A “fatura eletrónica” ou o “e-invoice” não é necessariamente um conceito novo, mas ainda há alguma confusão sobre o que se enquadra exatamente nesta definição. Aqui, respondemos a algumas perguntas sobre o termo e analisamos os benefícios da fatura eletrónica genuína em comparação com outros tipos de fatura comumente usados.
O que é uma fatura eletrónica?
Uma fatura eletrónica (e-invoice) é uma fatura emitida, transmitida, recebida, processada e guardada eletronicamente utilizando formatos específicos de documentos. As faturas eletrónicas são digitais durante todo o ciclo de vida do documento, desde a emissão até o arquivo.
As soluções de faturação eletrónica podem ajudar a substituir tarefas manuais por regras e ações comerciais automatizadas para aumentar a eficiência, minimizar o tratamento de erros e ajudar as empresas a cumprir a legislação de faturação eletrónica.
O que não é considerado uma fatura eletrónica?
Embora existam muitos formatos de fatura eletrónica aceites, nem todas as faturas digitais são faturas eletrónicas. Aqui dois tipos de faturas que não são:
As faturas em PDF, normalmente enviadas por e-mail, não são faturas eletrónicas. As faturas em PDF não podem ser processadas automaticamente porque não são enviadas num formato estruturado.
As faturas em papel, mesmo que sejam convertidas para formato digital, não são faturas eletrónicas porque não foram emitidas eletronicamente.
Comparação dos tipos de fatura
Eis uma rápida visão geral dos tipos mais comuns de faturas e como as mesmas se comparam.
Paper or printed invoice
Geralmente, as faturas em papel são criadas digitalmente, impressas e enviadas por via postal para o destinatário. A fatura demora a chegar ao destinatário e não há como controlar a sua entrega.
Fatura em PDF (e outros ficheiros de imagem)
As faturas trocadas por e-mail como ficheiros PDF ou Word estão um passo à frente das faturas em papel. No entanto, não são faturas eletrónicas, porque os dados devem ser manualmente introduzidos ou recolhidos por OCR. Além disso, as faturas enviadas por e-mail geralmente são impressas em papel para fins de correspondência e arquivo.
Fatura eletrónica
A fatura eletrónica é emitida, transmitida, recebida e processada por via eletrónica. A faturação eletrónica é uma solução integrada que permite um fluxo totalmente automatizado entre os sistemas ERP das empresas.
| Fatura em papel | Faturas em PDF | Fatura eletrónica | |
|---|---|---|---|
| Sem alterações no sistema | Yes | Yes | Yes |
| Rentável | X | Yes | Yes |
| Aumenta a eficiência | X | X | Yes |
| Seguro | X | X | Yes |
| Entrega e processamento em tempo real | X | X | Yes |
| Permite operações sem contacto | X | X | Yes |
| Alta qualidade de dados | X | X | Yes |
| Controlo e rastreabilidade | X | X | Yes |
| Melhor fluxo de caixa e DSO mais baixo | X | X | Yes |
| ROI elevado | X | X | Yes |
| Solução amiga do ambiente | X | X | Yes |
Tabela: Comparação dos benefícios de diferentes tipos de fatura
Webinar gratuito sobre faturação eletrónica sob pedido
Quais são as vantagens da fatura eletrónica?
O último Relatório Billentis revela que “Em comparação com o processamento convencional de faturas em papel, a fatura eletrónica automatizada resultará, na maioria dos casos, em poupanças entre 60 a 80% dos casos” (Bruno Koch, “The e-Invoicing Journey 2019-2025”, 4.1.5).
De onde vem toda essa economia? Quando bem feito, a faturação eletrónica oferece um resumo e uma visão geral para diminuir custos e aumentar as margens de lucro que não são possíveis com a faturação em PDF e em papel. Eis algumas das vantagens da fatura eletrónica que se somam ao ROI elevado, poupança a longo prazo e melhores negócios em geral:
- Operações sem contacto:
A faturação eletrónica permite a automatização de tarefas demoradas e propensas a erros, como entrada de dados, correspondência e aprovações, para que possa realocar a equipa para iniciativas de mais valor.
Melhor fluxo de caixa e DSO mais baixo: A remoção de trabalho burocrático e tarefas manuais pode reduzir os seus dias de vendas pendentes em vários dias na maioria dos casos.
- Troca segura de documentos e dados:
Transferência de arquivos encriptados, assinaturas digitais e redes seguras tornam a fatura eletrónica a forma mais segura de enviar e receber faturas. Também não há risco de as faturas serem perdidas pelo correio ou enviadas para a caixa de lixo eletrónico.
- Entrega e processamento em tempo real:
Visualização do estado de entrega e processamento em tempo real de documentos em plataformas baseadas em nuvem ou diretamente do seu ERP.
- Dados de alta qualidade:
A faturação eletrónica permite que aceda e analise dados ao nível da linha que impulsionam o crescimento dos negócios através de melhores decisões financeiras e de compras.
- Faturas precisas:
A validação e o enriquecimento automatizados de faturas ajudam a garantir que apenas os dados transacionais corretos entrem no seu sistema ERP. Menos discrepâncias significam tempos de ciclo mais curtos e melhores relações comerciais.
- Controlo e rastreabilidade:
A fatura eletrónica rastreia automaticamente o histórico de transações e toda a jornada do documento e, por isso, não precisa de perder tempo para o fazer manualmente.
- Solução amiga do ambiente:
A fatura eletrónica não só ajuda a reduzir o uso de papel e as emissões de CO 2; este esforço sustentável também reduz os custos operacionais, resulta numa maior lucratividade e cria uma reputação de marca transparente e confiável.
- Cumprir os requisitos legais:
A fatura eletrónica com o fornecedor de serviços certo garante que está sempre atualizado e em conformidade com a legislação tributária e de arquivo B2B e B2G.
- Pronto para trabalho remoto:
As tarefas de faturação eletrónica podem ser concluídas a partir de qualquer lugar sem a necessidade de recursos extras, como impressoras, scanners ou serviço postal.
Agora é o momento certo para começar a faturação eletrónica?
Sim! Existem vários motivos para incluir, o mais rapidamente possível, uma estratégia de faturação eletrónica ao plano de transformação digital:
- Exigências legais e do mercado
Agora que muitos governos já implementaram leis obrigatórias de faturação eletrónica, outros estão a seguir-lhes o exemplo. O seu país pode ser o próximo, então não custa nada começar a se preparar agora.
- Vantagem competitiva:
As empresas privadas também estão a perceber rapidamente as vantagens da fatura eletrónica. Poder enviar e receber documentos eletrónicos mostra que a sua empresa tem visão de futuro e está pronta para trabalhar com todos os recursos digitais.
- Criação de empregos e agilidade:
A automatização abre mais oportunidades para a equipa. Permite que as empresas criem funções baseadas em capacidades, desenvolvam as existentes e mantenham operações internas em vez de usar recursos de terceiros. Também é cada vez mais importante criar funções ágeis e inovadoras que não sejam prejudicadas por condições de trabalho remoto.
Considerações sobre a sua estratégia de faturação eletrónica
Antes de se comprometer com uma estratégia de faturação eletrónica, há algumas considerações a serem lembradas. Quer descobrir:
como fazer com que a sua empresa se comprometa com a transformação?
formas de fazer com que os seus parceiros de negócios participem do seu projeto de faturação eletrónica?
como descobrir quais os formatos e padrões de fatura eletrónica mais compatíveis com a sua empresa?
Outra consideração importante é definir o âmbito do seu projeto – pretende digitalizar o fluxo de fatura do fornecedor (AP Automation) ou o fluxo de fatura do cliente (AR Automation), ou ambos?
Descarregue o nosso e-book sobre faturação eletrónica para obter sugestões e conselhos detalhados de especialistas sobre como executar um projeto bem-sucedido de faturação eletrónica!
Este texto foi publicado originalmente no 18 de fevereiro de 2021 e atualizado pela última vez no 19 de janeiro de 2022.
Descarregar o e-book gratuito sobre faturação eletrónica
Tópicos:
Tópicos em destaque
Faturação eletrónicaAutomatização de Contas a PagarAutomatização de Contas a Receber
Mantenha-se atualizado com a nossa newsletter
Explorar mais recursos
Entre em contacto connosco
Interessado em começar ou em saber mais? Deixe aqui os seus dados de contacto e nós entraremos em contacto consigo!