Swedavia, Pagero e IFS: volare alto sulle ali della fatturazione sostenibile

Swedavia possiede, gestisce e sviluppa l'infrastruttura nazionale degli aeroporti in Svezia. I dieci aeroporti formano un sistema che collega la Svezia - e la Svezia al mondo. La società è stata costituita nel 2010 ed è interamente di proprietà dello Stato svedese.

Nel 2005, quando Swedavia faceva ancora parte della LFV (l'amministrazione dell'aviazione civile), è diventato un requisito per le autorità svedesi del settore pubblico essere in grado di ricevere fatture elettroniche. Poiché all'epoca il loro fornitore di sistemi ERP IFS era già partner di Pagero, hanno scelto di adottare la soluzione di Pagero per la ricezione delle fatture elettroniche. In seguito, per ottimizzare ulteriormente i flussi di fatture, Swedavia ha iniziato a utilizzare Pagero anche per l'invio delle fatture elettroniche.

"Prima di iniziare con la fatturazione elettronica, il processo comportava molto più lavoro manuale. Si trattava principalmente di imbustare, spedire e richiedere ai fornitori copie delle fatture che non avevamo ricevuto", spiega Klara Bodin, specialista del supporto di Swedavia. "Naturalmente lavoriamo principalmente in IFS, ma ogni giorno mi collego a Pagero Online per controllare quando le fatture elettroniche sono state inviate o ricevute e per controllare le nostre fatture elettroniche scansionate. Tutto il nostro flusso ora passa attraverso Pagero prima di approdare in IFS, rendendo tutto elettronico per noi", dice. 

Secondo Bodin, una delle piattaforme più utili di Pagero Online è il cruscotto analitico: "Utilizzando la possibilità di analizzare i nostri flussi, abbiamo scoperto dove c'è un potenziale di miglioramento e quali clienti possiamo spingere ad aumentare i loro flussi".

Il cruscotto è in continuo sviluppo per soddisfare le esigenze dei clienti. Il recente rilascio del cruscotto ambientale si collega perfettamente al lavoro di Swedavia per diventare più sostenibile. "Possiamo usare il cruscotto ambientale per convincere i clienti che sono riluttanti a passare alla fatturazione elettronica", commenta Bodin.

La fatturazione elettronica è nata come requisito, ma ora è una parte importante del lavoro di sostenibilità di Swedavia. La compagnia ha formulato strategie per lo sviluppo sostenibile a lungo termine e ha fissato l'obiettivo dello zero per cento di emissioni nei propri aeroporti. "Swedavia prende sul serio la responsabilità di ridurre il consumo di carta e di minimizzare la gestione della posta, digitalizzando i nostri processi aziendali", dichiara Bodin. Emeli Arnryd, application manager di Swedavia, aggiunge: "L'ambiente è sempre al primo posto per noi, quindi vogliamo sprecare meno carta possibile per le stampe. È un modo per ridurre al minimo il nostro impatto sul clima".

La fatturazione cartacea è un processo dispendioso, non solo a causa di tutti i prodotti monouso come carta, francobolli e buste. Anche il trasporto delle fatture svolge un ruolo importante nel rendere la fatturazione cartacea un processo insostenibile, costoso e lungo. "Con la fatturazione elettronica risparmiamo molto denaro, sia in termini di costi di manodopera che di costi amministrativi accessori", spiega Arnryd. E continua: "Oggi non abbiamo costi di imballaggio, carta e spese postali minime. Il maggior profitto che abbiamo ottenuto, però, è il risparmio sui costi di manodopera. Oggi abbiamo un flusso incredibilmente efficiente perché nulla richiede un'attività manuale, né per le fatture in entrata né per quelle in uscita. Al contrario, gestiamo tutto in modo completamente digitale".

Con l'aiuto dell'applicazione Pagero per IFS, Swedavia è stata in grado di ottimizzare i processi AP e AR. “Una delle ragioni principali per cui abbiamo scelto la soluzione di Pagero è stata la partnership con IFS. È un vantaggio che Pagero conosca i nostri sistemi e abbia già delle soluzioni per le sfide che incontriamo", afferma Bodin. "È evidente che Pagero è un'azienda consolidata con una vasta esperienza nel processo di fatturazione elettronica. Oltre a una grande conoscenza di IFS, sono in grado di gestire molti formati diversi e sono sempre aggiornati sulle novità del settore".

Che consiglio darebbe Klara Bodin ad altre aziende che vogliono digitalizzare i loro processi di fatturazione? "Quando si inizia, chiedere aiuto a Pagero per l'elaborazione dei fornitori e/o dei clienti. In questo modo il processo sarà più veloce. Spesso, quando si fa un progetto di onboarding e c'è un intoppo nel processo, spetta ai fornitori di servizi risolverlo. La mia esperienza mi ha insegnato che può diventare molto complicato, ma non è il caso di Pagero. Riceviamo sempre un aiuto rapido per qualsiasi cosa che riguardi l'assistenza e il loro personale è davvero competente", afferma Bodin.

Alla domanda sui piani futuri della collaborazione tra Swedavia e Pagero, la risposta di Bodin è semplice: "Continuare a lavorare per aumentare il numero di fatture elettroniche". Ci sono altre aree del dipartimento finanziario che si vogliono ottimizzare. "Siamo interessati a valutare la possibilità di gestire anche gli ordini in formato elettronico, quindi questo potrebbe essere il prossimo passo per Swedavia", riflette Bodin.