HUS avhjelper lagerstyring med automatisering og åpenhet

HUS bruker konsignasjonslager ved sine helseinstitusjoner for å sikre enkel tilgang til medisinske produkter og redusere risiko for overskuddslager og unødvendige kostnader. Tidligere var imidlertid prosessen for lager- og bestillingshåndtering både tidkrevende og ineffektiv.

"Alt ble gjort manuelt og tok mye tid," forklarer Martti Hirvensalo, prosjektleder hos HUS. "Når vi tok ut et produkt, måtte vi manuelt varsle leverandøren slik at de kunne fakturere oss og fylle opp lageret. Det innebar at vi måtte legge inn mye informasjon i systemet – fra serienummer til batchnummer og mer."

I tillegg manglet de innsikt i lagerstatus og forbruk. "Vi fikk først vite hva som var brukt når fakturaen fra leverandøren kom. Å manuelt spore kjøpshistorikk er både tidkrevende og frustrerende, uansett hvor gode rutiner man har," sier Hirvensalo. "Vi hadde rett og slett ingen oversikt over produktene, kun transaksjonene."

Med Pagero har HUS automatisert disse prosessene, noe som har spart tid og gitt dem full kontroll over lageret.

Ifølge Hirvensalo fant HUS den ideelle løsningen i Pagero Mobile, en del av Pagero Health Solutions. "Det er et ferdig konsept som passet våre behov perfekt. Det hjalp oss å eliminere flaskehalser og automatisere lagerstyringen," sier han.

Pagero Mobile har allerede bevist sin effektivitet hos både private og offentlige helseforetak i Tyskland, noe som gjorde valget enkelt. "Vi introduserte den første mobilapplikasjonen på Universitetssykehuset i 2019 og har siden gradvis rullet ut løsningen til våre andre enheter," legger Hirvensalo til.

Hirvensalo trekker frem Pagero Mobile som en nøkkelfaktor for å frigjøre ressurser på HUS’ økonomiavdeling, spesielt innen fakturahåndtering og for å unngå manuelle dataimporter i ettertid.

"Med en strekkodeleser kan vi sende rekvisisjoner direkte inn i systemet vårt og aktivere automatiserte prosesser, uten manuell innblanding. Vi kan også være trygge på at vi får riktig produkt til riktig pris, og at det er en del av riktig avtale. All data er dessuten umiddelbart tilgjengelig i systemet," forklarer Hirvensalo.

Han legger til: "Pagero Mobile har virkelig forbedret våre rekvisisjons- og lagerprosesser. Internt kaller vi systemet ‘Skarppi’, det finske ordet for ‘Sharp’, som symboliserer et smart og effektivt verktøy. Sammenlignet med våre tidligere manuelle arbeidsflyter sparer vi nå flere minutter per produkt, noe som er en betydelig forbedring."

Automatiseringen har gitt HUS både transparens og nøyaktighet i konsignasjonsprosessene. Når et produkt tas ut av lageret, lagres identifikasjonsdataen direkte i systemet og kobles til en spesifikk forbruksenhet. Dette gjør det enklere å spore produktene og sikrer balanse i sykehusets lager gjennom sanntidsdata.

"Vi ser også at transparensen reduserer feil ved materialhåndtering. I prinsippet er all informasjon i systemet riktig fra start. Når strekkoden skannes, sendes produktinformasjonen umiddelbart til våre leverandører, slik at brukte varer raskt kan erstattes. Og dersom en sjelden feil oppstår, er det enkelt å rette opp takket være umiddelbar tilgang til all relevant informasjon," sier Hirvensalo.

Konsignasjonslager brukes hovedsakelig til kirurgiske avdelinger, hvor lagernivåene alltid må dekke behovet for alle inngrep. Når vinteren kommer og glatte fortau fører til flere ulykker, øker forbruket av visse produkter raskt. Med effektiv lagerstyring kan HUS enkelt overvåke lagerstatus og sikre at operasjoner og behandlinger kan gjennomføres uten avbrudd.

"Samarbeidet med Pagero har vært veldig smidig og positivt. Med deres hjelp har vi tatt enda et skritt fremover i arbeidet med å utvikle og forbedre prosessene våre," avslutter Hirvensalo.