Qu'est-ce que l'EDI ? Votre guide sur l'échange de données informatisé

EDI signifie "échange de données informatisé". À mesure que votre entreprise se développe, votre besoin de gérer vos factures, commandes et autres messages liés aux processus d'achat et de vente augmente également. La manière la plus efficace de répondre à ce besoin est de numériser la communication entre vous et vos partenaires commerciaux. L'EDI accomplit cela en envoyant et recevant électroniquement des documents dans un format structuré selon un ensemble de normes définies entre vous et vos partenaires. Cela crée ainsi une méthode sécurisée et sans papier pour vous connecter directement à chacun de vos partenaires.

Que vous soyez acheteur ou vendeur, vos partenaires commerciaux peuvent utiliser des systèmes financiers différents des vôtres et nécessiter des formats différents. Avec l'EDI, lorsque vous passez une commande ou envoyez une facture, ce document est standardisé dans une version EDI spécifique. Ce document est ensuite envoyé directement à votre partenaire commercial dans le format requis.

Pour les acheteurs, l'EDI simplifie le processus d'achat et réduit les coûts. Pour les fournisseurs, il élimine le travail manuel fastidieux, vous permettant de servir vos clients rapidement, avec précision et efficacité.

Alors que de plus en plus d'entreprises cherchent à travailler plus rapidement et à adopter la transformation numérique, l'EDI vous aide à vous adapter rapidement à l'évolution constante des méthodes d'échange sécurisé de documents entre acheteurs et vendeurs. De plus, l'EDI supprime les méthodes traditionnelles – et généralement plus coûteuses – telles que le papier, les e-mails, les appels téléphoniques et les télécopies. Ces processus traditionnels imposent aux organisations un travail manuel accru, une perte de revenus et davantage d'erreurs.

Avec le besoin croissant d'automatisation et de communication numérique, il est important de savoir que toutes les solutions EDI ne sont pas identiques. En fait, de nombreuses solutions EDI ne font qu'apporter davantage de défis et de temps consacré à la résolution de ces défis.

Tout d'abord, l'EDI traditionnel se présente généralement sous forme de logiciel qui doit être géré et mis à jour par votre équipe interne. Bien que votre équipe puisse contrôler le système, votre personnel doit investir davantage de temps pour gérer et maintenir toutes les connexions EDI au sein du logiciel. Vous pouvez externaliser cette tâche à des consultants informatiques externes pour soulager votre personnel, mais cela devient rapidement une option coûteuse.

Deuxièmement, les solutions EDI traditionnelles utilisent un réseau à valeur ajoutée (VAN) ou gèrent les connexions en interne, en établissant une connexion personnalisée pour chacun de vos partenaires commerciaux. Cela s'appelle « point à point », ce qui signifie qu'une connexion distincte est créée et configurée pour chacun de vos partenaires commerciaux. Une approche point à point exige beaucoup de temps de la part de votre équipe informatique ou de vos consultants, car elle nécessite un entretien constant considérable.

Chez Pagero, nous croyons que les affaires devraient être simples. C'est pourquoi nous abordons l'EDI différemment pour relever tous les défis associés à l'EDI traditionnel. Nous allons au-delà de l'EDI traditionnel en gérant entièrement tous vos documents en tant que fournisseur unique. Quels que soient les exigences de format, vous pouvez vous connecter à la plateforme cloud de Pagero comme source unique pour communiquer de manière sécurisée et efficace avec chacun de vos partenaires commerciaux.

Que vous utilisiez actuellement l'EDI ou que vous soyez intéressé à en apprendre davantage, l'EDI crée plus d'efficacité et de sécurité dans vos processus. Le bon fournisseur EDI vous aidera à gagner du temps, à réduire les coûts et à permettre à votre organisation de se développer. Cependant, il est important de peser le pour et le contre afin de trouver le bon partenaire pour votre organisation.