Mikä on myyntilaskuautomaatio?

Useimmat ovat varmasti samaa mieltä siitä, että maksujen vastaanottaminen ajoissa on ratkaisevan tärkeää liiketoimintojen kannalta. Silti monet yritykset kokoon ja toimialaan katsomatta kohtaavat lukuisia laskutukseen liittyviä haasteita. Laskujen lähetys voi olla hidasta ja työlästä, ja asiakkaiden laskutusvaatimukset saattavat jäädä huomioimatta. Kaikki tämä vie aikaa ja vaikuttaa suoraan kassavirtaasi. Myyntilaskuautomaatio on ratkaisu näihin haasteisiin.

Myyntilaskuautomaatio on yksinkertaisesti sanottuna tapa automatisoida myyntilaskutuksen toistuvat ja aikaa vievät tehtävät. Automatisointi sujuvoittaa myös laskujen hyväksyntää, mikä puolestaan nopeuttaa laskujen maksamista asiakkaidesi toimesta. Säästät aikaa ja vältät laskutusvirheet, joista useimmat johtuvat inhimillisistä virheistä tai siitä, etteivät asiakkaan laskutusvaatimukset ole tiedossa. Osa automaation eduista konkretisoituu siirryttäessä verkkolaskutukseen.

Tietojen tarkkuuden, hintojen sekä yrityksen yhteystietojen tarkistuksen ohella myös asiakkailla saattaa olla vaatimuksia esimerkiksi tietyn jakelukanavan tai laskun hyväksymistä helpottavan ostoviitteen suhteen. Tässä prosessissa tapahtuvat virheet voivat johtaa maksujen viivästyksiin, hyvityslaskuihin sekä muihin häiritseviin ja työläisiin hankaluuksiin.

Myyntilaskutautomaatiolla sujuvoitat laskujen perintää, varmistat paikallisen lainsäädännön noudattamisen ja toimitat kaikki asiakkaidesi laskut sähköisesti – asiakkaidesi digitaalisista valmiuksista riippumatta. Määrität itse säännöt asiakkaiden tarpeiden mukaan, joten voit automaattisesti varmistaa vaatimustenmukaisuuden ja silti hoitaa kaikki toiminnot täysin digitaalisesti.

Koko prosessi tehostuu, kun kunkin laskun käsittelyyn kuluu vähemmän aikaa. Myyntilaskutus voi käyttää enemmän aikaa erääntyneiden maksujen seurantaan ja kassavirtaennusteiden tekemiseen. Kun henkilöstön ei tarvitse enää huolehtia aikaa vievistä tehtävistä, he voivat keskittyä yrityksen menestyksen vauhdittamiseen.

Verkkolaskutus yleistyy yhä useammissa maissa, ja monissa on otettu käyttöön esimerkiksi Italian SDI:n kaltaisia järjestelmiä. Koska eri maissa on erilaisia vaatimuksia, prosessista tulee nopeasti monimutkainen – erityisesti jos asiakkaita on useilla eri markkinoilla.

Näissä tilanteissa jotkin myyntilaskuprosessin automaatioratkaisut auttavat varmistamaan paikallisen lainsäädännön noudattamisen. Kaikki maailmanlaajuiseen laskutukseen liittyvät toiminnot löytyvät yhdestä paikasta, joten voit varmistaa maksut eri markkinoilla.

Kun tietojen tarkkuus paranee, myös luottamus asiakkaidesi keskuudessa vahvistuu. Jos asiakas saa toistuvasti virheellisiä laskuja, yrityksen toiminta näyttää epäammattimaiselta. Tästä aiheutuu myös ylimääräistä työtä. Myyntilaskuprosessin automatisoinnin ansiosta voit käyttää asiakkaasi haluamaa muotoa digitaalisuuden tasosta riippumatta. Kaikki laskut käsitellään järjestelmässäsi samalla tavalla, vaikka asiakas edelleen haluaisi laskut paperiversioina.

Tämä onnistuu tulostuksen ja postituksen lisäpalveluilla, joihin sisältyy myös lajittelu ja reititys. Taloustiimisi voi keskittyä muihin tärkeisiin tehtäviin, eikä henkilöstön tarvitse erikseen miettiä, lähetetäänkö laskut sähköpostitse, paperiversioina vai verkkolaskuina. Tämä aikaa säästävä toiminto tallentaa yksittäisten vastaanottajien laskutusvaatimukset ja helpottaa vastaanottajien siirtymistä tulostetuista laskuista sähköposti‑ ja verkkolaskuihin organisaation digitaalisten valmiuksien kasvaessa.

Olemme nyt tutustuneet etuihin, joten seuraavaksi pohdit varmasti sitä, miten päästä alkuun. Digitaalisiin prosesseihin siirtyminen ei välttämättä ole keskivertoyrityksen ydinosaamista. Monet operaattorit kuitenkin tarjoavat konsultointiapua yrityksen tarpeiden kartoitukseen myyntilaskutuksen automatisointia harkittaessa. Keskustelemalla operaattorin kanssa voit myös vertailla eri vaihtoehtoja, sillä operaattoreiden palvelut eivät ole samanlaisia.

Mitä siis tulisi ottaa huomioon valittaessa myyntilaskuratkaisua yrityksellesi? Varmista huolella kaikki seuraavat asiat.

Tulevaisuudessa haluat ehkä digitalisoida ja automatisoida myös muita liiketoimintaprosesseja. Varmista, että valitsemasi operaattori tukee myös niitä, jotta voit käyttää samaa kumppania ostolaskuprosessin automatisointiin, sähköiseen hankintaan ja myyntitilausten automatisointiin.

Haluatko keskustella asiasta? Ota yhteyttä Pageroon ja varaa aika ilmaiseen esittelyyn!

Myyntilaskuautomaation tavoitteena on sujuvoittaa laskujen laatimista ja jakelua. Ratkaisussa toimittajan talousjärjestelmät integroidaan yritysverkostoon, jolloin yrityksesi voi lähettää laskuja sähköisesti, sähköpostitse tai postitse vain painikkeen painalluksella.

Toimittajana voit digitalisoida käsittelyn ja välityksen täysin, vaikka kaikilla asiakkaillasi ei olisi samoja digitaalisia valmiuksia. Laadit ja käsittelet kaikki laskut samalla tavalla oman talousjärjestelmäsi kautta. Operaattori tallentaa asiakkaan vaatimukset ja pitää ne ajan tasalla, halusipa asiakas laskunsa sähköisesti, PDF-muodossa tai muuna kuvatiedostona sähköpostitse tai paperilaskuna postitse.

Jakelun lisäksi älykäs yritysverkosto ja laskutusalusta auttavat rikastamaan sisältöä ja hoitamaan digitaaliset allekirjoitukset automaattisesti asiakkaiden tai paikallisten veroviranomaisten vaatimusten mukaisesti.

Tämä teksti on julkaistu alun perin 12. tammikuuta 2021, ja sitä on päivitetty viimeksi 3. maaliskuuta 2022.