Semantix oppnår sømløs e-faktura og e-ordreflyt med Pagero

Anna-Karin har jobbet i Semantix i ti år. Hun og teamet hennes leder hovedsakelig den nordiske økonomifunksjonen, med kontorer i Sverige og Finland. I løpet av de ti årene Anna-Karin har vært i selskapet, har det vokst gjennom oppkjøp og har gradvis digitalisert virksomheten og sentralisert økonomifunksjonen.

«Da jeg begynte i Semantix, var vi et lite team på fire personer, men i løpet av årene har vi kjøpt opp selskaper og dermed vokst, samtidig som vi har gjennomført effektivitetsforbedringer. I dag er vi ti personer i teamet mitt,» sier Anna-Karin.

I 2021 skjedde det en enda større endring, da selskapet ble kjøpt opp av TransPerfect - en global leder i språkteknologibransjen. Dette førte blant annet til at selskapet gikk over til TransPerfects ulike systemer - en prosess som fortsatt pågår.

«I denne integrasjonen har vi gått over til TransPerfects faktureringssystem, og vi har også diskutert hvordan vi skal sende og administrere fakturaer. Vi fikk beholde Pagero sine tjenester, og det er vi glade for!» sier Anna-Karin. «I forbindelse med oppkjøpet innså TransPerfect at de også kunne sende e-fakturaer via Pagero sin plattform, noe de ikke hadde kunnet tidligere.»

Eierskiftet ga dermed nye muligheter for den amerikanske giganten, som tidligere kun hadde satt søkelys på det private markedet i Norden, ettersom e- faktura er et krav i offentlige anskaffelser. 

«Jeg har faktisk vanskelig for å forstå hvordan de har klart seg uten e- fakturatjenester så lenge. Selv private kunder krever det ofte i dag. Men nå finnes den muligheten i konsernet, ettersom e-faktura kan tilbys via oss og Pagero,» sier Anna-Karin.

Anna-Karin husker hvordan det var da Semantix hadde en høy andel papirfakturaer, med forsinkelser i posten og manuelt papirarbeid som økte arbeidsmengden. Selskapet startet imidlertid sin reise mot digitalisering tidlig - allerede i 2011 - da det inngikk et samarbeid med Pagero. 

I dag utgjør e-fakturaer 94 % av alle fakturaer som sendes, og en av grunnene til denne høye andelen er at Semantix har mange kunder i offentlig sektor. Noen privatkunder mottar fortsatt fakturaer per post, men dette er noe som vil bli helt fjernet over tid. «Danmark, Finland og Norge har nesten 100 % e-faktura, mens Sverige ligger på 70%. I mange tilfeller er dette kunder vi har hatt i mange år, der vi bare har fortsatt som før uten å endre leveringsmetode. Vi har rett og slett ikke vært så strenge,» forklarer Anna-Karin.

«Men det er både dyrt og tregt å sende med post, så det er noe vi skal gjøre noe med. Det er enkelt å peke dem ut i Pageroplattformen og legge til kundens e-postadresse som fakturaadresse. Eller enda bedre, registrer kunden som mottaker av e-faktura. «Øk e-fakturaflyten» er en veldig nyttig funksjon i Pagero Online,» sier Anna-Karin.

Det pågår en digitaliseringsprosess i hele samfunnet, både nasjonalt og internasjonalt. Det betyr naturligvis at det varierer hvor langt vi har kommet, og hvilke krav ulike virksomheter har. Mange leverandører har for eksempel utfordringer når det gjelder å håndtere ulike standarder og formater for fakturaer.

«Det fine med tjenestene til Pagero er at vi bare trenger å lage én fil i ett format. Pagero sørger for at den blir tilpasset kundens behov - enten det er Peppol BIS, Finvoice, Svefaktura eller et annet ønsket format. Det er en stor konkurransefordel; det er aldri noe problem å matche kundens ønsker.»

En annen automatisering som har gjort arbeidet smidigere, er at selskapet har koblet sammen innkommende e-ordrer via Pagero. Når en kunde sender en bestilling til Semantix, får selskapet en automatisk ordrematch på fakturaene.

«Vi startet med dette i høst, men det vil bli utvidet fordi flere offentlige kunder vil kreve det i anbud. En faktura fra oss vil da automatisk bli matchet med deres ordredata, slik at de og vi får en helautomatisk flyt.»

«En annen stor fordel med Pagero er den pålitelige supporten,» sier Anna-Karin. Gjennom årene har Semantix gjennomført flere implementeringer, der nye selskaper har blitt koblet til, ulike faktureringsmetoder har blitt integrert og nye tjenester har blitt innført - alltid med Pagero som en stabil partner.

«Når det gjelder service, er jeg veldig fornøyd, og supporten er uvurderlig. Vi kan stille alle spørsmål - høye som lave - og få rask hjelp. Det er betryggende å alltid ha noen å henvende seg til,» sier hun.

Semantix ser store muligheter i samarbeidet fremover. De spår at e- fakturatjenester vil ekspandere til flere land, og tanken er at det skal bli en selvsagt standard for kundene deres. Anna-Karin anbefaler andre selskaper å ta i bruk e-fakturatjenester.

«E-faktura er fremtiden, der vi nesten ikke trenger manuell håndtering i det hele tatt. Hvis du i tillegg legger inn e-ordrer, blir det en «no touch»-flyt der alt skjer sømløst,» sier hun. «Pagero gir oss en stor fordel ved at vi bare trenger ett system som håndterer alle fakturaer, uansett mottaker, uansett land. Det forenkler flyten enormt,» avslutter Anna-Karin.