Höörs kommun innførte e-faktura for bedre eldreomsorg

Höör er en kommune som ligger i Sør-Sverige. Den er en del av den voksende Øresundsregionen, som også omfatter byer som Lund, Malmö og København. Höör tilbyr en blanding av vakker natur og fordelene ved å bo i en småby, noe som tiltrekker seg mange nye innbyggere og gjør den til den raskest voksende kommunen i regionen per capita.

Den lokale økonomien drar nytte av nærheten til de større byene, men drives også av et pulserende kulturliv og mange små og mellomstore bedrifter. Den største arbeidsgiveren i Höör er imidlertid kommunen selv, med over 1 000 ansatte. Siden januar 2024 har kommunen tatt i bruk Pagero sin løsninger for å effektivisere fakturahåndteringen. Charlotta Lindhe, regnskapssjef i Höör, forklarer hvorfor det var viktig å gjøre en endring.

«Som kommune er vi finansiert av skattebetalerne. Alt vi gjør handler derfor om å sikre at disse midlene brukes effektivt og at innbyggerne våre er fornøyde. Vi jobber med å sette opp budsjetter, og vi skiller oss fra bedrifter ved at vi ikke prøver å øke fortjenesten, men å sørge for at utgiftene ikke løper ut av styr,» sier hun. «Det handler om å levere tjenester som eldreomsorg, utdanning, kultur, støtte til ideelle organisasjoner, biblioteker, skolebusser og så videre. Alt det vi som innbyggere forventer av en kommune.»

Höör mottar rundt 35 000 fakturaer årlig, noe som skaper en betydelig arbeidsmengde for økonomienheten. Dette var grunnen til at kommunen begynte å lete etter en mer effektiv administrativ løsning for å øke graden av e-faktura. For å støtte opp om dette arbeidet er det iverksatt et statlig digitaliseringsinitiativ. Selv om lovgivningen absolutt er til hjelp, sier Lindhe at det også er ting å ta hensyn til for mindre leverandører som kanskje ikke er klare til å gå over til e-fakturering. 

«Som en offentlig aktør kan vi kreve at alle organisasjoner vi kjøper fra, sender e-fakturaer fordi det er et lovkrav. Men mindre virksomheter, som for eksempel foredragsholder, har vanskeligere for å tilpasse seg dette. Det er en av de store fordelene med Pagero, for nå kan vi henvise dem til Pagero-portalen, der de kan sende e-fakturaer gratis, og det er enkelt for dem å etterleve kravene», forklarer hun.

For de fleste kommuner, inkludert Höör, er lønn den største utgiften. Økonomienheten har rundt ti ansatte, hvorav tre er spesialister på fakturabehandling. I tillegg til økonomiteamet er rundt 20 ansatte fra ulike avdelinger involvert i utsendelse av fakturaer, mens rundt 100 ansatte er involvert i godkjenning av fakturaer fra leverandører. Implementeringen av Pagero sin e-fakturaløsning har ført til en betydelig effektivisering og gjort det mulig for kommunen å omfordele ressurser til mer komplekse oppgaver.

«Vi ser effektiviseringsgevinster der vi kan redusere antall jobber med enklere oppgaver og omfordele ressurser til mer kompliserte arbeidsoppgaver som analyser, noe som bidrar til ytterligere effektiviseringsgevinster. I fremtiden tror jeg det vil bli enda mindre behov for å håndtere oppgaver som søknader om byggetillatelse, fordi de også kan håndteres av elektroniske tjenester  og automatisering», sier Lindhe.

I takt med at det administrative personalet frigjøres fra visse oppgaver, har fordelene ved å jobbe med Pagero begynt å materialisere seg. Etter bare noen måneder har de ansatte i Höör kunnet organisere opplæringsprogrammer som tidligere var umulige på grunn av mangel på tid. 

«Det er spennende å jobbe i offentlig sektor; hvis jeg gjør denne endringen her, hvordan kan vi dra nytte av den andre steder? Det er klart at slike endringer ikke skjer over natten, man må se det over tid.»

Til syvende og sist betyr digitaliseringens effektiviseringsgevinster større verdi for beboerne, en sammenheng som lett blir oversett. Lindhe forklarer hvordan det fungerer.

«Når vi slipper å bruke tid på rutineoppgaver, kan vi fokusere på mer verdifulle arbeter, som analyser», sier hun. «Hvordan vurderer vi for eksempel når en eldre person bør få tilbud om sykehjemsplass i stedet for at personalet reiser rundt og hjelper til i hjemmet? Hvor går grensen?», sier hun.

Slike diskusjoner er selvfølgelig med familien og den eldre personen. Men analytikere kan hjelpe til med å gjøre økonomiske beregninger, og i siste instans betyr det at flere kan få bedre omsorg fordi kommunen tar bedre beslutninger basert på data og innsikt. 

«Folk vil ha flere tjenester og lavere skatter. Det er ikke lett å få til», sier hun. «Det er imidlertid en direkte kobling mellom effektivisering og bedre eldreomsorg. Det betyr at vi kan flytte ressursene våre til områder der de kan gjøre mer nytte for seg.»

Höör implementerte Pagero sin e-fakturaløsning i januar 2024 og innså raskt at de måtte få leverandørene til å gå over til e-faktura for å virkelig dra nytte av tjenesten. De bestemte seg for å kjøre et onboarding-prosjekt med Pagero, der Höör rett og slett leverte en leverandørliste til Pagero, som deretter gjorde alt det tunge arbeidet med å kontakte alle leverandørene, følge opp og tilby support.

«Vi fikk mye mer hjelp fra Pagero enn vi hadde forventet. De svarte på spørsmål og var svært behjelpelige med å hjelpe leverandørene våre. Det er vi veldig takknemlige for, og vi ville aldri ha klart det på egen hånd», sier Lindhe.

Höör bruker Unit4 som ERP-system, som er sømløst integrert med Pagero. I forbindelse med implementeringen av e- faktura gjorde Pagero justeringer for å identifisere fakturadata som var plassert i feil felt av leverandørene - et vanlig problem som ofte resulterer i tidkrevende manuelle korrigeringer, noe som fører til forsinkelser og frustrasjon for mange organisasjoner.

«Pagero hjalp oss med å sikre at data blir merket riktig. Når informasjon plasseres i feil felt, havner fakturaene i en bulkmappe som må rettes manuelt. Men nå ser systemet etter informasjon på hele fakturaen for å ordne opp i dette.»

Det har bare gått seks måneder, men forbedringene er tydelige for Höör. Alle faste leverandører er med, og kommunen har redusert antallet tradisjonelle fakturaer med rundt 50 % bare i løpet av de første seks månedene, noe som tilsvarer rundt 2 500 færre papirfakturaer per år. Når det gjelder fremtidige initiativer, sier Lindhe at de alltid ønsker å bli bedre.

«Vi er ikke best i klassen, men andre kommuner har kommet lenger på denne veien. Så vi ser på hva de gjør og kopierer dem, bruker de samme tjenestene de har eller roboter de har bygget.»

Og hvis Höör blir spurt om e- faktura, vil de anbefale Pagero?

«Ja, jeg vil absolutt anbefale Pagero! De har vært til stor hjelp, og vi vurderer nå å implementere flere av tjenestene deres.»