O que é a Automatização de Contas a Receber?

A maioria das pessoas concordará que ser pago a tempo é vital para as suas operações. Ainda assim, muitas empresas, de todas as dimensões e indústrias, enfrentam frequentes obstáculos na faturação. A distribuição lenta e trabalhosa e o incumprimento dos requisitos de faturação do cliente tomam tempo da sua equipa de contas a receber, afetando diretamente o seu fluxo de caixa. É aí que entra a Automatização de Contas a Receber.

A Automatização de Contas a Receber é, simplesmente, uma forma de automatizar tarefas repetitivas e demoradas para a sua equipa de contas a receber. Também pode ajudá-lo a aumentar a probabilidade das faturas serem imediatamente aprovadas e pagas mais rapidamente pelos seus clientes. Ajuda a poupar tempo e a evitar erros que são frequentemente encontrados nas faturas – a maioria dos quais ocorre devido a erros humanos ou ao desconhecimento dos requisitos de faturação do cliente. Algumas vantagens da automatização vêm da mudança e do aproveitamento dos benefícios da faturação eletrónica.

Além de verificar artigos para exatidão, preços e informações da empresa, também podem existir requisitos por parte dos clientes, tais como meios específicos de distribuição ou referências de compra para os ajudar a aprovar a fatura. Quaisquer erros neste processo podem resultar em atrasos nos pagamentos, faturas creditadas e outras questões disruptivas e onerosas.

A Automatização de Contas a Receber ajuda-o a agilizar o seu processo de recolha das faturas dos seus clientes a cumprir a legislação local de faturação e a distribuir todas as faturas dos seus clientes eletronicamente – independentemente das capacidades digitais dos seus clientes. Estabelece regras de acordo com as necessidades de cada cliente para que possa cumprir automaticamente os requisitos, mantendo um fluxo de trabalho totalmente digital.

Ao reduzir o tempo gasto em cada fatura e tornar todo o fluxo de trabalho mais eficiente, a sua equipa de Contas a Receber pode concentrar-se em lidar com pagamentos em atraso ou na previsão de fluxos de caixa. Por outras palavras, ao aliviar o pessoal das tarefas mais aborrecidas, pode, em vez disso, concentrar-se em garantir que a empresa prospere.

Um número crescente de países mandatou a faturação eletrónica, implementando sistemas como o SDI italiano. E como diferentes países têm requisitos diferentes, rapidamente se torna complexo – especialmente se tiver clientes em muitos mercados.

Nestes casos, algumas soluções da Automatização de Contas a Receber ajudam-no a cumprir a legislação local. Dá-lhe um único ponto de contacto para toda a sua faturação global e permite-lhe ser pago em todos os mercados.

Aumente a exatidão das suas faturas também constrói confiança com os seus clientes. As empresas que regularmente não enviam os documentos corretos parecem não profissionais e causam trabalho extra. Com soluções automáticas de Contas a Receber, não importa qual o formato que o seu cliente prefere ou o quão desenvolvidos digitalmente são. O tratamento é igual do seu lado, mesmo que ainda queiram que os documentos sejam entregues em papel.

Isto é possível através de serviços de impressão e correio com triagem e encaminhamento automatizados. A sua equipa de finanças pode focar-se noutras tarefas valiosas, em vez do tedioso processo de separação de documentos, quer sejam enviados como e-mails, papel ou faturas eletrónicas. Esta funcionalidade de poupança de tempo não só guarda as necessidades individuais do destinatário da distribuição de faturas, como também facilita a passagem de faturas impressas ou enviadas por e-mail para as eletrónicas conforme as suas organizações atingem uma maior maturidade digital.

Agora que conhece os benefícios, a próxima pergunta pode ser como pode começar. Mudar para processos digitalizados não é necessariamente uma segunda natureza para o empresário médio, mas muitos prestadores de serviços oferecem consultas para avaliar o que o seu negócio precisa para automatizar o processo de contas a receber. Falar com um prestador de serviços também lhe dá a oportunidade de examinar as suas opções porque nem todos os fornecedores são iguais.

Então, o que deve procurar ao selecionar uma solução de Automatização de Contas a Receber para o seu negócio? Assegure-se de que marca todas as caixas.

No futuro, poderá querer digitalizar e automatizar outros processos de negócio. Certifique-se de que o prestador de serviços que escolheu também os suporta, para que possa utilizar o mesmo parceiro de negócio para AP Automation, aprovisionamento eletrónico e automatização de ordens devenda.

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O objetivo da Automatização de contas a receber é simplificar a emissão e a distribuição de faturas. A solução é possível integrando os sistemas financeiros do fornecedor com uma rede de negócios, permitindo ao seu negócio distribuir faturas eletronicamente, por e-mail ou por correio com um clique.

Como fornecedor, pode digitalizar totalmente o seu processamento e distribuição mesmo que todos os seus clientes não tenham as mesmas capacidades digitais. Emite e trate todas as faturas da mesma forma do seu lado, através do seu próprio sistema financeiro. As necessidades do cliente, quer seja para receber uma fatura eletrónica, um PDF ou outro ficheiro de imagem por e-mail, ou uma fatura em papel por correio, são guardadas e cumpridas pelo prestador de serviços.

Além da distribuição, a rede de negócios inteligentes e a plataforma de faturação pode aplicar automaticamente melhorias de conteúdo e assinaturas digitais para satisfazer os requisitos dos seus clientes ou das autoridades fiscais locais.

Este texto foi originalmente publicado a 12 de janeiro de 2021 e atualizado pela última vez a 3 de março de 2022.