista 3% oli verkkolasku-muodossa. Nykyisellään, noin puolet lähetetään sähköisesti. PRT-Forest ei periaatteessa enää vastaanota paperilaskuja lainkaan. Toimintatavan muutoksella ostolaskuista jopa 78 % on saatu sähköistettyä. Ero on huima. Paljon tämän parempaan on vaikea päästä, kuluttaja-asiakaskuntamme ja ulkomaisten toimittajien digitalisoitumattomien prosessien takia.”
IFS-asiantuntijuus, portaali ja asiakastuki lyömätön yhdistelmä
”PRT-Forestin yksi päätoiminnanohjausjärjestelmistä on IFS. Kun siirryimme Pagerolle, tarkoituksena oli, että pystymme lähettämään verkkolaskuja suoraan IFS:stä. Pagerolla oli tarjota meille jotain mitä muilla ei ollut - IFS asiantuntemusta.”
”Pageron avulla toiminto otettiin käyttöön. Lisäksi, Pageron ja järjestelmätoimittajan läheinen yhteistyö nimenomaan nopeutti käyttöönottoa ja auttoi meitä alkuun pääsemisessä.”
”Mikä sai meidät vaihtamaan Pageroon, oli myös tarjoamanne verkkolaskuportaali, jonka avulla olemme pystyneet nostamaan sähköisten ostolaskujen määrää. Myös asiakastuki on ollut erinomaista. Portaalin avulla toimittajamme, joilla ei ole omaa järjestelmää verkkolaskujen lähettämiseen, voivat lähettää laskunsa meille sähköisesti. Toimittaja saa laskunsa perille nopeasti ja me saamme yhä enemmän sähköisiä laskuja
“Pagerolla oli tarjota meille jotain mitä muilla ei ollut - IFS asiantuntemusta.”
Helppokäyttöisyys ja pidempi arkistointiaika
”Pagero Online, on mielestämme selkeä työkalu, josta tiedot löytyvät helposti. Olemme myös saaneet Pagero Onlinea käyttäviltä toimittajilta myönteistä palautetta. Lisäksi, olemme olleet tyytyväisiä siihen, että Pageron arkistointipalvelussa tiedot säilytetään paljon pidempään kuin muualla.”
Säästönäkökulma sekä oikeanlainen tieto suoraan järjestelmään
”Sähköisissä laskuissa rahan säästö tulee montaa eri kautta; työmäärän vähenemisessä ja tietysti postimaksujen ym. paperien pienentyvän käytön myötä. Merkittävä ajansäästö syntyy myös siitä, että tiedot saadaan omiin järjestelmiin sekä oikein että nopeasti. Saamme laskut ajallaan maksuun ja pystymme hyödyntämään alennukset. Ympäristönäkökulma on mukava lisä ja positiivinen asia verkkolaskuissa - paperia ei turhaan tarvitse tulostella.”
Sujuva yhteistyö tuen ja myynnin kanssa
”Myynti on pitänyt meihin säännöllisesti yhteyttä, joka on oikein hyvä ja tottakai yhteys on tärkeä jotta voimme kysyä kuulumisia puolin ja toisin. Palvelu on toiminut käyttöönoton jälkeen mallikkaasti ja tukeen voi aina soittaa ja pyytää apua. Olemme tyytyväisiä tämänhetkiseen operaattoriimme, jonka kanssa voimme kehittää sähköistä toimintamallia edelleen. Ilman tätä ratkaisua - ajattelepa nyt jos tuollaiset 49 000 laskua joutuisi skannaamaan, se olisi aikamoinen työ.”
Saavuta tuloksia kuten PRT-Forest
Tietoa PRT-Forestista
Rakentamista tukevaan teollisuuteen keskittynyt PRT-Forest Oy aloitti toimintansa lähes 50 vuotta sitten vuonna 1968. Konserni on erikoistunut mekaaniseen puunjalostukseen ja valmistaa puutaloja, muuttovalmiita omakotitaloja ja hirsitaloja sekä kiintokalusteita kuten keittiö- kylpyhuone- ja makuuhuonekalusteita. Lisäksi konserniin kuuluu ikkunatehdas, joka ikkunoiden lisäksi valmistaa myös ulko-ovia. Konserniin kuuluvien yhtiöiden toiminta keskittyy kotimaahan mutta vientiä on muun muassa Pohjoismaihin ja Kontiotuotteella myöskin Eurooppaan, Lähi-Itään, Kiinaan, Japaniin ja Venäjälle. Vientituotteena on Kontiotuotteen valmistamia hirsitaloja, ja määränpäähän viedyistä hirsistä on muun muassa rakennettu kokonaisia lomakyliä.
Yhteistyössä:
Oletko valmis digitalisoimaan liiketoimintasi?
Tutustu muihin aineistoihin
