OBOS valgte Pagero e-faktura for å øke effektiviteten

OBOS, som har røtter tilbake til slutten av 1920-tallet, har levert over 150 000 boliger og utviklet mange nabolag i Norge og Sverige i årenes løp. Selskapet har tre fabrikker i Småland og over 30 lokalkontorer rundt om i Sverige. På mange måter ligner de på et hvilket som helst annet eiendomsutviklingsselskap, men med én vesentlig forskjell: OBOS er eid av sine 600 000 medlemmer.

«De fleste selskaper hevder å være annerledes, men vårt primære mål er ikke å tjene penger, det handler om å bygge boliger for medlemmene våre. Vi fokuserer selvsagt på de økonomiske aspektene fordi det gir oss mulighet til å bygge flere boliger. Men vårt perspektiv er likevel uvanlig, spesielt sett fra en økonoms ståsted, sier Anders Fransson, økonomisjef i OBOS.

OBOS håndterer rundt 150 000 leverandørfakturaer i året, hvorav 67 prosent er e-fakturaer som håndteres via Pagero. Til tross for en målrettet innsats for å øke dette tallet, har selskapet støtt på utfordringer. Et stort hinder er at bare 40 prosent av de innkommende fakturaene er basert på innkjøpsordrer. Det gjør det vanskelig å påvirke fakturaformatet på forhånd, særlig fra mindre underleverandører med kortsiktige kontrakter.

«For noen år siden hadde vi som mål å nå over 70 prosent e-fakturaer. Vi hadde folk som ringte leverandørene våre og presset på. Og vi nådde målet i en kort periode, før det falt under 70 prosent igjen. Så vi mener at dagens nivå er rimelig, ettersom nesten alle de faste leverandørene våre nå sender e-fakturaer, sier Anders. «Etter hvert som flere bedrifter innfører moderne forretningssystemer som gjør leverandørene oppmerksomme på at OBOS foretrekker e-faktura, vil andelen naturlig nok øke.

Før de begynte å jobbe med Pagero, håndterte OBOS' økonomiteam daglig en stor mengde papirfakturaer, noe som førte til store utfordringer i forbindelse med ferie og sykefravær. I dag har situasjonen forbedret seg drastisk. Fakturahåndtering går raskere, og attesteringen tar bare noen minutter i stedet for dager eller uker.

«Mentalt var det veldig krevende å komme på etterskudd. Etter ferier kunne det ta en måned å ta igjen etterslepet. Det er en stor kontrast å slippe å føle seg overveldet av hauger med papirfakturaer og det konstante presset om å holde tritt», forklarer Anders. «Selv om alle hadde hatt fri i dag, ville systemet vårt automatisk behandlet 30 prosent av alle fakturaene. For noen som ikke har opplevd den tidligere situasjonen, er det vanskelig å forstå den store forskjellen», legger Anders til.

OBOS har også jobbet mye med Pagero for å implementere automatiserte prosesser som forenkler fakturahåndteringen ytterligere. Dette omfatter blant annet automatiske rettelser i systemet, for eksempel korrigering av feilstavede navn eller oppdatering av personalopplysninger for prosjekter. Med tanke på OBOS' omfattende prosjektvirksomhet og den naturlige, men konstante strømmen av nye medarbeidere, effektiviserer disse funksjonene økonomiprosessen betydelig.

«Dette har vært en game changer for oss og spart oss for mye tid. Tidligere var det tidkrevende å identifisere personer som var nevnt på fakturaer, spesielt for nyansatte. Et prosjekt får ofte en ny prosjektleder, og da kan feil navn vises på fakturaen. Nå korrigeres dette automatisk når det skjer. Systemet retter også opp stavefeil, noe som forenkler arbeidsflyten vår ytterligere, sier han.

OBOS bruker også Pagero sin partner Medius' datafangsttjeneste for å øke datakvaliteten ytterligere.

En annen fordel med å slippe å registrere og håndtere så mange fakturaer manuelt, er at det er en vanskelig jobb å rekruttere. De fleste som egner seg for jobben, har ofte høyere ambisjoner, ettersom de ofte er velutdannede og overkvalifiserte.

«Fakturahåndtering har ikke vært en veldig attraktiv jobb, og de som er gode til det, blir som regel ikke lenger enn ett år. Digitaliseringen gjør det mer interessant fordi man kan gjøre mer enn å skanne fakturaer, sier Anders.

Muligheten til å holde på medarbeiderne og tilby mer attraktive rollebeskrivelser som det er lettere å rekruttere til, er ofte oversette fordeler ved digitalisering. Men alle ledere som har erfaring med rekruttering, vet hvor dyrt og tidkrevende det kan være.

«Det er lettere for meg som leder å finne folk som ønsker å gjøre mer avanserte oppgaver enn bare å håndtere fakturaer, spesielt i dag når utdanningsnivået og forventningene er høye.»

Da OBOS skulle gå over til e-faktura, vurderte de flere selskaper. For Anders Fransson falt valget på Pagero av flere grunner enn bare funksjonalitet og tilbud. De aspektene er selvfølgelig viktige, men han legger også vekt på den personlige kontakten og støtten.

«Selv om jeg er økonom, er det de myke verdiene som er viktige for meg. Det er viktig at et selskap føles riktig, og vi har vært veldig fornøyde med Pagero. Alle jeg har vært i kontakt med, har vært veldig kunnskapsrike og enkle å samarbeide med, sier han.

Og hva er hans råd til andre bedrifter som nøler med å ta steget over til e-faktura?

«Du må ta dette skrittet», sier han. «Det er viktig for alle selskaper, ellers risikerer de å bli hengende etter. Og det er bedre å begynne i dag enn å vente. Mange gjør den feilen at de venter på en ny versjon eller oppdatering av forretningssystemet, for eksempel, men det er ikke en god strategi. Du må handle nå, ellers blir endringen for stor til at du kan håndtere den.»