KSeF : Transformer les obligations de facturation électronique en opportunités avec Pagero et Medius

La route de la Pologne vers la facturation électronique remonte à loin, le pays étant l'un des premiers en Europe à introduire une base légale pour les factures électroniques en 2005 et l'adoption de Peppol pour la facturation électronique B2G en 2019.

Le passage définitif à la facturation électronique obligatoire devrait probablement avoir lieu en 2026, lorsque le mandat de facturation électronique entrera en vigueur, affectant toutes les entreprises enregistrées à la TVA en Pologne. Les contribuables seront obligés d'émettre et de recevoir des factures via le Système National de Facturation Électronique, Krajowy System e-Faktur (KSeF).

Bien que la plupart des gens s'accordent généralement sur les avantages de la numérisation et de l'automatisation des processus manuels pour gagner du temps et réduire les erreurs, les initiatives de transformation numérique sont parfois accueillies avec scepticisme et résistance au changement ou sont repoussées pour donner la priorité à des projets perçus comme plus urgents ou plus dignes d'investissement.

Les mandats de facturation électronique sont essentiels car une fois que les gouvernements introduisent des délais, la mise à jour des processus financiers n'est plus « agréable à avoir » mais une nécessité pressante pour se conformer aux règles, éviter les sanctions et garantir en fin de compte la continuité des activités. Les organisations peuvent et doivent tirer parti de cette réalité pour sécuriser le budget et l'allocation des ressources, obtenir l'adhésion interne et convaincre les parties prenantes concernées de coopérer. Tous les éléments clés pour une transformation numérique réussie.

Même lorsque les avantages de la technologie sont compris, lorsque les autorités fiscales introduisent de nouvelles exigences comme celle en Pologne, il est courant que les organisations de toutes tailles se sentent perdues. Il est difficile de comprendre comment les systèmes et processus actuels peuvent s'adapter pour répondre aux nouvelles exigences. Avec cela en tête, Medius, un fournisseur mondial de solutions de comptes fournisseurs (AP), a établi en 2021 un partenariat mondial avec Pagero pour offrir à leurs clients une solution unique et facile à utiliser qui répond à tous leurs besoins en matière de gestion des dépenses, d'automatisation et de facturation électronique, avec une conformité intégrée aux réglementations locales sur la facturation électronique et CTC (Continuous Tax Control) partout où ils opèrent.

« Nous voulions aller sur le marché et pouvoir dire aux clients : nous avons une solution intégrée », explique Katarina Andersson, VP de Capture Product chez Medius, « vous n'avez donc pas à vous soucier de ce qui se passe en arrière-plan ; les formats, les types de factures ou les règles complexes pour chaque pays, car tout est intégré dans la solution », poursuit-elle.

Dès le début, la collaboration entre Pagero et Medius a été créée pour évoluer. Le partenariat s'est d'abord concentré sur les États-Unis, certains pays européens et la région APAC. Au fil des ans, la solution conjointe a évolué pour inclure plus de pays, en particulier ceux avec des obligations de facturation électronique gouvernementales, pour garantir que les clients deviennent et restent conformes à temps.

La collaboration permet aux utilisateurs polonais de Medius d'utiliser l'automatisation des comptes fournisseurs tout en respectant les réglementations KSeF. Ce partenariat garantit une intégration fluide et une conversion de format, facilitée par Pagero. De plus, Pagero offre la possibilité de prendre en charge le processus de comptes clients lui-même, ainsi que des processus P2P (achat à paiement) et O2C (commande à encaissement) complets.

« La coentreprise de Medius et Pagero combine deux solutions leaders de l'industrie qui renforcent mutuellement leurs forces », commente Andrzej Pijanowski, Country Manager de Pagero Pologne.

La solution polonaise de Pagero et Medius est conçue pour aider les organisations ayant une infrastructure et des besoins complexes, tels que les multinationales et les centres de services partagés. Après avoir signé et commencé la mise en œuvre d'un client pilote — une entreprise mondiale de distribution en gros de produits électriques — le partenariat continue de s'étendre à d'autres clients et industries, offrant une solution éprouvée et testée qui comprend :

Malgré les défis potentiels du passage aux factures électroniques selon les normes réglementaires, les avantages justifieront les efforts. Un processus de facturation automatisé simplifie les flux de travail internes, fournit des données de meilleure qualité et crée en outre une base pour rationaliser et faire évoluer les processus financiers. L'opportunité vaut la peine d'être saisie dans l'environnement actuel en rapide évolution et hautement concurrentiel, que ce soit en Pologne ou ailleurs.