Qu'est-ce que la Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) ?

OCR signifie "Optical Character Recognition" (reconnaissance optique de caractères). Il s'agit d'une technologie qui automatise l'extraction de données à partir de documents scannés, de fichiers PDF ou d'images. Une fois qu'une facture ou un autre document commercial est converti en données numériques, celles-ci peuvent être ajoutées au système de workflow de l'entreprise pour être traitées.

Bien que la pandémie ait été un catalyseur pour la facturation électronique, la réalité est que 45 % des factures sont encore reçues manuellement (Ardent Partners, 2022). Aujourd'hui, le coût moyen de traitement d'une facture est de 9,25 $ (Ardent Partners, 2022). Avec des transactions prévues pour quadrupler d'ici 2035 (Billentis, 2019), cela pose un défi significatif et coûteux pour les départements de comptabilité fournisseurs (AP) déjà débordés et à court de ressources.

De nombreuses entreprises se sont tournées vers l'OCR comme point d'entrée pour numériser leurs données et ont commencé à automatiser complètement leurs processus AP. En fait, 80 % des entreprises devraient utiliser uniquement la facturation électronique (e-invoicing) d'ici 2025 (Billentis, 2019). Divers facteurs sont à l'origine de ce changement majeur dans la fonction AP :

Traditionnellement, la réception d’une facture papier, PDF ou autre format non structuré nécessite qu'un de vos collaborateurs scanne ou enregistre la facture pour capturer les données électroniquement. Souvent, les logiciels en place laissent de côté des données essentielles pour des décisions commerciales critiques, et cela quand vos collaborateurs ne doivent pas rentrer manuellement chaque facture dans votre système. Cela nécessite également la configuration et la maintenance de modèles pour chaque fournisseur. Une fois les données de la facture capturées, votre collaborateur doit vérifier les informations numérisées pour détecter les données manquantes ou les incohérences.

Dans de nombreux cas, cela ne peut tout simplement pas suivre les innombrables formats de factures en constante évolution que les départements comptables reçoivent de leurs fournisseurs, sans parler des diverses polices et styles d'écriture manuscrite sur les factures papier.

Les données inexactes entraînent également une augmentation du traitement des exceptions et génèrent davantage de tâches manuelles pour le département de la comptabilité fournisseurs. En fin de compte, il y a un risque de provoquer des problèmes.

L'OCR de Pagero nécessite que votre fournisseur envoie un document papier ou PDF à nos services, qui est ensuite scanné et les données sont capturées au niveau des lignes. Les données extraites sont ensuite soumises à deux tours de révision humaine avant d'être envoyées vers votre SI sans intervention manuelle de votre personnel.

La capture gérée par OCR permet à votre équipe de comptabilité fournisseur d'être automatisée dès le premier jour, quel que soit le système que vous utilisez, la taille de votre entreprise ou les capacités numériques de vos fournisseurs. De plus, elle élimine la nécessité d'acheter et de maintenir des équipements de numérisation et des logiciels sur site. Le service entièrement géré vous permet de recevoir des factures électroniquement tout en communiquant de manière transparente toutes les données de factures de manière complète, vérifiée et précise à chaque fois.

L'OCR est une excellente première étape pour capturer et extraire des données de factures très précises tout en éliminant les tâches manuelles généralement effectuées par votre département comptable. Elle ouvre également la porte à de nombreux avantages pour l'automatisation de la facture fournisseur, notamment :

En recevant 100 % de vos factures électroniquement dans votre système financier dès le premier jour, quelle que soit la manière dont le fournisseur l'envoie, votre équipe comptable peut se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée qui contribuent directement aux résultats et à l'efficacité de l'entreprise.

Lorsque vous envisagez de mettre en œuvre un outil OCR traditionnel ou géré, il est important de considérer comment la capture des factures s'intègre dans la stratégie d'automatisation globale de votre organisation. Voici quelques questions à prendre en compte lors de la recherche de fournisseurs de solutions :

La solution OCR gérée de Pagero (également connue sous le nom de Pagero Data Capture) dispose de tout ce dont vous avez besoin pour automatiser la saisie de vos factures fournisseurs. De plus, notre solution indépendante du format fonctionne avec votre méthode actuelle d'échange de documents.

Des données de factures complètes, vérifiées et précises vous rapprochent d'un pas de plus de la réalisation du plein potentiel de l'automatisation de vos processus comptables. La solution d'automatisation AP de Pagero vous permet de recevoir toutes vos factures électroniquement directement dans votre système, quel que soit le système que vous utilisez, la taille de votre entreprise ou les capacités numériques de vos fournisseurs.

Nous sommes fiers d’agir en tant que partenaire clé et vous conseiller où que vous soyez et où que vous alliez dans votre parcours d'automatisation AP.