Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

La facturation électronique, ou e-facturation, fait référence à la transformation numérique du processus de facturation. Elle utilise des logiciels ou services spécialisés pour automatiser diverses étapes de la facturation — de la création et de la distribution des factures à la réception et à l'archivage. Cette méthode aide les entreprises à accélérer la facturation, à améliorer la précision, et à suivre les règles de facturation et de paiement dans différents pays.

Une facture électronique (e-facture) est un document qui facilite un échange fluide d'informations de facturation entre un fournisseur et un acheteur. Elle est émise, transmise, reçue, traitée et stockée en utilisant des formats de données spécifiques tels que le XML ou d'autres formats de données structurées pouvant être facilement traités par les systèmes ERP. Contrairement à d'autres types de factures, une e-facture reste numérique tout au long de son cycle de vie, de l'émission à l'archivage.

Voici un aperçu rapide des types de factures les plus courants qui ne sont pas considérés comme des e-factures et comment ils se comparent :

Facture papier ou imprimée

Les factures papier sont souvent créées numériquement, imprimées et envoyées par courrier à la contrepartie. Il faut du temps pour que la facture atteigne le destinataire, et il n'y a pas de traçabilité de la livraison.

Facture PDF (et autres fichiers d'images)

Les factures échangées par e-mail sous forme de PDF, de documents Word ou d'autres fichiers d'images sont un premier pas pour s'éloigner d'un flux de facturation sur papier. Ces types de factures sont souvent confondus avec des e-factures. Cependant, ce ne sont pas de véritables e-factures car le destinataire doit saisir manuellement les données ou les capturer à l'aide de la technologie OCR. De plus, les factures envoyées par e-mail doivent souvent être imprimées sur papier à des fins de correspondance et d'archivage.

Autres types de factures

Les termes "facture numérique", "facture en ligne" et "e-bill" sont parfois utilisés pour désigner "e-facture" ou "facture électronique". Cependant, il est important de noter que ces termes alternatifs peuvent ne pas toujours englober la même définition. Ainsi, gardez à l'esprit que toutes les factures numériques ne sont pas de véritables e-factures. En cas de doute, référez-vous toujours aux définitions mentionnées précédemment.

Table: Comparaison des avantages des différents types de factures

L'adoption de la facturation électronique peut être bénéfique pour les entreprises de toutes tailles. Bien que les grandes organisations puissent connaître des économies de coûts et des gains d'efficacité plus immédiats, les petites entreprises peuvent également bénéficier d'une réduction de la paperasse, d'un traitement des paiements plus rapide et d'une précision accrue. Dans le paysage commercial actuel, comprendre la signification de la facturation électronique devient de plus en plus important car la demande de solutions rationalisées augmente et est souvent une exigence de la part des clients.

Le rapport Billentis révèle que "Comparée au traitement des factures papier conventionnelles, la facturation électronique automatisée permettra d'économiser 60 à 80 % des coûts dans la plupart des cas" (Bruno Koch, "The E-invoicing Journey 2019-2025," 4.1.5).

D'où proviennent toutes ces économies ? Lorsqu'elle est bien mise en œuvre, la facturation électronique vous offre une vue d'ensemble et des perspectives pour réduire les coûts et augmenter les marges bénéficiaires, ce qui n'est pas possible avec les méthodes basées sur le PDF et le papier. Voici quelques-uns des avantages de la facturation électronique qui se traduisent par un retour sur investissement élevé, des économies à long terme et de meilleurs résultats en général :

Gain de temps : L'automatisation du processus de facturation permet de gagner du temps en réduisant le besoin de saisie et de traitement manuels des données. Cela permet aux entreprises de se concentrer sur des activités plus stratégiques.

Précision et efficacité : L'utilisation de méthodes numériques réduit le risque d'erreurs et d'inexactitudes pouvant survenir avec les processus de facturation manuels, tels que les erreurs de saisie de données et les factures perdues. Cela permet également un traitement et une approbation plus rapides des factures, conduisant à une efficacité améliorée.

Gestion améliorée des flux de trésorerie : La facturation électronique permet aux entreprises de recevoir des paiements plus rapidement, améliorant leur gestion de trésorerie et réduisant le DSO (Days Sales Outstanding). La facturation électronique offre également une meilleure visibilité sur le statut des factures et l'historique des paiements, facilitant le suivi et la gestion des paiements.

Échange sécurisé de documents et de données : Le transfert de fichiers cryptés, les signatures numériques et les réseaux sécurisés rendent la facturation électronique la méthode la plus sûre pour envoyer et recevoir des factures. Il n'y a également aucun risque que les factures soient perdues dans le courrier ou envoyées dans la boîte de spams.

Respectueux de l'environnement : La facturation électronique vous aide non seulement à réduire l'utilisation du papier et à diminuer les émissions de CO2 ; elle réduit également les coûts opérationnels et aide à créer une réputation de marque transparente et fiable.

Respect des exigences légales : Avec le bon prestataire de services, la facturation électronique vous assure d'être toujours à jour et conforme aux réglementations locales et internationales en matière de facturation, de fiscalité et d'archivage.

Livraison et traitement en temps réel : Une bonne solution de facturation électronique permettra une vue en direct du statut de livraison et de traitement des documents via des plateformes basées sur le cloud ou directement depuis votre ERP.

Données de haute qualité : Le passage au numérique vous permet d'accéder et d'analyser des données de niveau ligne qui stimulent la croissance de l'entreprise grâce à de meilleures décisions financières et d'approvisionnement.

Suivi et traçabilité : La facturation électronique suit automatiquement l'historique des transactions et l'ensemble du parcours du document, vous évitant ainsi de passer du temps à le faire manuellement.

Compatible avec le travail à distance : L'utilisation de solutions de facturation basées sur le cloud signifie que les tâches peuvent être effectuées de n'importe où sans avoir besoin de ressources supplémentaires comme des imprimantes, des scanners ou le service postal.

La facturation électronique simplifie les opérations financières en facilitant la gestion systématique des comptes fournisseurs (AP) et des comptes clients (AR) à travers des processus numérisés pour la facturation des clients et des fournisseurs. Voici une description étape par étape qui offre un aperçu rapide de chaque processus :

Facturation client (factures sortantes)

1. Génération de la facture : Cette étape marque le début de la gestion des comptes clients, où une e-facture est créée dans un système ERP ou une plateforme de facturation électronique pour facturer le client pour des biens ou services fournis.

2. Intégration et livraison des données : La facture créée est ensuite transmise via un opérateur au client dans un format de données structuré à travers des solutions sécurisées et intégrées, ce qui aide à maintenir l'exactitude et l'intégrité des données.

3. Validation : Avant sa livraison au client, la e-facture subit une validation automatisée pour assurer la conformité avec les règles et normes établies.

4. Livraison au destinataire : La e-facture validée est ensuite envoyée au client dans leur format préféré, en tenant compte de leurs préférences et exigences spécifiques en matière de facturation, facilitant ainsi des transactions rapides et fluides.

Facturation fournisseur (factures entrantes)

1. Réception de la facture : Ce processus initie le cycle de gestion des comptes fournisseurs, commençant par la réception d'une facture électronique d'un fournisseur, intégrée directement dans le système financier ou l'ERP du destinataire.

2. Intégration et traitement des données : À ce stade, le système traite les données de la facture dans un format structuré, les préparant pour un examen et une validation ultérieure, assurant une intégration et un flux de données fluides.

3. Validation : Comme pour le processus sortant, la e-facture subit une révision automatisée pour vérifier sa conformité avec les réglementations établies, favorisant la précision et la transparence dans les transactions.

4. Enregistrement final : Après validation, les données de la facture sont automatiquement enregistrées dans le système financier, ce qui rationalise le processus de paiement et gère efficacement les comptes fournisseurs, marquant l'achèvement d'un cycle de transactions commerciales sans faille.

La facturation électronique repose sur des formats standardisés pour assurer la cohérence de la structure et du contenu des factures, permettant un échange de données transparent entre différents systèmes. Parmi les normes de facturation électronique largement utilisées, citons :

JSON (JavaScript Object Notation): JSON est un format léger d'échange de données facile à lire et à écrire tant pour les humains que pour les machines. Bien qu'il soit plus couramment associé aux applications Web, JSON gagne également du terrain dans la facturation électronique en raison de sa simplicité et de sa compatibilité avec les langages de programmation modernes.

XML (eXtensible Markup Language):  XML est un langage de balisage polyvalent utilisé pour définir la structure et le contenu des données dans un format lisible par l'homme. Il est largement utilisé dans la facturation électronique en raison de sa flexibilité et de son extensibilité. Dans une e-facture basée sur XML, les éléments de données sont étiquetés avec des libellés descriptifs, facilitant l'interprétation et le traitement des informations.

Peppol BIS: Un ensemble de formats standardisés spécifiquement conçus pour les documents électroniques relatifs aux processus d'approvisionnement au sein du réseau Peppol. Il facilite l'échange transparent de divers documents liés à l'approvisionnement, y compris les factures. Cette norme est essentielle dans les processus modernes de facturation électronique, favorisant l'interopérabilité et la communication rationalisée entre différents systèmes commerciaux à travers les frontières.

EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport): EDIFACT est une norme mondiale pour l'échange électronique de données (EDI) utilisée dans diverses industries. Bien qu'elle ait été traditionnellement utilisée pour l'échange sans papier de documents commerciaux, y compris les factures, elle est également adaptée aux processus modernes de facturation électronique.

La facturation électronique B2B (Business-to-Business) implique l'échange numérique de factures entre entreprises. Les vendeurs envoient des factures électroniques à d'autres entreprises pour les produits ou services fournis. Cela simplifie les processus de facturation complexes, améliore la précision et accélère les cycles de paiement.

La facturation électronique B2C (Business-to-Consumer) se réfère au processus de facturation électronique entre une entreprise et des consommateurs individuels. Les entreprises envoient des factures électroniques aux clients pour leurs achats, favorisant la commodité, réduisant l'utilisation du papier et offrant aux clients un enregistrement numérique de leurs transactions.

La facturation électronique B2G (Business-to-Government) concerne la facturation électronique entre les entreprises et les entités gouvernementales. Les entreprises envoient des factures électroniques aux agences gouvernementales pour des biens et services, en respectant des normes gouvernementales spécifiques et des exigences de conformité. Cette approche améliore l'efficacité, la transparence et la précision dans les transactions financières avec le secteur public.

De nombreux gouvernements dans le monde prévoient ou ont déjà mis en œuvre des exigences de facturation électronique obligatoires pour les entreprises opérant dans leurs juridictions. Ces initiatives varient en portée et en complexité, mais partagent souvent l'objectif commun de moderniser les pratiques de facturation et de réduire la fraude fiscale. Les mandats exigent que les entreprises adaptent leurs processus de facturation pour se conformer aux nouvelles réglementations. Cela implique la mise en œuvre de solutions numériques, la garantie de l'exactitude des données et le respect des normes de formatage et de données spécifiques des gouvernements respectifs. Bien que ces changements puissent initialement exiger une adaptation de la part des entreprises, les avantages à long terme incluent une efficacité améliorée, une réduction des erreurs et une meilleure conformité aux lois fiscales. C'est une question de quand plutôt que de si.

Se lancer dans la facturation électronique représente une avancée passionnante. Que vous répondiez aux exigences des clients ou que vous visiez à automatiser entièrement vos processus de facturation, l'étape cruciale est de définir clairement vos objectifs organisationnels. Commencer avec une solution petite mais flexible peut souvent être judicieux, permettant une expansion progressive en adéquation avec vos objectifs. Cette approche favorise une progression productive et gratifiante, adaptée aux besoins et aspirations uniques de votre entreprise. Voici quelques considérations clés à garder à l'esprit :

Engagement de votre entreprise : La mise en œuvre réussie de la facturation électronique nécessite l'engagement de plusieurs niveaux de votre organisation. Il est essentiel d'avoir le soutien de la direction pour garantir que des ressources, du temps et des efforts suffisants soient alloués au projet. Communiquez les avantages de la facturation électronique à toutes les parties prenantes pour obtenir leur adhésion.

Choisir la bonne solution de facturation électronique : Il existe de nombreuses solutions de facturation électronique, allant de logiciels de facturation simples à des solutions plus avancées qui s'intègrent à votre système de planification des ressources d'entreprise (ERP). Choisissez une solution adaptée à votre entreprise et à vos besoins.

Intégration avec les systèmes existants : Lorsqu'elle est bien réalisée, vos nouvelles solutions doivent s'intégrer parfaitement à vos solutions existantes, telles que les logiciels de comptabilité, les systèmes ERP et autres outils financiers. L'intégration est cruciale pour un flux de données fluide entre différents systèmes et pour minimiser les perturbations pendant la mise en œuvre.

Portée du réseau : Considérer l'étendue de la portée du réseau de votre fournisseur est crucial. Choisir un fournisseur avec un réseau comprenant un grand nombre d'entreprises connectées aide à garantir que votre entreprise puisse échanger des e-factures de manière transparente avec un large éventail de clients et de fournisseurs.

Assurer la conformité aux exigences légales : Assurez-vous que votre fournisseur et votre solution sont équipés pour vous aider à respecter des exigences en constante évolution en matière de facturation électronique afin d'éviter les pénalités et les problèmes juridiques à l'avenir.

Flux sortants ou entrants, ou les deux ? Une autre considération importante est de définir la portée de votre projet. Souhaitez-vous numériser votre flux de factures fournisseurs (automatisation des comptes fournisseurs), votre flux de factures clients (automatisation des comptes clients), ou les deux ? Assurez-vous de choisir un fournisseur couvrant tous vos besoins en matière de facturation.

Intégration des partenaires commerciaux : Pour bénéficier des avantages de la facturation électronique, il est important d'impliquer vos partenaires commerciaux, tels que les fournisseurs et les clients. Assurez-vous de rechercher un fournisseur capable de vous aider avec l'intégration des fournisseurs, de communiquer la valeur à vos partenaires commerciaux et de préparer votre projet de facturation électronique pour le succès.

La facturation électronique est un changement de jeu pour les entreprises cherchant à rationaliser leurs processus de facturation, à réduire les coûts et à améliorer l'efficacité. En mettant en œuvre la facturation électronique, vous pouvez gagner du temps, réduire les erreurs et améliorer la gestion de votre trésorerie. De plus, la facturation électronique présente des avantages environnementaux, réduisant l'impact de la facturation papier sur l'environnement. À mesure que le monde devient de plus en plus numérique et que de nouvelles exigences légales entrent en vigueur, la facturation électronique est une étape cruciale vers un avenir plus durable et efficace pour les entreprises de toutes tailles. Nous espérons que les informations ci-dessus vous aideront à bien démarrer la mise en œuvre de la facturation électronique dans votre entreprise et à en récolter les bénéfices.

Ce texte a été initialement publié le 18 février 2021 et mis à jour le 28 septembre 2023.