No cenário empresarial atual, as soluções de faturação eletrónica tornaram-se cada vez mais populares entre as empresas que procuram simplificar os seus processos de contas a pagar. No entanto, selecionar a solução de faturação eletrónica certa não é a única consideração que as empresas devem fazer. Devem também assegurar que os seus fornecedores estão devidamente integrados, para maximizar os benefícios da utilização da faturação eletrónica.
O que é integração de fornecedores?
O onboarding de fornecedores é uma série de etapas pelas quais uma empresa passa para trazer um novo fornecedor para o seu sistema, o configurar para faturação e garantir que o fornecedor entende o processo de envio de faturas. Quando se trata de faturação eletrónica, um processo de integração adequado é crucial para garantir que o fornecedor pode apresentar faturas eletronicamente e que essas faturas são processadas de forma eficiente.
Porque é que o onboarding de fornecedores é importante para a faturação eletrónica?
Um dos benefícios mais significativos da faturação eletrónica é a redução da introdução manual de dados necessária para o processamento de faturas. No entanto, se os fornecedores não forem devidamente integrados, podem ocorrer erros e atrasos e, em última análise, anulação do objetivo da utilização da faturação eletrónica. Um processo de onboarding de fornecedores bem desenhado pode mitigar esses riscos e garantir que os fornecedores enviam faturas precisas e em tempo útil.
Outra vantagem de um bom onboarding de fornecedores é que pode ajudar a estabelecer canais de comunicação claros entre a empresa e os seus fornecedores. Isto pode ser particularmente importante para empresas que trabalham com muitos fornecedores, pois pode ser desafiante gerir a comunicação com cada um individualmente. Ao estabelecer um processo de integração padrão, as empresas podem comunicar as suas expectativas e requisitos a todos os fornecedores antecipadamente, minimizando assim o potencial de confusão ou de mal-entendidos no futuro.
Muitos fornecedores podem hesitar em afastar-se dos métodos tradicionais de faturação em papel, pelo que um processo de integração bem concebido pode educar os fornecedores sobre os benefícios da faturação eletrónica e tornar a transição o mais simples possível.
Quais são os benefícios da integração de fornecedores? (Para o seu negócio e para o fornecedor)
Os seus benefícios da integração de fornecedores
Eficiência: A faturação eletrónica permite às empresas automatizar o processo de contas a pagar, poupando tempo e reduzindo erros. O onboarding de fornecedores garante que todos os fornecedores usam o mesmo sistema, reduzindo assim a necessidade de entrada manual de dados e simplificando o processo de aprovação de faturas.
Melhor controlo: Com a faturação eletrónica, as empresas têm maior visibilidade no seu processo de contas a pagar. Ao integrar fornecedores, as empresas podem garantir que todas as faturas são devidamente autorizadas e monitorizadas, melhorando assim o controlo financeiro geral.
Poupança de custos: Automatizar o processo de contas a pagar pode reduzir significativamente os custos, incluindo o custo de papel, portes e registo manual de dados. O onboarding de fornecedores num sistema de faturação eletrónica também pode reduzir o custo da gestão das relações com os fornecedores.
Melhor fluxo de caixa: A faturação eletrónica permite um processamento e pagamento mais rápidos das faturas, melhorando assim o fluxo de caixa da empresa. Ao integrar fornecedores, as empresas podem garantir que todas as faturas são enviadas em tempo útil, melhorando ainda mais o fluxo de caixa.
Benefícios da integração para os fornecedores
Pagamentos mais rápidos: A faturação eletrónica permite um processamento e pagamento mais rápidos das faturas, melhorando assim o fluxo de caixa da empresa. Ao integrar os fornecedores num sistema de faturação eletrónica, as empresas podem garantir que os fornecedores são pagos atempadamente.
Redução de erros: A faturação eletrónica reduz os erros e pode poupar tempo e dinheiro aos fornecedores. Ao integrar fornecedores, as empresas podem garantir que as faturas são submetidas corretamente.
Melhor visibilidade: A faturação eletrónica oferece aos fornecedores uma melhor visibilidade do estado das suas faturas. Ao integrar fornecedores, as empresas podem dar acesso aos fornecedores ao sistema, permitindo-lhes acompanhar o estado das suas faturas e pagamentos.
Melhoria das relações: Ao simplificar o processo de faturação e reduzir os erros, a onboarding de fornecedores num sistema de faturação eletrónica pode melhorar as relações com os fornecedores. Isto pode aumentar a confiança e resultar numa melhor colaboração entre a empresa e os seus fornecedores.
Existem requisitos legais ou regulamentares a considerar durante o onboarding de fornecedores para faturação eletrónica?
Existem requisitos legais e regulamentares a considerar durante o onboarding de fornecedores para a faturação eletrónica. Os requisitos específicos podem variar dependendo do país ou região onde o fornecedor opera. Recomendamos a consulta de profissionais da área jurídica ou das autoridades reguladoras para garantir a conformidade com os requisitos específicos aplicáveis à sua situação. Na Pagero, temos um departamento de Assuntos Regulamentares que ajuda os clientes a manterem-se informados sobre a conformidade da faturação eletrónica em todo o mundo.
Aproveite as vantagens da integração de fornecedores
O onboarding de fornecedores desempenha um papel fundamental nos projetos de faturação eletrónica de contas a pagar, oferecendo muitos benefícios tanto para as empresas como para os seus fornecedores. Ao adotar uma solução de faturação eletrónica e integrar efetivamente os fornecedores, as organizações podem melhorar a eficiência, exercer um melhor controlo e otimizar o fluxo de caixa. Paralelamente, os fornecedores também podem beneficiar desta abordagem de colaboração. Ao adotar a faturação eletrónica e ao promover parcerias sólidas, a empresa e os seus fornecedores podem transformar as suas operações financeiras e melhorar assim o desempenho geral e o crescimento.
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