Atherton øker verdien for virksomheten og de ansatte med Pagero AP-automatisering

Som en av de mest anerkjente leverandørene innen helse- og omsorgssektoren, med røtter tilbake til 1889, har Atherton alltid hatt innovasjon og kontinuerlig forbedring som kjerneverdier. Selskapet spesialiserer seg på å levere australskprodusert steriliseringsutstyr og tilhørende tjenester til helseforetak og laboratorier over hele landet.

Det er derfor ingen overraskelse at et selskap som har vært en pioner innen innovasjon i over 130 år, valgte e-faktura som sitt første skritt i digitaliseringen av sine purchase-to-pay- og order-to-cash-prosesser.

Ved å koble seg til Pagero kan Atherton ikke bare sikre samsvar med både nåværende og fremtidige nasjonale og statlige forskrifter – de styrker også sin konkurranseevne. Med Pageros åpne forretningsnettverk kan handel utføres automatisk, noe som resulterer i betydelige kostnadsbesparelser og forbedrede relasjoner med både leverandører og kunder.

Gjennom automatisering av prosessene har Atherton kunnet eliminere repetitive og tidkrevende arbeidsoppgaver, redusere risikoen for menneskelige feil og øke sin kostnadseffektivitet. Pagero og e-faktura gjør det mulig for dem å fokusere på det som virkelig skaper verdi for virksomheten.

I Australia har regler og forskrifter, som innføringen av Peppol og det obligatoriske e-faktura kravet fra 2022, vært sentrale. Takket være Pagero som en global SaaS-plattform, håndteres alle disse reglene og kravene automatisk. Dette betyr at Atherton slipper å bruke tid og ressurser på å holde seg oppdatert – Pagero tar seg av alt.

Før Atherton startet samarbeidet med Pagero, var majoriteten av deres AP-prosess (leverandørreskontroprosess) sentrert rundt manuell håndtering av PDF-fakturaer. Økonomiavdelingen brukte mye tid på tidkrevende og repeterende arbeidsoppgaver, der alle leverandørfakturaer ble behandlet manuelt.

"Vårt AP-system var manuelt og virkelig utdatert," sier Hacia Atherton, Chief Commercial Officer og selskapssekretær i Atherton. Den tidligere prosessen var langt fra effektiv:

"Vi mottok en PDF som en person skrev ut for deretter å gjøre justeringer og legge den i en bunke. Denne bunken ble så flyttet til noen andre som manuelt la inn alt i ERP-systemet og hentet referansenummer fra dokumentene. Deretter ble det laget en ny bunke som ble sortert alfabetisk av enda en person. Ved månedsslutt ble hele bunken skannet tilbake til PDF-er."

Med gjennomsnittlig 800 leverandørfakturaer per måned var denne arbeidsprosessen ikke bare ineffektiv, men også svært tidkrevende.

"Jeg tenkte, det må finnes en bedre måte!" sier Hacia Atherton. "Det var da vi oppdaget Pagero og innså at det var på tide å legge PDF-ene helt bak oss."

"Da vi fikk nyheten om at den australske regjeringen ville gjøre e-faktura obligatorisk fra 2022, og samtidig så utviklingen av e-faktura i Europa, ble det en selvfølge for oss å ta steget til Pagero," forklarer Atherton.

"Som tidlige brukere av e-faktura har vi god tid til å fullføre våre interne prosessprosjekter og optimalisere alt for å kunne sende og motta kun e-fakturaer når resten av markedet har kommet på nivå," sier Atherton.

Atherton forteller at virksomheten vokser, og det samme gjør økonomiavdelingen. Ved å digitalisere sine manuelle prosesser har teamet nå mer tid til å fokusere på forretningsutvikling og skape verdi på områder som tidligere ikke har fått tilstrekkelig oppmerksomhet.

"Jeg tror mange har en misforståelse om at det å la teknologien ta over de manuelle oppgavene betyr at jobber forsvinner eller at mennesker blir overflødige. Men det er ikke tilfellet," sier Atherton.

"Du må fortsatt håndtere fakturaer som ikke matcher, og det er der du ønsker å bruke tid og ressurser. Hvis en faktura ikke stemmer av en eller annen grunn, vil du kunne ta deg tid til å undersøke hvorfor," forklarer Atherton.

Athertons leverandører kan sende e-fakturaer via Pagero, som er en sertifisert Peppol-tjenesteleverandør i alle markeder der Peppol er aktivt. Dette betyr at uavhengig av hvilken metode leverandøren velger for å koble seg til Pagero, kan de håndtere handel med alle sine kunder og leverandører via samme plattform. Det er en kostnadseffektiv løsning som gjør det enkelt å oppnå avkastning på investeringen, selv ved et lavt antall transaksjoner.

Den største fordelen er at det ikke er behov for flere tilkoblinger eller portaler. Pagero muliggjør en sømløs kobling mellom alle ERP-systemer og forretningsprosesser via én enkelt plattform. For å forbedre effektiviteten ytterligere har Atherton også implementert Pagero Data Capture (PDC) for full automatisering av leverandørreskontroprosessene.

"Selv om noen av våre leverandører ennå ikke kan sende ekte e-fakturaer, trenger vi ikke lenger å registrere data manuelt. PDC-løsningen er fantastisk fordi vi kan nå vårt mål om å bruke kun e-fakturaer, samtidig som vi støtter leverandørene våre som fortsatt er i starten av sin digitaliseringsreise," sier Hacia Atherton.

"Jeg er virkelig fornøyd med resultatene vi har sett så langt," sier Hacia Atherton. "Mange selskaper sliter fortsatt med effektene av COVID-19-pandemien og har blitt tvunget til å utsette sine digitaliseringsprosjekter eller revurdere sine prioriteringer. Derfor er det fantastisk at vi har kommet så langt som vi har. Omtrent 40 % av våre leverandørfakturaer er nå ekte e-fakturaer."

"For oss er det enda mer interessant å se på mengden data vi nå får digitalt. Akkurat nå jobber vi sammen med Pagero for å få en av våre største leverandører om bord, noe som vil øke mengden data vi mottar digitalt til 55 %."

"Vårt neste mål er å nå 85 % e-fakturaer, noe som tilsvarer omtrent 90–95 % av vår data. Vi forventer å nå dette målet innen de neste to til tre årene," sier Hacia Atherton. "Jeg ser definitivt dette som et realistisk mål, spesielt nå som regjeringen har gjort e-faktura obligatorisk. Med PDC-løsningen har vi allerede oppnådd en 100 % automatisert AP-prosess, og det er helt fantastisk."