L&T investerte i Pagero sin onboarding for å øke andelen e-fakturaer

Med en leverandørbase på 3 200 selskaper, hvorav bare rundt 500 har langsiktige kontrakter, hadde L&T en betydelig arbeidsmengde når det gjaldt fakturahåndtering. Årlig mottar selskapet rundt 90 000 fakturaer og sender ut rundt 100 000. Effektiv fakturering er derfor avgjørende for at virksomheten skal fungere godt, og for at kunder og leverandører skal være fornøyde.

«Kundebasen vår består av både offentlige og kommersielle eiendomsbesittere. Vi forvalter eiendommer for noen av de største sykehusene i Sverige, som Karolinska sjukhuset og hamburgerkjeden Max. Tjenestene våre er delt inn i ulike områder, men du kan si at vi tar oss av ting som renhold, energiløsninger, reparasjoner, eiendomsteknologi med mer. Tanken er at når du samarbeider med oss, kan du konsentrere deg om kjernevirksomheten din, sier Victoria Hjort Stålgren, administrator i L&T.

L&T begynte å samarbeide med Pagero i 2017 for å løse utfordringene med manuell håndtering av det store volumet av leverandørfakturaer. De startet med å bruke Pagero sin leverandørfakturatjeneste, og allerede da så de på onboarding-tjenesten, som er utviklet for å hjelpe kundene med å øke andelen e-fakturaer ved å engasjere leverandørene og sikre en smidig og effektiv overgang for alle parter. Prosjektet ble imidlertid forsinket på grunn av COVID-19.

Etter pandemien førte andre prioriteringer til ytterligere utsettelser, helt til L&T gikk over til innkjøpsplattformen Symbrio, som krever bruk av e-fakturaer. Dette skiftet ga den nødvendige fremdriften, og prosjektet startet i januar 2024 og ble avsluttet i mai samme år.

På grunn av L&Ts enorme leverandørbase ble ikke alle leverandørene inkludert i innføringsprosjektet. Mange leverandører brukes sjelden, noe som gjør det upraktisk å nå ut til dem og overbevise dem om å ta i bruk e-faktura. Denne utfordringen er felles for de fleste selskaper som går over til e-faktura, ettersom det kan være vanskelig å nå ut til leverandørene.

«Det er ikke sikkert at vi har de riktige kontaktopplysningene til alle leverandørene engang», sier Victoria. «Så i innføringsprosjektet valgte vi ut 200 av de større selskapene med langsiktige kontrakter, og så bort fra de mindre, fordi de også kan være vanskeligere å overbevise.»

Når Victoria reflekterer over sine erfaringer med Pagero, legger hun vekt på profesjonaliteten og effektiviteten i prosessen og teamet.

«I det første møtet ga Pagero oss tydelig informasjon om prosessen og hva som krevdes av oss. Alt var så utrolig profesjonelt og strukturert, og kommunikasjonen var god hele veien, sier hun.

Involveringen av Pagero sitt onboarding-team var ekstremt viktig for L&T, ettersom de ikke hadde ressurser til å kontakte leverandørene selv. Pagero opprettet også et nettsted for leverandørene, slik at når de henvendte seg til L&T med spørsmål, kunne økonomiavdelingen enkelt henvise dem til riktig informasjon uten for mye anstrengelse.

«Vi lærte mye av å se hvordan Pagero jobber i disse prosjektene. Når det oppstod forvirring, var de veldig tydelige og tok grep for å få prosjektet videre», forklarer hun.

Resultatene var slående, og antallet e-fakturaer økte med rundt 20 000. Andelen e-fakturaer gikk fra 60 % av alle fakturaer til 80 %, noe som har betydd mange effektiviseringsgevinster og en bedre situasjon for de ansatte.

«Fakturaene er mer komplette og nøyaktige, og de sendes automatisk. Det reduserer også frustrasjonen blant de ansatte, siden de ikke trenger å bruke så mye tid på å korrigere data», sier Victoria. «Vi har sett store tidsbesparelser for økonomiavdelingen, men det er ikke bare på grunn av onboarding-prosjektet, men også fordi vi har andre Pagero-løsninger som for eksempel e-banking. Tiden vi sparer, kan vi bruke på viktigere ting, som å holde kontakten med leverandører eller kunder.»

Victoria deler også verdifull lærdom fra prosessen og forteller at L&T lærte mye. Tidlig i prosjektet kommuniserte de at alle leverandører måtte gå over til e- faktura. Senere måtte de gå bort fra dette, ettersom de måtte akseptere at ikke alle leverandørene kunne gjennomføre overgangen. Hun sier at denne endringen i kommunikasjonen fikk dem til å fremstå som inkonsekvente.

«Jeg anbefaler bedrifter å tenke gjennom disse tingene på forhånd. Kan vi virkelig tvinge leverandørene? Hvordan svarer vi på spørsmål? Hvis leverandørene ikke kan godta det, hva kan vi be dem om å gjøre i stedet, og hvilke kompromisser er vi villige til å inngå? Så snakk sammen internt, og bestem dere for hvordan dere vil håndtere disse spørsmålene.»

Et annet aspekt er å inkludere fordelene for leverandørene i kommunikasjonsstrategien.

«Det er verdt å understreke at det også er store fordeler for leverandørene. Når fakturadetaljene er korrekte og håndteres automatisk, er det større sannsynlighet for at de får betalt i tide og slipper å sende ut purringer.»
Til slutt roser Victoria Pagero sitt onboarding-team og legger vekt på den smidige og profesjonelle opplevelsen de ga. Hele prosessen ble håndtert med høy grad av kompetanse og effektivitet. 
 
«Jeg vil gjerne anbefale Pagero sitt onboarding-prosjekt. Det er veldig smidig og profesjonelt utført. Vi samlet inn kontaktinformasjonen og ga den til Pagero, og så gjorde de mer eller mindre resten av arbeidet. Det sparte oss for mye tid.»