8 questions clés sur la facturation électronique en Arabie Saoudite

La phase 1 du mandat de facturation électronique en Arabie Saoudite, introduite par l'Autorité de la Zakat, des Taxes et des Douanes (ZATCA), est maintenant en vigueur. Les fournisseurs ne peuvent plus générer ou stocker des factures en papier, au format image ou PDF. La phase 2, également connue sous le nom de phase d'intégration, entrera en vigueur le 1er janvier 2023. Dans le processus de préparation et de sélection pour le mandat, nous avons reçu des questions courantes de nos clients concernant la nouvelle loi, abordons-les ci-dessous.

1. Quelles sont les différentes vagues de la Phase 2 ?

La ZATCA a annoncé que la Phase 2 sera mise en œuvre en vagues basées sur les revenus des contribuables :

• Vague 1 (1er janvier 2023) - Revenus annuels supérieurs à 3 milliards SAR

• Vague 2 (1er juillet 2023) - Revenus annuels supérieurs à 500 millions SAR

• Vague 3 (1er octobre 2023) - Revenus annuels supérieurs à 250 millions SAR 
• Vague 4 (1er novembre 2023) - Revenus annuels supérieurs à 150 millions SAR
• Vague 5 (1er décembre 2023) - Revenus annuels supérieurs à 100 millions SAR
• Vague 6 (1er janvier 2024) - Revenus annuels supérieurs à 70 millions SAR
• Vague 7 (1er février 2024) - Revenus annuels supérieurs à 50 millions SAR
• Vague 8 (1er mars 2024) - Revenus annuels supérieurs à 40 millions SAR

• Vague 9 (1er juin 2024) - Revenus annuels supérieurs à 30 millions SAR

2. Pouvons-nous utiliser n'importe quelle application logicielle ou système ERP pour répondre aux critères de facturation électronique ?

Oui - vous pouvez utiliser n'importe quel logiciel ou système ERP tant qu'il est conforme aux différentes réglementations (par exemple, e-facture, TVA, informatique en nuage, cybersécurité). Si nous parlons des capacités de votre système ERP existant pour aider à rationaliser vos processus, il y a 3 choses que vous devez d'abord vérifier :

• Peut-il créer un ensemble de données de facture électronique ?
• Est-il possible de créer une interface technique pour la communication ?

• Mon logiciel est-il capable de fournir tout le contenu nécessaire en arabe ?

Si votre réponse est oui, vous pouvez commencer à rationaliser votre flux de factures avec Pagero. Si votre réponse est non, vous pouvez utiliser le portail Pagero pour créer vos factures électroniques via notre plateforme en ligne.

3. Les factures électroniques sont-elles obligatoires uniquement pour les transactions du secteur public (B2G) en Arabie Saoudite ?

Non - tous les contribuables sont concernés par le mandat, ce qui inclut toutes les transactions B2G, B2B et B2C.

Les exemptions au mandat incluent : les fournitures exonérées, les paiements anticipés liés aux fournitures exonérées, les fournitures en autoliquidation et l'importation de biens.

4. Comment Pagero couvrira-t-il le besoin de contenu en arabe ? Est-ce que cela viendra de l'ERP ou Pagero peut-il s'en charger ?

La traduction des données de facture dans une autre langue comporte de nombreux risques, c'est pourquoi Pagero n'offre pas d'outil de traduction. Cependant, les partenaires de Pagero offrent des services gérés pour la facturation électronique, qui incluent des traductions et d'autres services connexes. Contactez-nous pour en savoir plus.

De plus, les factures sont soit créées en arabe par l'ERP, soit saisies en arabe dans le portail Pagero - regardez notre démonstration pour savoir comment.

5. Que signifie le terme "archivage hors ligne sur sol local" ?

'L'archivage hors ligne' signifie que le fichier de données structuré (qui représente la facture électronique) doit être archivé numériquement dans un environnement de serveur basé en Arabie Saoudite. De plus, l'archive doit suivre certaines spécifications techniques liées à :

• La convention de nommage
• L'absence de falsification
• L'irréfutabilité

6. Existe-t-il également une obligation de traiter les factures électroniques entrantes ?

Actuellement, il n'y a pas de réglementation spécifique pour traiter les factures électroniques entrantes. Le mandat de facturation électronique réglemente l'envoi de factures électroniques et la loi fiscale en Arabie Saoudite exige que les entreprises conservent des enregistrements de toutes leurs factures fiscales.

Étant donné que les factures fiscales légales en Arabie Saoudite seront uniquement au format électronique à partir du 4 décembre 2021, elles doivent également être stockées au format électronique, car ces documents sont les documents justificatifs légaux pour les obligations fiscales telles que les déclarations de TVA.

De plus, comme la facturation électronique numérisera les factures reçues par votre fonction AP, c'est une excellente opportunité pour gagner en efficacité et réduire les coûts de traitement en automatisant la gestion des factures de vos fournisseurs.

7. Les entreprises non-saoudiennes peuvent-elles également bénéficier de ce mandat ?

La numérisation est toujours bénéfique d'un point de vue efficacité des processus. Si vous effectuez des transactions commerciales avec des entreprises en Arabie Saoudite, vous pouvez améliorer votre activité, à la fois opérationnellement et en termes de conformité, en migrant vos processus AP et/ou AR manuels actuels vers des processus entièrement numériques.

8. Mon entreprise en Arabie Saoudite pourrait-elle recevoir une amende pour non-conformité à la ZATCA ?

Oui - des pénalités de 1 000 à 40 000 SAR seront appliquées en cas de non-conformité :

• Non-émission et sauvegarde des factures et notes électroniquement et non-conformité au format prescrit pour la conservation des factures et des notes électroniques

• Non-rapport de tout dysfonctionnement du système empêchant l'émission de factures et de notes électroniques et omission du code QR de la facture électronique
• Utilisation de fonctions interdites dans le système de facturation électronique pour émettre et stocker des factures et suppression ou modification de factures ou de notes électroniques émises